Die Frage, was bei einer rechtssicheren Protokollierung zu beachten ist, wird in unserer Beratungspraxis immer wieder aufgeworfen. Nachfolgend möchten wir Ihnen einige Aspekte dazu an die Hand geben.
Der Vorsitzende des Gremiums hat für die Erstellung des Sitzungsprotokolls Sorge zu tragen und es zu unterzeichnen (so § 107 Abs. 2 AktG). Hinsichtlich des Protokollinhalts gibt nur das Aktiengesetz einen Rahmen vor:
Neben Ort und Tag der Sitzung, den Teilnehmenden und der Tagesordnung sind der wesentliche Inhalt der Sitzung und die gefassten Beschlüsse anzugeben. Für fakultative Gremien (wie bei der GmbH, dem Verein und i.d.R. auch der Stiftung) bestehen hingegen keine Vorgaben.
Die Protokollierung ist kein Erfordernis für die Wirksamkeit von Beschlüssen, dem Protokoll kommt aber Beweisfunktion dahingehend zu, dass eine Vermutung für die Vollständigkeit und Richtigkeit der in dem Protokoll enthaltenen Angaben besteht.
Widerspricht ein Gremienmitglied dem Inhalt des Protokolls oder stellt es einen Berichtigungsantrag, obliegt die Entscheidung darüber dem Vorsitzenden, nicht dem Gesamtaufsichtsgremium. Zur Vermeidung von Streitigkeiten und zur zeitnahen Regelung empfiehlt es sich, in der Satzung/dem Gesellschaftsvertrag oder in einer Geschäftsordnung für das Aufsichtsgremium Regelungen zum Umgang mit dem Sitzungsprotokoll, insbesondere im Hinblick auf Widerspruchsfristen (Genehmigungsfiktion), niederzulegen.
Gerne geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Inhalte des Protokolls:
Protokollinhalt
- Ort und Tag der Sitzung
- Teilnehmer der Sitzung
- Angabe der teilnehmenden Mitglieder, des entschuldigten oder unentschuldigten Fehlens
- Angabe teilnehmender Gäste, ggf. unter ergänzender Zeitangabe (einzelne Tagesordnungspunkte)
- Gegenstände der Tagesordnung
- Wesentlicher Inhalt der Sitzung
- Angabe von Ergänzungen und Änderungen der Tagesordnung
- Angabe der wesentlichen Verhandlungsgegenstände und wichtigen Diskussionspunkte
- Angabe wesentlicher Teile von Berichten der Geschäftsleitung
- Soweit praktikabel, ggf. Beifügung von Beratungsunterlagen zum Protokoll
- Kein Erfordernis eines Wortprotokolls
- Gefasste Beschlüsse
- Angabe der Beschlussvorschläge
- Angabe der Art der Abstimmung
- Angabe des Abstimmungsergebnisses (Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen)
- Feststellung des gefassten Beschlusses durch den Vorsitzenden
Bei Fragen zur Erstellung des Protokolls oder Inhalten stehen Ihnen unsere Expert:innen gerne zur Verfügung. Jetzt Kontakt aufnehmen!