Gemäß den Empfehlungen in E.1 sollen Interessenkonflikte gemäß DCGK in erster Linie durch Transparenz – also durch Offenlegung des realen Interessenkonflikts – im Rahmen des Aufsichtsrats gelöst werden.
Die einzelnen Grundsätze des Kodex erlangen Wirkung für die einzelne Gesellschaft nur durch eine freiwillige Selbstbindung. Dies gilt entsprechend für die einzelnen Aufsichtsratsmitglieder. Erforderlich ist daher eine persönliche Erklärung zur Einhaltung der Kodexempfehlung durch jedes Aufsichtsratsmitglied.
Was heißt Offenlegung?
Ansatzpunkt des Konzepts der Offenlegung ist § 125 I 5 AktG: börsennotierte Gesellschaften müssen bei einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds Angaben zu Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten machen. Mitgliedschaften in vergleichbaren Kontrollgremien sollen ebenfalls beigefügt werden.
Bei nicht börsennotierten Unternehmen gilt § 124 III 4 AktG: hier sind lediglich Name, ausgeübter Beruf und Wohnort der zur Wahl stehenden Person zu nennen.
Was beinhaltet die Offenlegung?
Offenzulegen ist jeder kurzfristige einzelfallbezogene, aber auch jeder dauerhaft wirkende Interessenkonflikt eines Aufsichtsratsmitglieds mit einem gewissen Konkretisierungsgrad, soweit er nicht bereits nach den gesetzlichen Vorschriften (z.B. § 285 Nr. 10 HGB) offengelegt oder bereits im Aufsichtsrat bekannt ist.
Dem Aufsichtsrat bzw. Aufsichtsratsvorsitzenden muss es anhand der offengelegten Umstände möglich sein, den Kern des Interessenkonflikts nachzuvollziehen und über notwendige Maßnahmen zu entscheiden.
Wann ist offenzulegen?
Jeder Interessenkonflikt (z .B. persönliche Beziehungen in das Unternehmen, gleichzeitige Tätigkeit bei Wettbewerbern oder übergeordneten Verbänden/Organisationen/Kostenträgern, entgeltliche Dienstleistung/Beratungstätigkeit für das Unternehmen) ist unverzüglich, d.h. ohne schuldhaftes Zögern offenzulegen.
Wem gegenüber ist offenzulegen?
Der Interessenkonflikt ist nach dem Wortlaut des Kodex gegenüber dem Gesamtaufsichtsrat offenzulegen. Ansprechpartner ist der Aufsichtsratsvorsitzende, der den Gesamtaufsichtsrat informiert.
Und was passiert dann damit?
Aufgabe des Aufsichtsratsvorsitzenden ist es dann, auf Basis des offengelegten Sachverhalts sorgfältig zu prüfen, ob und wenn ja welche Maßnahmen im konkreten Fall erforderlich sind (z.B. Stimmverbot oder Beschränkung in weiteren Mitwirkungsmöglichkeiten im Aufsichtsrat).
In vielen Fällen dürfte es allerdings ausreichen, wenn sich das betreffende Aufsichtsratsmitglied bei der Abstimmung zu dem betreffenden Tagesordnungspunkt enthält.
Der Aufsichtsrat soll in seinem Bericht an die Hauptversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung informieren, hierbei ist, so weit wie möglich die Vertraulichkeit zu wahren.
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