Nachdem die Länder die Anträge der Krankenhausträger im Zusammenhang mit der KHZG-Investitionsförderung bis zum 31.12.2021 beim Bundesamt für Soziale Sicherung (BAS) eingereicht haben, warten die Krankenhausverantwortlichen derzeit auf ihre entsprechenden Bewilligungsbescheide. Das BAS prüft aktuell die rund 6.000 gestellten Anträge, mit ersten positiven Rückmeldungen. Dem monatlichen Reporting des BAS ist jedoch zu entnehmen, dass die Bearbeitung der bundesweit eingereichten Anträge noch eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen wird.
Einhaltung geltender Vergabevorschriften
Genau diese Zeit fehlt jedoch vielen Einrichtungen. Entsprechend sind die Krankenhäuser gut beraten, nicht auf die finalen Fördermittelzuteilungen zu warten, sondern die z. T. sehr knappen Ressourcen, zum einen seitens der KIS-Anbieter und weiterer externer Dienstleister und zum anderen der eigenen Organisation, optimal zu nutzen und bereits jetzt entsprechende Schritte einzuleiten. Ein vorzeitiger Maßnahmenbeginn gilt hierbei nicht als förderschädlich. Im Rahmen der anstehenden Umsetzung der geplanten Projekte sollte bei der Beschaffung aufgrund deren Bezuschussung durch öffentliche Mittel (Krankenhauszukunftsfonds) jedoch neben der Beachtung förderrechtlicher Grundsätze, insbesondere auf die Einhaltung der entsprechend geltenden Vergabevorschriften geachtet werden. Ansonsten besteht das Risiko, bewilligte Fördermittel am Ende zurückzahlen zu müssen.
Ausschreibungsmanagement zur optimalen Administration
Für Einrichtungen der Gesundheitswirtschaft, aber auch der Sozialwirtschaft, kann sich die Organisation von Ausschreibungen mit all den Anforderungen in der Regel als sehr komplex erweisen. Gut strukturierte Beschaffungs-verfahren und die dadurch induzierte Bieterkonkurrenz können erhebliche Preis- und Leistungsvorteile bewirken. Zudem sollte im Rahmen von Ausschreibungen und Auswahlverfahren mit größter Sorgfalt agiert werden, da mit diesen die Grundlage für die spätere Leistungsfähigkeit eines IT-Systems oder von IT-Services gelegt wird. Insgesamt lässt sich der komplette Ausschreibungsprozess mithilfe eines entsprechenden Ausschreibungsmanagements übersichtlich verwalten und ergebnisorientiert durchführen.
Phasen eines erfolgreichen Ausschreibungsprozesses
Der Ausschreibungsprozess lässt sich grob in vier Phasen unterteilen. In der ersten Phase definiert das Ausschreibungsmanagement gemeinsam mit dem Auftrag-geber die benötigten technischen und fachlichen (und KHZG-spezifischen) sowie, bei Bedarf, rechtlichen Anforderungen. Außerdem werden alle erforderlichen Ausschreibungs-unterlagen erstellt sowie Bewertungs-, Eignungs- und Leistungskriterien definiert. In der darauffolgenden Phase werden die wesentlichen formalen Aspekte des Auswahl-verfahrens, insb. Zeitplan, Fristen, Umfang, Vergabeplattform, ggf. Losaufteilung sowie die Vergabe-/Verfahrensart des jeweiligen Beschaffungsvorhabens festgelegt. Hierauf aufbauend beginnt dann die Durchführung und Begleitung des kompletten Vergabeverfahrens und somit Phase drei. Zunächst wird die Ausschreibung (ggf. mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb) publiziert, eingehende Angebots-unterlagen entsprechend ausgewertet, Bieterpräsentationen abgehalten sowie ggf. Verhandlungen geführt. Zum Schluss spricht das Ausschreibungsmanagement einen Vergabevorschlag aus. Abgeschlossen wird diese Phase mit einer entsprechenden Zuschlagserteilung, ggf. Vertragsgestaltung sowie einer Protokollierung der Ergebnisse und einer Unterstützung bei den Veröffentlichungs- & Informations-pflichten des Auftraggebers. Die vierte und letzte Phase dient nicht nur der Betreuung des Auftraggebers über den Vertragsabschluss hinaus, sondern insbesondere auch der Evaluation des gesamten Vorgehens, um die einzelnen Phasen des Ausschreibungsprozesses weiter zu optimieren.
Anforderungen an ein erfolgreiches Ausschreibungs-management
Für einen zielgerichteten Prozess ist, neben einem strukturierten und gewissenhaften Arbeiten, ein gutes Zeitmanagement essenziell. Mitunter treffen herausfordernde Aufgaben aus unterschiedlichen Fachbereichen (Informationstechnologie, Medizin, Pflege, Administration etc.) aufeinander. Diese Herausforderungen bedürfen nicht nur eines entsprechenden Organisationsgeschickes, sondern auch einer gewissen Kommunikations- und Präsentationsstärke. Die Qualität des Ausschreibungsmanagements entscheidet letztlich über Erfolg und Misserfolg des jeweiligen Beschaffungsvorhabens.
Sollten Sie und Ihre Einrichtung Unterstützung bei der Beschaffung Ihrer (KHZG-geförderten) Projekte haben, kontaktieren Sie uns gerne. Wir führen mit Ihnen oder für Sie den gesamten Ausschreibungs- und Auswahlprozess für Investitionsvorhaben in den Bereichen IT und Digitalisierung durch. Dabei können wir in unserem Verbund auch auf Vergabeexperten aus unserer Rechtsanwaltsgesellschaft zurückgreifen und Ihnen alle Beratungsleistungen rund um den Beschaffungsprozess aus einer Hand anbieten. Jetzt Kontakt aufnehmen!