Überblick
Zusätzlich zur ihrer Entlohnung können Beschäftigte weitere Zuwendungen in Form von Geld- oder Sachbezügen erhalten, die dem Arbeitsentgelt grundsätzlich hinzuzurechnen sind. Für Sachbezüge sind Besonderheiten zu beachten. Diese können mit der meist günstigeren Pauschale des § 40 Abs. 1 EStG besteuert werden, falls sie aufgrund der monatlichen Freigrenze von 50 € (bis Ende 2021: 44 €) nicht ohnehin außer Ansatz bleiben. Für den Arbeitgeber ist es wichtig, klar abzugrenzen, was ein steuer- und sozialversicherungspflichtiger Geldbezug und was ein Sachbezug ist.
§ 8 Abs. 1 Satz 2 und 3 EStG normiert den Bar- und Sachbezugsbegriff. Grundsätzlich handelt es sich bei zweckgebundenen Geldleistungen, nachträglichen Kostenerstattungen, Geldsurrogaten und anderen Vorteilen, die auf einen Geldbetrag lauten, um Geldbezüge, während Gutscheine und Geldkarten regelmäßig Sachbezüge darstellen. Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) regelte mit Schreiben vom 13. April 2021 bereits schärfere Abgrenzungskriterien, unter Einbeziehung der Tatbestandsmerkmale in § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG (Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz).
Mit Schreiben vom 15. März 2022 ergänzt das BMF nun konkrete Anwendungsmerkmale. Unverändert sind nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchstabe a, b c ZAG drei Fallgruppen zu unterscheiden:
1. Limitierte Netze
Gutscheine, die dazu berechtigen, Waren oder Dienstleistungen aus dem eigenen Sortiment des Ausstellers oder auf vertraglicher Basis bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland zu beziehen. Beispielsweise „City-Cards“ oder Einkaufscenter-Gutscheine.
Der Kreis der Akzeptanzstellen wurde nun um die jeweils zugehörigen Internetshops erweitert. Aber Achtung: Probleme können sich in Internetshops ergeben, die nicht nur die eigene Produktpalette anbieten, sondern auch eine Plattform für Dritte bereitstellen. Beliebte Gutscheine, z. B. für Amazon oder Ebay, gelten regelmäßig als Geldbezug!
Das Kriterium des limitierten Netzes ist hingegen erfüllt, wenn die jeweiligen Einkaufsverbände auf die angrenzenden zweistelligen Postleitzahl-Bezirke begrenzt werden oder der Arbeitnehmer bei Gutscheinen für eine bestimmte Ladenkette diese im Vorfeld selbst auswählen darf.
2. Limitierte Produktpalette
Gutscheine, die unabhängig von einer Betragsangabe nur dazu berechtigen, Waren oder Dienstleistungen ausschließlich aus einer sehr begrenzten Palette zu beziehen; auf die Anzahl der Akzeptanzstellen kommt es dann nicht an. Ein markantes Beispiel ist ein Gutschein für eine Buchhandlungskette.
Für die Begrenzung sei hier die alleinige Bezugnahme auf eine Händlerkategorie (sog. Merchant Category Code) ausdrücklich nicht ausreichend. Werden neben einer begrenzten Waren- oder Dienstleistungspalette weitere Waren oder Dienstleistungen einer anderen Palette angeboten, gilt es die Fallgruppe 1) zu prüfen.
3. Restaurantgutscheine
Gutscheine, die aufgrund von Akzeptanzverträgen deutschlandweit dazu berechtigen, Waren oder Dienstleistungen ausschließlich für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke im Inland zu beziehen. Hierzu zählen Essensgutscheine, Restaurantchecks und digitale Essensmarken.
4. Ergänzte Ausschlusstatbestände
Folgende Gutscheinarten wurden nun von der Finanzverwaltung explizit als Geldleistungen gleichgestellt ergänzt:
- Gutscheine, die über eine Barauszahlungsfunktion verfügen; es sei jedoch nicht zu beanstanden, wenn verbleibende Restguthaben bis zu einem Euro ausgezahlt oder auf einen anderen Gutschein übertragen werden.
- Gutscheine, die für den Erwerb von Kryptowährungen (z. B. Bitcoin, Ethereum) verwendet werden können.
- Gutscheine, die ausschließlich dazu berechtigen, sie gegen andere Gutscheine einzulösen (z. B. Gutscheinportale).
Der alleinige Bezug eines weiteren Gutscheins sei hier nicht mit dem Bezug von Waren und Dienstleistungen i. S. d. § 8 Abs. 1 Satz 3 EStG gleichzustellen, es sei denn, dieser Bezug wir durch technische Vorkehrungen sichergestellt und das Guthaben steht dem Arbeitnehmer erst nach der Auswahl des anderen Gutscheins zur Verfügung.
Fazit
Gutscheine und Geldkarten, die nicht ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen beim Arbeitgeber oder einem bestimmten Dritten berechtigen, nicht als Sachbezüge einzuordnen. Sie müssen regelmäßig den Anforderungen der Fallgruppen bzw. dem § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG entsprechen, sonst gelten sie als steuer- und abgabenpflichtiger Geldbezug.
Die Finanzverwaltung schafft mit der neusten Regelung Klarstellung hinsichtlich des Anwendungsbereichs der Freigrenze für Sachbezüge anhand von Abgrenzungsmerkmalen mit Blick auf die zunehmende Beliebtheit von Gutscheinen für Internetshops.
Arbeitgeber sollten aufgrund der Verschärfung den Umgang mit Sachbezügen überprüfen. Die Beachtung der Kriterien und korrekte Zuordnung ist ein wichtiger Beitrag zur Mitarbeitermotivation und verhindert böse Überraschungen bei der Lohnsteuerprüfung.
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