Eine der Lehren aus der Corona-Zeit ist, dass das persönliche Zusammenkommen von Menschen an einem Ort nicht immer uneingeschränkt möglich ist. Auch für die Aufsichtsgremien eines Vereins, einer Stiftung oder einer GmbH war es nicht immer möglich, eine Präsenzsitzung abzuhalten.
In der Praxis stellt sich daher die Frage, ob die in einer sog. „virtuellen“ Sitzung (z. B. in einer Videokonferenz oder Hybridsitzung) gefassten Beschlüsse rechtswirksam zustande gekommen sind.
Für Aufsichtsgremien von Vereinen und Stiftungen ermöglicht ein Sondergesetz (COVZvRMG) die Abhaltung einer virtuellen Sitzung z. B. mit Hilfe einer elektronischen Kommunikation im Wege einer Video- oder Internetkonferenz. Unter den dort genannten Voraussetzungen ist auch ein schriftliches Umlaufverfahren außerhalb einer Sitzung ohne entsprechende Satzungsermächtigung zulässig.
Diese Erleichterungen gelten aber nur für Beschlussfassungen, die bis zum 31.08.2022 stattfinden. Nach Ablauf dieser Frist gilt der Grundsatz des Satzungsvorbehalts. Es empfiehlt sich daher die Aufnahme einer konkreten Regelung in die Satzung, die die Durchführung einer virtuellen Sitzung und Beschlussfassung vorsieht.
Für Aufsichtsräte von GmbHs gelten diese Erleichterungen nicht. Die Frage, ob Aufsichtsräte von GmbHs virtuell tagen und Beschlüsse fassen können, richtet sich daher nach wie vor primär nach dem Gesellschaftsvertrag, wobei bisher jedoch nur wenige Gesellschaftsverträge ausdrückliche Regelungen hierzu enthalten.
Daher kommt es auf die Auslegung der Regelungen im Gesellschaftsvertrag an. Nicht selten schreibt ein Gesellschaftsvertrag vor, dass der Aufsichtsrat nur bei „Anwesenheit“ einer bestimmten Anzahl von Mitgliedern beschlussfähig sei. Vieles deutet darauf hin, dass unter dem Begriff „Anwesenheit“ die körperliche und physische Teilnahme an der Sitzung zu verstehen ist, sodass eine reine Videokonferenz oder Hybridsitzung nicht möglich sein dürfte (streitig).
Um eine virtuelle Sitzung rechtssicher durchzuführen, sollte im Zweifel zuvor der Gesellschaftsvertrag entsprechend geändert werden.
Hiervon zu unterscheiden ist die Frage, ob ein Aufsichtsrat außerhalb einer (Präsenz-)Sitzung Beschlüsse z. B. im „Umlaufverfahren“ fassen kann. In Ermangelung gesetzlicher oder häufig auch satzungsmäßiger Regelungen findet nach h. M. § 108 Abs. 4 AktG entsprechende Anwendung auch auf fakultative Aufsichtsräte einer GmbH. Hiernach sind schriftliche, fernmündliche oder andere vergleichbare Formen der Beschlussfassung außerhalb einer Präsenzsitzung möglich, sofern kein Mitglied des Aufsichtsrats diesem Verfahren widerspricht. Bei Widerspruch nur eines Mitglieds muss die Beschlussfassung außerhalb einer Sitzung unterbleiben, wobei das Widerspruchsrecht einzelner Mitglieder durch eine entsprechende Regelung im Gesellschaftsvertrag (oder zumindest in der Geschäftsordnung) eingeschränkt oder ausgeschlossen werden kann. Auch insofern sollte im Gesellschaftsvertrag eine klarstellende Regelung verankert werden.
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