Ausweitung der Nachweispflichten für PSY-Krankenhäuser

Tatsächliche Stellenbesetzung und PPP-RL-Servicedokumente

Psychiatrische Krankenhäuser und Krankenhäuser mit psychiatrischen Fachabteilungen müssen seit 2017 fristgerecht bis zum 31. März den tatsächlichen Personaleinsatz des abgelaufenen Jahres belegen. Da die erforderlichen Unterlagen so früh häufig nicht vorliegen, gibt es eine regelhafte Nachmeldefrist bis zum 31. Mai. 

Nachweispflichtig sind die in der voll- und teilstationären Versorgung eingesetzten Vollkräfte differenziert nach Ärztlichem Dienst, Pflegedienst sowie den therapeutischen Berufen. Ausfallzeiten, Leitungskräfte, Nachtdienste sowie in Vollkräfte umgerechnete Ruf- und Anwesenheitsbereitschaftsdienste werden hierfür mitgezählt. Gegenstand des Nachweises ist auch die „zweckentsprechende Mittelverwendung“ der für diese Berufe vereinbarten Personalkosten insgesamt. Als Formblatt ist seit diesem Jahr die Anlage zur Psych-Personalnachweis-Vereinbarung 2020 zu verwenden, deren Inhalte vom Wirtschaftsprüfer zu testieren sind. Nach dem Auslaufen der Psych-PV Ende 2019 und der Einführung der „neuen“ Personalausstattung Psychiatrie und Psychosomatik-Richtlinie (PPP-RL) des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) ab Januar 2020 gilt diese Verpflichtung nun auch für den bisher ausgenommenen Bereich Psychosomatik.

Die PPP-RL enthält allerdings weitere aufwändige Nachweispflichten: So gibt sie vor, den im Tagdienst tatsächlich geleisteten Personaleinsatz bestimmter Berufsgruppen äußerst detailliert zu erfassen und mithilfe sogenannter Servicedokumente standardisiert zu melden. Ausfallzeiten, Leitungskräfte und Tätigkeiten außerhalb des Tagdienstes spielen hier keine Rolle. Die in den „Servicedokumenten“ zu tätigenden Angaben beziehen sich also auf eine Teilmenge des Psych-Personalnachweises.

Diese Teilmenge ist nicht Gegenstand des Testats des Wirtschaftsprüfers, d. h. der Wirtschaftsprüfer muss die korrekte Zuordnung des Personals – z. B. auf den Tagdienst einer konkreten Station – nicht prüfen und bestätigen. Stattdessen erhält der Medizinische Dienst die Befugnis, diese Angaben zu kontrollieren. Die hierzu erforderliche Konkretisierung in Form einer MD-Qualitätskontroll-Richtlinie steht noch aus.

Die erste reguläre Datenmeldung steht bereits vor der Tür: Bis zum 30. April 2021 sind die monats- und quartalsbezogenen „Servicedokumente“ für das Jahr 2020 zu liefern. Anschließend werden jeweils sechs Wochen nach Quartalsende – erstmals also Mitte Mai – die Datenlieferungen für das abgelaufene Quartal fällig.

Die betroffenen Krankenhäuser sehen sich großen Herausforderungen ausgesetzt. Denn allzu häufig sind die Dienstplanprogramme nicht in der Lage, diejenigen Arbeitsstunden, die der G-BA zur Dokumentation vorsieht (sogenannte Vollkraftstunden „VKS-Ist“), in der benötigten Abgrenzung automatisiert zur Verfügung zu stellen. Dies gilt in besonderer Weise für Arbeitskräfte, die nicht stationsgebunden tätig sind. Da die Einhaltung der personellen Mindestvorgaben grundsätzlich je Station und Monat zu dokumentieren ist, sind auch deren Arbeitszeiten den Stationen – gleichsam den „Wohnorten“ der Patientinnen und Patienten –  zuzuordnen. Zahlreiche fachliche Einwände, die „Station“ spiele in modernen psychiatrischen Behandlungskonzepten nur noch selten eine Rolle, fanden beim G-BA indes kein Gehör.

Erschwert werden die Aufgaben durch die – eigentlich als Hilfestellung erwarteten – „Servicedokumente“. Hierbei handelt es sich um Excel-Dateien, die zur strukturierten Übermittlung der erfassten Daten verpflichtend anzuwenden sind. Die erste Version vom 18. Juni 2020 erwies sich in den Bearbeitungshinweisen als irreführend, in der Handhabung als äußerst unkomfortabel und als unzureichend. Und auch die neue, seit Ende Januar bereitstehende Version ist nicht fehlerfrei, verlangt nach wie vor redundante Dateneingaben und lässt naheliegende Komfortfunktionen (z. B. Berechnung der erforderlichen Mindestpersonalausstattung im Tagdienst „VKS-Mind“) vermissen.

Aus Sicht vieler Praktiker ist mit der Befüllung der „Servicedokumente“ ein zu hoher Aufwand verbunden, der in keiner Weise den PatientInnen zu Gute kommt. Hinzu kommt: Von einer verpflichtend zu verwendenden Excel-Datei, mit deren Unzulänglichkeiten in fast 600 deutschen Krankenhäusern Arbeitszeit gebunden wird, hätte vor Veröffentlichung sicherlich eine wenigstens rudimentäre Funktionsprüfung erwartet werden dürfen. Eine Verweigerung der Dokumentation ist trotz alledem nicht zu empfehlen: Die Verletzung der Mitwirkungspflichten wird mit quartalsweise ansteigenden Strafen bis zu 20 EUR pro Berechnungstag sanktioniert. Bereits in kleineren Einheiten kämen dadurch schnell große Strafzahlungen zustande.

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