Bereits seit der Europäischen Richtlinie zur Verwendung von elektronischen Rechnungen in öffentlichen Ausschreibungen aus dem Jahr 2014 ist bekannt, dass die Rechnungsstellungs- und Empfangsprozesse durch spezifische Formatvorgaben zumindest teilweise an neue rechtliche Rahmenbedingungen angepasst werden müssen. Die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben ist an verschiedene Fristen geknüpft.
Die nächste Frist, welcher eine gesonderte Bedeutung zukommt, ist der 27. November 2020.
Ab diesem Tag hat die Rechnungsstellung nahezu aller Rechnungen für öffentliche Aufträge an den Bund und seine Behörden im Format XRechnung zu erfolgen. Öffentliche Stellen können ab diesem Datum auf das elektronische Rechnungsformat bestehen.
Für die Rechnungsabwicklung mit dem Bund und seinen angegliederten Bundesbehörden hat das Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat eine Mitteilung veröffentlicht.
Davon abweichend sind in den meisten Bundesländern landesspezifische Besonderheiten zu beachten.
Die Besonderheiten betreffen u. a. auch die Pflicht der elektronischen Rechnungstellung für die Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern sowie eine Unterscheidung zwischen den definierten Schwellenwerten des Vergaberechts.
Oftmals wird in den einzelnen Bundesländern zwischen öffentlichen Auftraggebern auf Landes- und kommunaler Ebene unterschieden. Während die Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen im oberschwelligen Vergabebereich alle öffentlichen Auftraggeber betrifft, wurden für den unterschwelligen Vergabebereich teilweise abweichende Regelungen getroffen.
So ist es möglich, dass sich in einem Bundesland neben der Annahmepflicht von E-Rechnungen für öffentliche Auftraggeber auf Landesebene, dieses auch auf den unterschwelligen Vergabebereich erstrecken. Zugleich könnten die öffentlichen Auftraggeber auf kommunaler Ebene von der Annahmepflicht im unterschwelligen Vergabebereich ausgenommen sein. Dies macht eine idividuelle Betrachtung nötig.
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