Verantwortung – Pflichten – Haftung

Tax-Compliance-Management-System

„Wenn Sie denken Tax Compliance ist teuer, dann versuchen Sie es mal ohne!“ 

So lautet die E-Mail-Signatur des Compliance-Beauftragten eines Mandanten. Und tatsächlich kann seit einiger Zeit festgestellt werden, dass ein funktionierendes Tax-Compliance-Management-System (TCMS) sich sehr gut eignet, um Schaden in vielerlei Hinsicht vom Unternehmen fern zu halten. Denn, neben den Reputationsschäden können wirtschaftliche Folgen steuerlicher Versäumnisse bis hin zur persönlichen Haftung gesetzlicher Vertreter äußerst unangenehm werden. Spätestens in steuerlichen Betriebs- oder sogar Steuerfahndungsprüfungen wird sichtbar, welchen Stellenwert das Unternehmen der Einhaltung steuerlicher Pflichten in der Organisation und den Prozessen beimisst. Auch Nach- sowie Korrekturerklärungen können durchaus sehr teuer werden und Verschuldensfragen aufwerfen.

Die klare Handlungsempfehlung kann nur lauten, mit dem Aufbau eines TCMS – unabhängig von der Größe, der Rechtsform und der Charakterisierung als gemeinnütziges oder gewerbliches Unternehmen – jetzt zu beginnen.

Das Verfahrens- bzw. im engeren Sinne das Steuerstrafrecht differenziert nicht nach Art und Größe des Unternehmens. Das Strafmaß ist vielmehr abhängig vom Verschuldensgrad, in der Praxis also meist vom Ausmaß der Nachlässigkeit. Genau dort knüpft ein funktionierendes TCMS an:

Denjenigen, der alle sinnvollen Vorkehrungen trifft, um den steuerlichen Pflichten nachzukommen, soll schließlich keine volle Härte treffen, wenn trotzdem Fehler passieren. Das hat auch das Bundesfinanzministerium in seinem Anwendungserlass zur Abgabenordnung zu § 153 AO deutlich gemacht. Dort heißt es, dass ein implementiertes und gelebtes steuerliches internes Kontrollsystem ein Indiz dafür sein könne, dass steuerliche Pflichtverletzungen weder vorsätzlich noch fahrlässig begangen worden seien. In der Fachliteratur ist allerdings höchst umstritten, welchen Umfang ein steuerliches IKS bzw. ein noch weitergehendes TCMS haben sollte, um im Fall der Fälle entsprechende Indizwirkung entfalten zu können. Die Rechtsprechung ist diesbezüglich zwar auch wenig konkret, belegt jedoch, dass die Anwendung eins TCMS den Anfangsverdacht des Vorsatzes ausräumen kann. 

Die Einführung eines TCMS ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber vor dem geschilderten Hintergrund faktisch notwendig. Die Kunst liegt in einer verhältnismäßigen Ausprägung der Kontrollmechanismen. Schließlich soll das Unternehmen durch die Einführung eines solchen Systems in der praktischen Arbeit nicht eingeschränkt werden. Es empfiehlt sich folglich an der bestehenden Organisation anzuknüpfen und etablierte Prozesse bei Bedarf – minimalinvasiv und gleichzeitig effizient – mit Blick auf die Einhaltung steuerlicher Pflichten zu optimieren.

Häufig sind schon einfache Handlungsanweisungen zielführend. Fehler können dadurch vermieden werden, gleichzeitig bietet sich die Chance, gesetzlich zulässige Möglichkeiten der Steueroptimierung frühzeitig zu nutzen. Dabei bestehende Abläufe und Strukturen zu nutzen, erhöht zudem die Akzeptanz der Personen, die das TCMS im Unternehmen anwenden sollen. Die Praxis zeigt, dass eine der größten Herausforderungen bei der Einführung eines TCMS ist, eine Kultur zum Umgang mit steuerlichen Risiken und Fehlern zu schaffen.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für ein funktionierendes TCMS liegt darin, die betroffenen Mitarbeiter von Anbeginn am Implementierungsprozess teilhaben zu lassen. Nicht weniger wichtig ist, dass die gesetzlichen Vertreter der Einführung eines TCMS hohe Priorität beimessen und den Einführungsprozess eng begleiten, um ihrer Verantwortung gerecht zu werden.

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