1. Umlaufverfahren
Eine Möglichkeit, Beschlüsse zu fassen, besteht nach § 32 Abs. 2 BGB darin, schriftlich im Umlaufverfahren abzustimmen. § 32 BGB enthält nach dem Wortlaut lediglich Bestimmungen für Mitgliederversammlungen, diese lassen sich jedoch nach der herrschenden Meinung auf andere Vereinsorgane und über den Verweis in den §§ 86 S. 1, 28 BGB auch auf Organe von Stiftungen anwenden.
Im sog. Umlaufverfahren wird die Beschlussvorlage jedem Organmitglied zur Abstimmung zugesandt. Dafür ist nicht die postalische Übersendung, sondern auch die elektronische Kommunikation über E-Mail und Messenger Dienste zulässig. Nach bisheriger Rechtslage ist dafür die Zustimmung aller Organmitglieder nach § 32 Abs. 2 BGB notwendig.
Art. 2 § 5 Abs. 2 des neuen Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der Covid-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht (Covid-19-Gesetz) sieht nun jedoch vor, dass eine Zustimmung nicht mehr erforderlich ist, wenn alle Organmitglieder an der Abstimmung beteiligt werden. Art. 2 § 5 Abs. 2 des Covid-19-Gesetzes enthält zwar lediglich Bestimmungen für Mitgliederversammlungen von Vereinen, jedoch bezieht sich Art. 2 § 5 wiederum auf § 32 BGB. Daher könnte man daran denken, Art. 2 § 5 Abs. 2 auch auf andere Organe eines Vereins analog anwenden und über den Verweis in den §§ 86 S. 1, 28 BGB auf Kontrollorgane von Stiftungen. Da diese – zwar vordringende – Meinung in der juristischen Literatur umstritten ist, sollten aus Gründen der Rechtssicherheit alle Mitglieder des Kontrollorgans ihre Zustimmung erteilen.
2. Telefon- und Videokonferenzen
Das Umlaufverfahren ersetzt jedoch nicht die Diskussion über die Beschlussvorlage und den Austausch der Organmitglieder untereinander. Daher stellt sich verstärkt die Frage nach sog. „virtuellen Sitzungen“. Vereine und Stiftungen können in ihren Satzungen regeln, dass Tele-fon- und Videokonferenzen möglich sind. Ist dies – wie in den meisten Fällen – nicht der Fall, stellt sich die Frage, ob eine „virtuelle Sitzung“ stattfinden kann und ob in dieser Beschlüsse gefasst werden dürfen.
Eine Sitzung setzt zunächst die unmittelbare und gleichzeitige Kommunikation bei gleichzeitiger Sicht- und Hörbarkeit als Grundlage einer gruppendynamischen Diskussion voraus. Dies ist in Telefonkonferenzen schon nicht gegeben, da die Sichtbarkeit des anderen Teilnehmers fehlt. Problematisch ist zudem, dass Satzungen von Stiftungen und Vereinen häufig die „Anwesenheit“ der Organmitglieder bei der Beschlussfassung voraussetzen. Anwesenheit wird als die gleichzeitige körperliche Präsenz verstanden. Sollte dies der Fall sein, wäre eine Beschlussfassung in einer Videokonferenz nur möglich, wenn alle Organmitglieder ihre Zustimmung erteilten.
„Virtuelle Konferenzen“ sind jedoch nun nach Art. 2 § 5 Abs. 2 des Covid-19-Gesetzes möglich, soweit die Satzung solche Sitzungen nicht ausdrücklich verbietet. Art. 2 § 5 Abs. 2 des Covid-19-Gesetzes enthält zwar lediglich Bestimmungen für die Mitgliederversammlungen von Vereinen, wie oben dargestellt, jedoch bezieht sich § 5 wiederum auf § 32 BGB. Daher könnte man auch für „virtuelle Konferenzen“ Art. 2 § 5 Abs. 2 des Covid-19-Gesetzes auf andere Organe eines Vereins analog anwenden. Für Stiftungen wäre dies über die entsprechenden Verweise im BGB denkbar. Aus Gründen der Rechtssicherheit sollten jedoch auch für „virtuelle Sitzungen“ alle Organmitglieder ihre Zustimmung erteilen. Sollte ein Mitglied seine Zustimmung verweigern, empfehlen wir, nach der „virtuellen Sitzung“ – gerade wichtige Beschlüsse – im Umlaufverfahren zu fassen.
Da das Covid-19-Gesetz bereits am 31.12.2021 ausläuft, sollten Vereine und Stiftungen über eine längerfristige Lösung für „virtuelle Sitzungen“ nachdenken. Dafür bietet es sich an, die Satzung entsprechend zu ändern und eine ausdrückliche Erlaubnis für Video- und Telefonkonferenzen aufzunehmen.
Wir beraten Sie auch in diesen beunruhigenden Zeiten gewohnt fundiert und kompetent. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf!