Immense Kostensteigerungen belasten immer mehr kirchliche Organisationen und deren angeschlossene Einrichtungen. Zusätzliche Herausforderungen wie bspw. Personalengpässe intensivieren die Situation. Zunehmend problematisch wird es insbesondere dann, wenn betriebswirtschaftliche Auswertungen sowie ein aktuelles standardisiertes Berichtswesen fehlen.
Warum ein aktuelles und belastbares Berichtswesen notwendig ist
Sowohl operative als auch strategische Entscheidungen sollten insbesondere auf Zahlen, Daten und Fakten beruhen und nicht auf Basis des „klassischen Bauchgefühls“ getroffen werden. Im Kontext von Kindertagesstätten können bspw. mit Hilfe von betriebswirtschaftlichen Auswertungen bzw. anhand eines Berichtswesens Aussagen zum operativen Ergebnis getroffen werden; auf Basis dessen können strategische Entscheidungen hinsichtlich möglicher Anpassungen des Leistungsangebots erfolgen.
Es stellt sich nun die Frage, welche Aspekte bei der Entwicklung und der anschließenden Implementierung eines aussagekräftigen Berichtswesens allgemein und spezifisch bei Kindertagesstätten zu berücksichtigen sind?
- Etablierung einer zuverlässigen Datenbasis: Gibt es ein einheitliches und festgelegtes Datenset, das zu einem bestimmten Zeitpunkt als Basis für alle Auswertungen zur Verfügung steht?
Für aussagekräftige Berichtsergebnisse ist eine verlässliche Datenbasis (= sogenannter Single Point of Truth) unerlässlich. - Berücksichtigung des Adressatenbezugs: Für wen ist der Bericht gedacht?
Berichte sollen für ihre Adressaten passend ausgestaltet sein. Das bedeutet, dass sowohl die visuelle Aufbereitung und als auch die Inhalte auf die Berichtsempfänger abgestimmt sind. - Berichtsinhalt: Welche Indikatoren sind für die Steuerung wichtig?
Die Kennzahlen sollen sich im Wesentlichen auf die Steuerung konzentrieren – weniger ist hier oft mehr. Leitungskräfte von Kindertagesstätten benötigen bspw. neben der Auslastungsquote, dem operativen Ergebnis und Gesamtergebnis ebenfalls Informationen zu Krankheitsquoten und Mehrarbeitsstunden. - Berichtsturnus: Wie oft werden Berichte in den KiTas benötigt?
Die Aktualität zählt! Die Häufigkeit der Berichte ist dabei abhängig vom Kennzahlenset und wie oft diese erfasst werden können. In der Regel sind mindestens zeitnah monatliche Ergebnisse vorzuhalten. - Ergebnisinterpretation und -kommunikation: Die Berichte sind erstellt – was nun?
Die Berichtsersteller und -empfänger sollten sich regelmäßig über die Ergebnisse und die Passung der Berichte austauschen. So werden Probleme sichtbar und können rechtzeitig angegangen werden. Dies erfordert z. B. einen engen Austausch zwischen dem Controlling und der Leitungskraft vor Ort.
Die Konzeption und Einführung eines Berichtswesens anhand der vorgenannten Aspekte wird kurzfristig die operative Seite der Einrichtungen positiv beeinflussen, mittelfristig die wirtschaftliche Lage stabilisieren und langfristig dafür sorgen, dass kirchliche Einrichtungen auf zukünftige Probleme nachhaltig vorbereitet sind.
Curacon unterstützt Sie bei der Entwicklung und Implementierung eines aussagekräftigen und adressatenbezogenen kirchlichen Berichtswesens. Sprechen Sie uns gerne an!