Die Verantwortung des Vereinsvorstands in Krisenzeiten ist von entscheidender Bedeutung für die Stabilität und das Fortbestehen des Vereins und erfordert besonders umsichtiges und verantwortungsvolles Handeln.
1. Handlungsfähigkeit des Vereins sichern!
Als Vertretungs- und Geschäftsführungsorgan stellt der Vorstand für den Verein die Handlungsfähigkeit sicher. In Krisenzeiten ist es wichtig, dass der Verein handlungsfähig bleibt. Der Gesetzgeber hat dies erkannt und während der Corona-Krise Erleichterungen geschaffen. So blieben Vorstände auch nach Ablauf ihrer Amtszeit im Amt, bis eine Neuwahl möglich ist.
Da inzwischen diese Sonderregelung außer Kraft getreten ist, sollte jeder Verein selbst dafür sorgen, eine vergleichbare Regelung in seine Satzung aufzunehmen und dadurch die kontinuierliche Führung des Vereins gewährleisten.
2. Durchführung von Organsitzungen gewährleisten!
In Krisenzeiten ist ein schneller und effizienter Entscheidungsprozess unerlässlich. Bestimmte Entscheidungen oder Maßnahmen erfordern zunächst die Zustimmung eines anderen (Aufsichts-)Organs (bspw. der Mitgliederversammlung).
Um auch in solchen Fällen einen effizienten und schnellen Entscheidungsprozess zu garantieren, empfehlen wir, die Möglichkeit einer virtuellen Sitzung und eines schriftlichen Umlaufverfahrens in der Satzung vorzusehen. Auch die Einberufung sollte nicht zwingend schriftlich, sondern auch in Textform, z. B. per E-Mail erfolgen können.
Speziell für die Mitgliederversammlung ist ferner wichtig, dass wirksame Beschlussfassungen nicht an der fehlenden Beschlussfähigkeit scheitern. Der Vorstand sollte die Satzung dahingehend überprüfen, ob für das Vorliegen der Beschlussfähigkeit eine zu hohe Hürde vorgesehen ist und ggf. eine Satzungsänderung in Betracht ziehen.
3. Haftungsrisiken erkennen und vorbeugen!
Vorstände tragen in Krisenzeiten ein erhöhtes Haftungsrisiko. Sie haften gegenüber dem Verein und in bestimmten Fällen auch gegenüber Dritten für Pflichtverletzungen, und zwar persönlich mit ihrem Privatvermögen. Zur Vermeidung einer solchen persönlichen Haftung ist der Vorstand gehalten, sich in seiner Branche ständig weiterzubilden, um den Verein ordnungsgemäß führen zu können.
Nicht nur in Krisensituationen ist eine offene und transparente Kommunikation mit den Vereinsmitgliedern von großer Bedeutung. Der Vorstand sollte diese regelmäßig über die aktuelle Situation, getroffene Maßnahmen und zukünftige Pläne informieren. Dies schafft Vertrauen und Verständnis für notwendige Entscheidungen in den Krisensituationen.
Zudem muss der Vorstand mit der gebotenen Sorgfalt handeln. Bei einer komplexen Sachlage kann es geboten sein, fachliche Beratungen in Anspruch zu nehmen. Von Bedeutung ist eine sorgfältige Dokumentation aller Entscheidungen und Maßnahmen, um in einem möglichen Streitfall Nachweise vorlegen zu können.
In finanziellen Notlagen des Vereins kann ferner ein schnelles Handeln geboten sein. Bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung des Vereins ist der Vorstand bspw. verpflichtet, unverzüglich, d. h. ohne schuldhaftes Zögern, einen Insolvenzantrag zu stellen, dessen Versäumnis zur persönlichen Haftung führen kann, vgl. § 42 Abs. 2 BGB.
Bei Fragen und Beratungsbedarf zum Thema Vorstandsarbeit gemeinnütziger Vereine kommen Sie gerne auf uns zu. Jetzt Kontakt aufnehmen!