Die Digitalisierung macht auch vor kirchlichen Einrichtungen nicht halt. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet enorme Vorteile: schnellerer Zugriff auf Informationen, effizientere Zusammenarbeit und eine strukturierte Ablage. Doch gerade im kirchlichen Kontext, wo sensible Daten von Gemeindemitgliedern, Personalakten und ggf. vertrauliche Seelsorgeinformationen verwaltet werden, stellt der Datenschutz besondere Anforderungen.
Mehr noch: Externe Rahmenbedingungen erhöhen die Geschwindigkeit mit welcher Betriebsabläufe optimiert und Mitarbeitende auf den „Change“ vorbereitet werden müssen.
1. Kirchliche Besonderheiten beachten
Kirchliche Einrichtungen unterliegen eigenen Datenschutzregelungen, die aus dem verfassungsrechtlich garantierten Selbstbestimmungsrecht der Kirchen hervorgehen. Diese Regelungen orientieren sich zwar an den allgemeinen Datenschutzprinzipien, berücksichtigen aber die spezifischen Bedürfnisse kirchlicher Arbeit. Besonders das Seelsorgegeheimnis und der Schutz von Informationen aus der pastoralen Arbeit erfordern höchste Sicherheitsstandards, die im weltlichen Kontext nicht durchgehend vorhanden sind.
2. Technische Maßnahmen als Fundament
Die technische Infrastruktur bildet die Basis eines datenschutzkonformen DMS. Das beginnt bereits bei der Wahl des Hosting-Standorts: Server sollten idealerweise in Deutschland oder der EU stehen und von vertrauenswürdigen Anbietern betrieben werden. Ein durchdachtes Rollenkonzept stellt sicher, dass Mitarbeitende nur auf die Dokumente zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen. Hier sollte auch weiterhin das „Need-to-know-Prinzip“ gelten; welches nicht aufgrund der digitalen Zugriffsmöglichkeit aufgeweicht werden sollte. Verschlüsselung bei der Übertragung und Speicherung schützt die Daten zusätzlich vor unbefugtem Zugriff.
Automatische Backups und Protokollierungen dokumentieren, wer wann auf welche Informationen zugegriffen hat. Diese Nachvollziehbarkeit ist nicht nur aus Datenschutzsicht wichtig, sondern schafft auch Vertrauen bei den Gemeindemitgliedern.
3. Organisatorische Maßnahmen vor Ort entscheidend
Die beste technische Lösung hilft wenig, wenn organisatorische Regelungen fehlen oder nicht gelebt werden. Jede Gemeinde, jede Einrichtung muss eigene Prozesse entwickeln und umsetzen. Dazu gehört zunächst die Erstellung klarer Richtlinien: Welche Dokumente dürfen ins System? Wie werden sie kategorisiert? Wer darf was sehen? Wie lange werden Daten aufbewahrt?
Ein verbindliches Berechtigungskonzept regelt präzise, welche Mitarbeitenden Zugriff auf welche Dokumententypen haben. Dabei gilt das Prinzip der Datensparsamkeit: So wenig Zugriff wie möglich, so viel wie nötig. Besonders sensible Bereiche wie Seelsorgeakten oder Personalunterlagen erfordern streng limitierte Zugriffsrechte.
4. Schulung und Sensibilisierung
Alle Mitarbeitenden müssen im Umgang mit dem DMS geschult werden. Das umfasst nicht nur die technische Bedienung, sondern vor allem das Verständnis für Datenschutzanforderungen. Regelmäßige Fortbildungen halten das Bewusstsein wach. Mitarbeitende sollten verstehen, warum bestimmte Regeln existieren und welche Konsequenzen Verstöße haben können.
Ein Datenschutzbeauftragter oder eine verantwortliche Person sollte als Ansprechpartner bei Fragen zur Verfügung stehen und die Einhaltung der Vorgaben überwachen.
5. Dokumentation nicht vergessen
Eine vollständige Dokumentation aller Prozesse, Zugriffe und Verantwortlichkeiten ist unverzichtbar. Dies erleichtert nicht nur interne Kontrollen, sondern ist auch bei Prüfungen durch kirchliche Aufsichtsbehörden erforderlich. Verfahrensverzeichnisse müssen aktuell gehalten und Löschkonzepte praktisch umgesetzt werden.
6. Kontinuierliche Verbesserung
Die Einführung eines DMS ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Technische Entwicklungen, neue Anforderungen und praktische Erfahrungen erfordern regelmäßige Anpassungen. Etablieren Sie Feedback-Schleifen mit den Nutzenden und überprüfen Sie in festen Intervallen, ob die Maßnahmen noch angemessen und wirksam sind.
Nur wenn technische und organisatorische Maßnahmen ineinandergreifen und vor Ort konsequent umgesetzt werden, kann ein Dokumentenmanagementsystem seinen vollen Nutzen entfalten und gleichzeitig den hohen Datenschutzanforderungen kirchlicher Arbeit gerecht werden. Gerne unterstützen wir Sie dabei. Jetzt Kontakt aufnehmen!