“Empfangspflicht jetzt, Ausstellungspflicht in Zukunft”, so könnte man kurz und knapp die Thematik E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 beschreiben.
Dies würde jedoch, wie so häufig im Steuerrecht, der gegebenen Komplexität nicht gerecht werden. So beinhaltet auch das Thema E-Rechnungen zahlreiche Besonderheiten, Ausnahmeregelungen und Fragen für die praktische Anwendung.
Die E-Rechnungspflicht soll für sog. inländische B2B-Umsätze bestehen. Hiermit wird sie die Regel sein, wenn inländische Unternehmer miteinander Leistungen austauschen. Die Standardformate für E-Rechnungen sind in Deutschland XRechnung sowie das ZUGFeRD-Format. Während die XRechnung für Menschen grundsätzlich nicht lesbar ist, hat das ZUGFeRD-Format den Vorteil einer hybriden Darstellung.
Jeder umsatzsteuerliche Unternehmer ist ab dem 1. Januar 2025 gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Diese Verpflichtung gilt ebenso für Kleinunternehmer sowie für juristische Personen des öffentlichen Rechts, sofern sie als Unternehmer auftreten.
Eine Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen soll es ab dem 1. Januar 2027 geben, wobei kleinere Unternehmer mit einem Gesamtumsatz unter 800.000 EUR noch ein Jahr länger Zeit bekommen sollen.
Freiwillig dürfen jedoch bereits zuvor E-Rechnungen versendet werden. Dies führt vor dem Hintergrund der eintretenden Empfangspflicht dazu, dass Rechnungsempfänger sodann nicht darauf bestehen können, aufgrund der möglichen Übergangsfristen eine Papier- oder PDF-Rechnung zu erhalten.
Der Empfang selbst kann in der Regel unkompliziert, z. B. durch die Einrichtung eines entsprechenden E-Mail-Postfachs, sichergestellt werden. Hiermit ist jedoch nur der allererste Schritt gegangen. Es stellen sich direkt im Anschluss weitere Fragen, z. B.:
- Wie werden die Daten fehlerfrei in die Finanz- bzw. Kreditorenbuchhaltung überführt?
- Wie erfolgen die Prüfung und die dazugehörige Dokumentation bei der E-Rechnung? Wie steht es um die Verfahrensdokumentation?
- Wie wird die E-Rechnung in das Tax Compliance Management System integriert?
- Wie können die Daten für die Finanzverwaltung, insbesondere im Rahmen einer Betriebsprüfung, bereitgestellt und ausgewertet werden?
Zu guter Letzt hat das BMF mit Datum 15. Oktober 2024 das finale Schreiben zu der Einführung von E-Rechnungen veröffentlicht. Hierin positioniert sich das BMF zu diversen Fragestellungen, bspw. hinsichtlich der E-Rechnung bei Dauerschuldverhältnissen (z. B. Mietverträge) oder zu einem Vorsteuerabzug in dem Fall, dass unzulässigerweise keine E-Rechnung ausgestellt wurde. Erfreulicherweise schafft dies in vielerlei Hinsicht mehr Rechtssicherheit, wobei nichtsdestotrotz noch viele Fragen ungeklärt bleiben.
Es lässt sich festhalten, dass alle Unternehmer nun in kürzester Zeit sicherstellen müssen, für E-Rechnungen bereit zu sein. Neben systemseitigen und organisatorischen Aspekten bestehen hierbei auch weiterhin praktische Anwendungsfragen. Gerne stehen wir Ihnen hierbei zur Seite. Jetzt Kontakt aufnehmen!