Seit dem 01. Januar 2025 sind Unternehmer verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Eine grundsätzliche Verpflichtung für die Ausstellung von E-Rechnungen soll ab dem Jahr 2027 bzw. 2028 bestehen, sofern die Leistungen an andere Unternehmer erbracht werden (sog. B2B).
Die Idee hierhinter ist begrüßenswert: Durch möglichst standardisierte Vorgaben soll zum einen die digitale Weiterverarbeitung von Rechnungen erleichtert und möglichst automatisiert vorgenommen werden können.
Hierdurch lassen sich bestenfalls Ressourcen einsparen und gleichzeitig die Fehleranfälligkeit verringern. Zum anderen liegt der E-Rechnung ein weiterführender Gedanke zugrunde: das sog. elektronische Meldesystem. Dieses könnte in Zukunft eine automatisierte Meldung von Umsatzsteuerbeträgen sowie grenzüberschreitenden Sachverhalten ermöglichen, wodurch sich ebenfalls Ressourcen und Verwaltungsaufwand einsparen lassen könnten. So viel zur gut gedachten Theorie.
Leider zeigt bereits die inzwischen in Kraft getretene Empfangspflicht, dass in der Praxis deutlich mehr Schwierigkeiten bei der Umsetzung auftreten können, als zu Beginn erwartet wurden.
Dies beginnt bereits bei der Schaffung der technischen Voraussetzungen. Viele IT-Dienstleister waren (und sind weiterhin) schlicht mit der Masse an Kunden überfordert, die zum Stichtag neue Module benötigen, die sodann auch ordnungsgemäß integriert werden müssen. Hinzu kommt die erforderliche Anpassung des innerbetrieblichen Prozesses für die Verarbeitung der Rechnungen sowie ggf. eine Überarbeitung der Verfahrensdokumentation. Hierbei müssen stets die Anforderungen der GoBD bedacht und berücksichtigt werden.
Erschwerend hinzu kommen rechtliche Unsicherheiten. Da es zum aktuellen Zeitpunkt noch an Erfahrungswerten und vollumfänglichen Klarstellungen seitens der Finanzverwaltung und Rechtsprechung mangelt, sollten Unternehmer versuchen, die gesetzlichen Vorgaben nach bestem Wissen und Gewissen umzusetzen, um ihren steuerlichen Verpflichtungen nachzukommen und eine nachteilige Auslegung durch die Finanzverwaltung zu vermeiden.
Wie komplex dies sein kann, zeigt bspw. der aktuelle Entwurf eines BMF-Schreibens vom 25. Juni 2025; hiernach sollen Kleinunternehmer nun möglicherweise doch nicht verpflichtet werden, zukünftig selbst E-Rechnungen ausstellen zu müssen. Dies wurde im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 noch anders gesehen. Da es sich aktuell aber lediglich um einen Entwurf handelt, ist noch nicht absehbar, ob diese Auffassung tatsächlich so Bestand haben wird, was die ordnungsgemäße Vorbereitung umso mehr erschwert.
Nichtsdestotrotz sollen Kleinunternehmer weiterhin zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet bleiben. Dies ist nur eins von mehreren Beispielen, die verdeutlichen, wie wichtig es für Unternehmer ist, sich bereits jetzt umfassend mit dieser Thematik zu beschäftigen.
Zu guter Letzt stellt sich die Frage nach möglichen Folgen bei Nichteinhaltung der (teilweise erst später zweifelsfrei geklärten) rechtlichen Rahmenbedingungen. Inwieweit kann sich ein Unternehmer darauf berufen, dass die rechtliche Lage und die Auffassung der Finanzverwaltung noch nicht eindeutig sind? Wer haftet ggf. für Verstöße, die aufgrund der verspäteten Einführung der entsprechenden Module entsteht?
Es lässt sich festhalten, dass die E-Rechnung in der Theorie einen guten Gedanken verfolgt, die praktische Umsetzung jedoch für Unternehmer zu diversen Herausforderungen und Unsicherheiten führt.
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