Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmer dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Die E-Rechnungen müssen von Unternehmern zur Inanspruchnahme der Vorsteuer geprüft werden.
1. Was ist eine E‑Rechnung?
Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung
muss entweder der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates v. 16.4.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 v. 6.5.2014, 1) entsprechen (§ 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 1 UStG) oder
kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung für eine solche Vereinbarung ist, dass das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in ein Format ermöglicht, das der EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist (vgl. § 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 2 UStG).
Die Echtheit der Herkunft der E-Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der E-Rechnung müssen gewährleistet werden (§ 14 Abs. 3 Satz 1 UStG). Lesbarkeit bedeutet für die E-Rechnung, dass der strukturierte Datensatz der E-Rechnung maschinell auswertbar sein muss. Demgegenüber ist die Erstellung eines menschenlesbaren Dokuments für die E-Rechnung nicht erforderlich. Die Übermittlung eines menschenlesbaren Dokuments (z.B. durch ein hybrides Format) ist somit für der Ersteller von E-Rechnungen optional (BMF-Schreiben v. 15.10.2024, Rn. 6).
2. Empfang von E-Rechnungen
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmer verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Von der Verpflichtung zur Ermöglichung des Empfangs von E-Rechnungen gibt es, auch bspw. für steuerbegünstigte Körperschaften oder Kleinunternehmer i.S.d. § 19 UStG, keine Ausnahmen. Die Verpflichtung zur Schaffung der Ermöglichung zum Empfang von E-Rechnungen kann durch ein E-Mail-Postfach erfüllt werden (A 14.1 Abs. 5 UStAE).
3. Möglichkeit des Vorsteueranspruches aus E-Rechnungen
Der Vorsteueranspruch von Unternehmern setzt nach § 15 Abs. 1 Satz 2 UStG grds. das Vorliegen einer nach §§14, 14a UStG ordnungsgemäßen Rechnung voraus.
Sofern der Rechnungsersteller nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet ist oder freiwillig eine E-Rechnung ausstellt, erfüllt nur eine E-Rechnung die Anforderungen der §§ 14, 14a UStG. Damit berechtigt in diesen Fällen grds. nur eine E-Rechnung Unternehmer zum Vorsteueranspruch (BMF-Schreiben v. 15.10.2024, Rn. 56). Nur in Ausnahmefällen kann ggf. unter strengen Nachweispflichten für das vorsteuerbegehrende Unternehmen mit potentiell hohem Beratungsaufwand auch aus Rechnungen, die keine E-Rechnung sind, Vorsteuer geltend gemacht werden (BMF-Schreiben v. 15.10.2024, Rn. 58).
4. Prüfpflicht zum Vorsteueranspruch auch für E-Rechnungen
Unternehmer die Vorsteuer begehren, müssen Rechnungen auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen.
Die Prüfung der technischen Vollständigkeit und Richtigkeit kann für E-Rechnungen unter anderem über Validierungsanwendungen erfolgen. Die Nutzung geeigneter Validierungsanwendungen stellt sicher, dass E-Rechnungen dem richtigen Format und Geschäftsregeln entsprechen (A 15.2a Abs. 6 Satz 1 UStAE). Neben der Prüfung der technischen Vollständigkeit und Richtigkeit bleibt aber weiterhin auch die Prüfung der inhaltlichen Vollständigkeit und Richtigkeit für den Vorsteueranspruch unerlässlich (BMF-Schreiben v. 15.10.2025, Rn. 35a).
Die technische sowie inhaltliche Prüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit von E-Rechnungen ist zur Sicherung des Vorsteueranspruches aufzubewahren.
5. Handlungsempfehlung
Viele Unternehmer in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft sind im Rahmen der für sie geltenden Umsatzsteuerbefreiungen nach § 4 UStG aufgrund der Übergangsregelung der E-Rechnung nach § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG erst ab dem 1. Januar 2028 grds. zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Ungeachtet der eigenen Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen müssen Unternehmer zur Begründung des Vorsteueranspruches E-Rechnungen empfangen und prüfen. Zur Sicherung des Vorsteueranspruches aus E-Rechnungen sollten Unternehmer feste Prozesse zur E-Rechnung, vom Empfang der E-Rechnung bis zur Aufbewahrung der Prüfung der E-Rechnung, einrichten sowie für Prüfungen durch das Finanzamt festhalten.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Einrichtung sowie Überprüfung von Prozessen zur E-Rechnung. Kommen Sie gerne auf uns zu!