Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat der Gesetzgeber die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen teilweise verkürzt. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Quittungen, Zahlungsnachweise) eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO). Zuvor mussten diese Belege zehn Jahre lang archiviert werden.
Für andere Unterlagen ändert sich hingegen nichts. Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Inventare, Lageberichte sowie die dazugehörigen Organisationsunterlagen sind weiterhin zehn Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 4 HGB).
Maßgeblich ist jeweils das Ende des Kalenderjahres, in dem der Vorgang abgeschlossen wurde (§ 257 Abs. 5 HGB). Konkret bedeutet dies: Buchungsbelege aus dem Jahr 2016 dürfen seit dem 1. Januar 2025 vernichtet werden – allerdings nur, wenn keine steuerlichen Verfahren oder Prüfungen mehr offen sind.
Bedeutung für gemeinnützige Einrichtungen
Diese Änderung betrifft auch gemeinnützige Organisationen in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft. Sie kann auf den ersten Blick Chancen zur Entlastung bieten, erfordert jedoch bei der praktischen Umsetzung besondere Vorsicht.
Das Finanzamt unterzieht auch gemeinnützige Einrichtungen regelmäßig einer mehrjährigen Prüfung. Zwar beträgt die steuerliche Festsetzungsverjährung grundsätzlich vier Jahre, sie kann sich im Einzelfall jedoch verlängern. In besonderen Konstellationen – etwa bei Steuerhinterziehung – reicht sie sogar bis zu zehn Jahren. Auch wenn dies nicht den Regelfall darstellt, verdeutlicht es doch, dass bestimmte Unterlagen selbst nach acht Jahren noch relevant sein können.
Hinzu kommen mögliche Bindungen aus Fördermitteln. Viele Träger in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft finanzieren sich über öffentliche Zuschüsse. In den entsprechenden Bewilligungsbescheiden und Verträgen sind regelmäßig eigene Aufbewahrungsvorschriften enthalten, die nicht selten zehn Jahre oder länger gelten. Werden Belege vorzeitig vernichtet, besteht das Risiko, dass die zweckentsprechende Verwendung der Mittel bei späteren Prüfungen nicht mehr nachgewiesen werden kann – mit der möglichen Folge erheblicher Rückforderungen.
Empfehlung für die Praxis
Vor diesem Hintergrund sollte die neue gesetzliche Möglichkeit zur Verkürzung der Aufbewahrungsfrist sehr umsichtig genutzt werden. Jede Einrichtung sollte sorgfältig prüfen, ob die Acht-Jahres-Frist im konkreten Fall tatsächlich Vorteile mit sich bringt – oder ob die Fortführung der etablierten zehnjährigen Aufbewahrung nicht die sicherere und pragmatischere Lösung darstellt.
Gerade mit Blick auf steuerliche Außenprüfungen, noch offene Verfahren sowie die Nachweispflichten gegenüber Fördermittelgebern spricht vieles dafür, Unterlagen auch künftig mindestens zehn Jahre vorzuhalten. Gemeinnützige Organisationen vermeiden so etwaige Risiken und gewährleisten die erforderliche Rechtssicherheit gegenüber Finanzverwaltung und Zuwendungsgebern.
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