Kirchliche Verwaltungen befinden sich im Umbruch. Strukturelle Veränderungen, steigender wirtschaftlicher Druck und der Fachkräftemangel machen deutlich: Neue Wege in Organisation, Steuerung und Digitalisierung sind erforderlich. Gefragt sind zeitgemäße Verwaltungsstrukturen, schlanke Abläufe und ein klar definiertes Leistungsangebot.
Kirchliche Verwaltungsstrukturen im Umbruch
Die kirchliche Verwaltung steht vor tiefgreifenden strukturellen und wirtschaftlichen Herausforderungen. Sinkende Mitgliederzahlen und ein möglicher Rückgang der Kirchensteuereinnahmen erfordern weitreichende organisatorische Anpassungen. Parallel verstärken der Fachkräftemangel und die fortschreitende Digitalisierung den Anpassungsdruck. Um diesen Herausforderungen wirksam zu begegnen, braucht es einen ganzheitlichen Ansatz, der strukturelle Reformen und technologische Innovationen miteinander verbindet. Auf diese Weise wird ein Rahmen geschaffen, der es ermöglicht, den Wandel aktiv zu gestalten und die kirchliche Verwaltung zukunftsfähig auszurichten.
Leistungsspektrum der kirchlichen Verwaltung
Die kirchliche Verwaltung muss kontinuierlich prüfen, ob ihre Strategien und Prioritäten noch den aktuellen Anforderungen entsprechen. Gesellschaftliche Veränderungen, Erwartungen der Gemeinden sowie (kirchen-)rechtliche Vorgaben machen eine laufende Anpassung von Aufgaben und Strukturen notwendig. Insbesondere Leistungen in den Bereichen Nachhaltigkeit(-sberichterstattung), Tax Compliance und professionelles Immobilien- bzw. Liegenschaftsmanagement gewinnen zunehmend an Bedeutung.
Effiziente und effektive Prozesse in der Immobilienverwaltung sind dabei ein zentraler Schlüssel für eine nachhaltige Bewirtschaftung des Gebäudebestands. Gleichzeitig rückt die strategische Weiterentwicklung der meist umfangreichen Immobilienportfolios immer stärker in den Fokus. Gerade in kirchlichen Organisationen bleibt dieser strategische Aspekt jedoch bislang häufig unterrepräsentiert.
Ein klar definiertes Leistungsportfolio schafft Transparenz und erleichtert die Bündelung oder Auslagerung von Aufgaben. Es ermöglicht so eine effizientere Nutzung gemeinsamer Dienste. Wesentlich ist und bleibt die regelmäßige Bewertung, ob bestehende und neue Verwaltungsleistungen den gestiegenen Anforderungen gerecht werden – und damit einen Beitrag zur Zukunftsfähigkeit der Organisation leisten.
Prozessgestaltung und Effizienz
Strukturelle Veränderungen erfordern klar definierte, standardisierte Abläufe. Besonders bei der Zentralisierung von Aufgaben – etwa aufgrund der Zusammenlegung von Gemeinden – sind rechtssichere und schlanke Abläufe entscheidend. Dabei schaffen digitale Workflows und die Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten Freiräume für strategische Aufgaben. Zudem unterstützt ein durchdachtes Prozessmanagement die Mitarbeitenden dabei, Ressourcen gezielt einzusetzen und die Steuerungsfähigkeit der Verwaltung zu stärken.
Organisationsstruktur und Steuerung
Eine anpassungsfähige Organisationsstruktur schafft klare Verantwortlichkeiten, stärkt die Steuerungsfähigkeit und ermöglicht es, auf Veränderungen flexibel zu reagieren. Im Zentrum stehen dabei zentrale und dezentrale Organisationsformen und Führungsmodelle sowie die gezielte Bündelung von Kompetenzen. Flexible Strukturen fördern die Nutzung von Synergien und beschleunigen Anpassungsprozesse. Effizienzpotenziale lassen sich beispielsweise durch Shared Services oder die Auslagerung bestimmter Aufgabenbereiche heben – unter Berücksichtigung (kirchen-)rechtlicher Vorgaben, etwa bei hoheitlichen Aufgaben. Sozialwirtschaftliche Angebote wie KITAs, Offene Ganztagsschulen, Pflegeeinrichtungen und Beratungsstellen bedürfen immer mehr eines professionellen unternehmerischen Managements. Neben der Wahl der passenden Organisationsform steht hierbei im Fokus, ein effektives betriebswirtschaftliches Controlling zu entwickeln und sicherzustellen.
Fachkräfte sichern und Wissen erhalten
Die langfristige und kompetente Erfüllung von Aufgaben hängt maßgeblich von gut qualifizierten Mitarbeitenden ab. Demografischer Wandel, Fachkräftemangel und sich wandelnde Anforderungen stellen dabei große Herausforderungen dar. Um Mitarbeitende zu gewinnen, zu halten und weiterzuentwickeln, sind attraktive Arbeitsbedingungen und klare Entwicklungsperspektiven notwendig. Ebenso wichtig ist es, Wissen dauerhaft in der Organisation zu verankern. Dies gelingt durch gezieltes Wissensmanagement sowie durch standardisierte Schulungs- und Entwicklungsprozesse. So bleibt nicht nur wichtiges Know-how auch bei personellen Veränderungen erhalten, sondern es wird auch die Handlungsfähigkeit der Organisation gesichert.
Digitalisierung und Künstliche Intelligenz
Digitale Lösungen sind unverzichtbar, um Verwaltungsprozesse effizient, transparent und ressourcenschonend zu gestalten – besonders angesichts von Fachkräftemangel und steigenden Anforderungen. Eine klare Digitalisierungs- und IT-Strategie bildet die Grundlage für abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und moderne Arbeitsabläufe. In Bereichen wie Buchhaltung, Controlling, Leistungsabrechnung und Personalmanagement ermöglichen spezialisierte Softwarelösungen deutliche Effizienzgewinne. Auch Funktionsbereiche wie Immobilienverwaltung, Friedhofs- und Mitgliederverwaltung sowie Vertrags- und Qualitätsmanagement bieten großes Digitalisierungspotenzial. Diese bislang oft nachgeordneten Bereiche gewinnen strategisch an Bedeutung (vgl. Curacon-Studie „Digitalisierung in den Kirchen 2024“). Eine ganzheitliche, abgestimmte Digitalisierungsstrategie steigert die Steuerungsfähigkeit, reduziert Aufwände und macht kirchliche Verwaltung nachhaltig zukunftsfähig.
FAZIT
Ein strategisch ausgerichtetes Leistungsportfolio, definierte und digital unterstützte Prozesse sowie eine flexible Organisationsstruktur bilden – neben der Bindung und Entwicklung qualifizierter Mitarbeitender – das Fundament für eine zukunftsfähige Verwaltung. Besonders im Fokus stehen die strategische Steuerung und Entwicklung des Immobilienportfolios, die Anpassung der Administration an strukturelle Veränderungen sowie die Professionalisierung des Managements sozialwirtschaftlicher Leistungen. Nur wenn alle Faktoren ganzheitlich betrachtet werden, lässt sich der Wandel aktiv gestalten und die kirchliche Verwaltung nachhaltig stärken. Wir begleiten Sie gern dabei!
Dieser Artikel stammt aus unserem Mandantenmagazin Curacontact, das 4 x im Jahr aktuelle Themen für die Gesundheits- und Sozialwirtschaft, für Öffentlichen Sektor und Kirche aufbereitet. Interesse? Jetzt kostenlos abonnieren!