Gemeinsame Personalnutzung ohne Steuerfalle
Viele öffentliche und kirchliche Träger möchten insbesondere Leitungskräfte oder Spezialist:innen gemeinsam einsetzen – etwa eine Einrichtungsleitung für zwei Träger oder eine Verwaltungsleitung für mehrere Einrichtungen. Organisatorisch ist das naheliegend, birgt jedoch steuerliche Risiken:
Bei klassischer Personalgestellung drohen ein ertragsteuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb sowie Umsatzsteuer auf Personalkostenerstattungen, oft zum Regelsteuersatz von 19 % und regelmäßig ohne Vorsteuerabzug.
Selbst kostendeckende Gestellungen gelten regelmäßig als steuerpflichtige Leistungen. Außerdem sind die strengen Vorgaben des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes zu beachten.
Gerade in der Kirche und der öffentlichen Hand ist das problematisch:
Zusätzliche Steuerbelastungen,
aufwendige Abgrenzungen zwischen Zweckbetrieb und
wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb sowie
Diskussionen um Verrechnungspreise und den ermäßigten Steuersatz
können die Kooperationsbereitschaft empfindlich bremsen – zumal die Rechtsprechung zur Umsatzsteuerbegünstigung zunehmend restriktiv ist und die Steuerbegünstigung für Kooperationsmodelle allgemein auf dem Prüfstand steht.
Das Mehrarbeitgebermodell setzt früher an: Die Leitungskraft schließt mit jedem beteiligten Träger einen eigenen Arbeitsvertrag über einen festgelegten Arbeitszeitanteil.
Jeder Arbeitgeber erhält seine Leistung direkt vom Arbeitnehmer – es findet keine Personalüberlassung gegen Entgelt statt. Damit entfällt mangels Leistungsverrechnung die Begründung eines wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs aus Personalgestellung, ebenso steuerbare Personalgestellungsumsätze.
Ein kritischer Punkt ist die Verteilung der Arbeitszeit: Was im Vertrag steht, muss in der Praxis weitgehend eingehalten werden. Wird die Einrichtungsleitung dauerhaft deutlich mehr bei Träger B eingesetzt als vereinbart und „intern“ über Zahlungen ausgeglichen, entsteht faktisch wieder ein Modell, bei dem ein Arbeitgeber dem anderen Arbeitszeit zur Verfügung stellt. Steuerlich kann dies als Personalgestellung qualifiziert werden – mit den bekannten Folgen. Besonders kritisch: Je stärker ein Träger die tatsächliche Einsatzplanung „übernimmt“, desto eher nähert sich die Konstruktion einem Modell der Arbeitnehmerüberlassung an – mit allen Risiken einer Einstufung nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz.
Lohnsteuerlich lässt sich über § 38 Abs. 3a EStG ein „Stammarbeitgeber“ bestimmen, der den gesamten Lohnsteuerabzug vornimmt. So vermeiden Sie die typischen Nachteile der Steuerklasse VI für Zweit- und Drittbeschäftigungen – ein wichtiges Argument gegenüber den Mitarbeitenden. Sozialversicherungsrechtlich bleiben zwar mehrere Arbeitsverhältnisse bestehen, Beiträge sind grundsätzlich getrennt abzuführen; allerdings können abgestimmte Lösungen mit Einzugsstellen und Berufsgenossenschaften gesucht werden. Im Umsetzungsverfahren bedarf es grundsätzlich dreier Maßnahmen:
Die Ausgestaltung von zwei oder mehr Arbeitsverträgen, deren Regelungen hinsichtlich der Aufteilung miteinander korrespondieren,
die Verpflichtungserklärung eines teilnehmenden Arbeitgebers, die Pflichten (alle teilnehmenden Arbeitgeber) im eigenen Namen zu erfüllen und
die Zustimmung des Betriebsstättenfinanzamtes im Einvernehmen mit den anderen Betriebsstättenfinanzämtern gem. § 38 Abs. 3a S. 2 – 4 EStG, welche im Vorfeld einzuholen ist.
Wir unterstützen Sie dabei, dieses Modell rechtssicher umzusetzen: Von der steuerlichen und arbeitsrechtlichen Konzeption über die konkrete Vertragsgestaltung (abgaberechtliche Anforderungen an die Satzungsformulierungen, Arbeitsverträge, Arbeitgebervereinbarung, Rückkehrklauseln) bis zur Abstimmung mit Finanzverwaltung und Sozialversicherung.
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