Seit November 2024 vergibt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) schrittweise die neue Wirtschafts-Identifikationsnummer (WIdNr.). Auch wenn ihre verpflichtende Nutzung erst ab 2027 vorgesehen ist, sollten sich steuerbegünstigte Körperschaften bereits jetzt mit dem Thema befassen.
Denn viele Organisationen verfügen bereits über eine W-IdNr. – häufig ohne es zu wissen: Wurde vor dem 30. November 2024 eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) vergeben, so gilt diese automatisch auch als Wirtschafts-Identifikationsnummer. Ergänzt wird sie lediglich um ein zusätzliches Unterscheidungsmerkmal. Eine gesonderte Mitteilung erfolgt in diesen Fällen nicht; die Zuteilung wurde ausschließlich im Bundessteuerblatt veröffentlicht.
Die W-IdNr. dient künftig als dauerhaftes Identifikationsmerkmal und wird sowohl in steuerlichen Verfahren als auch in anderen Verwaltungsprozessen eine zentrale Rolle spielen. Ziel ihrer Einführung ist es, Verwaltungsabläufe zu vereinfachen und die behördenübergreifende Kommunikation zu modernisieren.
Aufbau und Funktion der W-IdNr.
Die W-IdNr. besteht aus dem Kürzel „DE“ und einer neunstelligen Ziffernfolge. Ergänzt wird sie durch ein Unterscheidungsmerkmal zur Abgrenzung einzelner wirtschaftlicher Tätigkeiten, das in der Regel mit „-00001“ beginnt. Ab dem Jahr 2026 sind weitere Merkmale für zusätzliche Tätigkeiten vorgesehen – die genauen Abläufe hierzu sind derzeit noch nicht veröffentlicht. Die W-IdNr. bleibt dauerhaft bestehen – unabhängig von Rechtsform, Sitzverlegung oder Umfirmierung – und tritt neben bereits bestehende Kennziffern wie die Steuernummer oder die USt-IdNr.
Auch steuerbegünstigte Organisationen wie Vereine, Stiftungen oder gemeinnützige GmbHs erhalten eine W-IdNr., da sie ausdrücklich der eindeutigen und rechtsformunabhängigen Identifizierung aller wirtschaftlich Tätigen dient.
Automatisierter Vergabeprozess
Die Zuteilung erfolgt vollständig automatisiert durch das BZSt – ein Antrag ist nicht erforderlich. Organisationen, die keine USt-IdNr. besitzen oder eine neue wirtschaftliche Tätigkeit aufnehmen, erhalten ihre WIdNr. künftig über das ELSTER-Portal. Die Bekanntgabe kann beschleunigt werden, wenn die Organisation der elektronischen Bekanntgabe zustimmt. In vielen Fällen erfolgt die Mitteilung über den steuerlichen Berater, sofern eine entsprechende Bekanntgabevollmacht besteht.
Was bedeutet das für steuerbegünstigte Organisationen?
Auch wenn aktuell keine Pflicht zur Verwendung der W-IdNr. besteht, wird sie künftig in verschiedenen Formularen und Verwaltungsverfahren benötigt. Bis zum Abschluss der erstmaligen Vergabe – voraussichtlich Ende 2026 – bleibt ihre Nutzung freiwillig. Steuererklärungen und andere Mitteilungen können weiterhin wie gewohnt unter Angabe der bisherigen Steuernummer eingereicht werden.
Worauf sollte man achten?
Zukünftig gehen mit der Einführung der W-IdNr. neue Anforderungen einher. Organisationen müssen sicherstellen, dass die Nummer korrekt in ihren IT-Systemen verarbeitet und in den richtigen Kontexten verwendet wird – etwa in Steuerformularen, Verträgen oder Rechnungen. Besonders wichtig ist die klare Abgrenzung zur USt-IdNr., da beide Nummern formal ähnlich aufgebaut sind. Eine Verwechslung kann potenziell zu steuerlichen Problemen führen – etwa beim Vorsteuerabzug oder bei grenzüberschreitenden Leistungen.
Organisationen, die bisher noch keine USt-IdNr. besitzen, sollten ein ELSTER-Konto einrichten und der elektronischen Bekanntgabe zustimmen. Sobald die Nummer vergeben ist, wird sie im ELSTER-Postfach bereitgestellt. Es empfiehlt sich daher, dieses regelmäßig zu überprüfen. Welche Daten für die W-IdNr. erfasst und gespeichert werden, finden Sie zudem in der zugehörigen Gesetzesgrundlage (§ 139c AO).
Wir unterstützen Sie bei der Einbindung
Die Einführung der W-IdNr. bringt einige neue Anforderungen mit sich. Es ist daher sinnvoll, sich frühzeitig mit dem neuen Identifizierungsmerkmal auseinanderzusetzen. Auf den Webseiten des BZSt und dem BMF finden Sie weiterführende Hinweise zum Hintergrund der W-Id.Nr.
Wir unterstützen Sie dabei, den Überblick zu behalten und begleiten Sie bei der korrekten Einbindung in Ihre Abläufe – damit die neuen Vorgaben rechtzeitig und reibungslos umgesetzt werden können.
Sollten Sie Fragen zur Wirtschafts-Identifikationsnummer haben, sprechen Sie uns gerne an. Wir stehen Ihnen beratend zur Seite. Jetzt Kontakt aufnehmen!