Seit dem 01.01.2025, und damit seit fast genau einem Jahr, sind Unternehmer inzwischen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Für die Ausstellung von Rechnungen in sog. „B2B-Konstellationen“ besteht bislang noch ein Wahlrecht, ob weiterhin Papier- bzw. PDF-Rechnungen oder doch bereits E-Rechnungen versendet werden sollen. Je nach Höhe des Gesamtumsatzes des ausstellenden Unternehmers soll jedoch ab dem Jahr 2027 oder 2028 auch hier eine Verpflichtung zum Versand von E-Rechnungen bestehen.
Bislang hatte sich die Finanzverwaltung in ihrem BMF-Schreiben vom 15.10.2024 ausführlich dazu geäußert, wie die E-Rechnungspflicht umgesetzt werden soll. Des Weiteren wurden hierzu FAQs veröffentlicht. Auf den Tag genau ein Jahr später, am 15.10.2025, erging nun ein neues BMF-Schreiben, welches das ursprüngliche BMF-Schreiben teilweise ergänzt und/oder abändert.
Für steuerbegünstigte Körperschaften ergeben sich auf Basis der neuen Verfügungslage nun mehr Klarheiten. Eine wesentliche Aussage des neuen BMF-Schreibens betrifft die Kleinunternehmer.
Sollten diese nach dem ursprünglichen BMF-Schreiben noch sowohl zum Empfang als auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet werden, so ist eine solche Verpflichtung nun doch nur noch für den Empfang von E-Rechnungen vorgesehen. Kleinunternehmer müssen hiernach auch ab den Jahren 2027 bzw. 2028 keine E-Rechnungen ausstellen. Dies kann für manche Kleinunternehmer eine positive Nachricht sein, vor allem, wenn für die Ausstellung noch keine ersten Schritte und/oder Investitionen durchgeführt wurden.
Darüber hinaus soll es dabei bleiben, dass Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise sowie umsatzsteuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG nicht von der E-Rechnungspflicht erfasst werden. Diese Regelung ermöglicht es steuerbegünstigten Körperschaften auch weiterhin, Rechnungen für Leistungen bspw. im Rahmen der Pflege, Krankenhaus-/Heilbehandlungen, Bildung sowie der Kinder- und Jugendhilfe in Papier- oder PDF-Form auszustellen, sofern nicht andere Besonderheiten eine E-Rechnung erforderlich machen (bspw. bestimmte sog. B2G-Umsätze). Umsatzsteuerpflichtige B2B-Umsätze fallen jedoch weiterhin auch bei steuerbegünstigten Körperschaften unter die E-Rechnungspflicht.
Etwas mehr Klarheit schafft die Finanzverwaltung ebenfalls bei technischen Fragestellungen. Ist in einer E-Rechnung eine XML-Datei enthalten, welche aufgrund von Formatfehlern die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format nicht erfüllt, so ist diese in vollem Umfang nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung anzusehen. Eine (ggf. verpflichtende) Verwendung der E-Rechnung wäre in diesem Fall nicht gegeben. Hiervon abzugrenzen sind sog. Geschäftsregelfehler, die sich im Wesentlichen durch unvollständige oder sich widersprechende Informationen ergeben. In diesem Fall liegt zwar weiterhin eine E-Rechnung vor, jedoch könnte diese als nicht ordnungsgemäß anzusehen sein, insbesondere wenn umsatzsteuerliche Pflichtangaben hiervon betroffen sind. Format- und Geschäftsregelfehler sollten mit einer geeigneten Validierungsanwendung überprüft werden. Auf das Ergebnis der Validierung sollen sich Unternehmer nach Ansicht der Finanzverwaltung sodann auch verlassen können.
Insgesamt lässt sich festhalten, dass die Finanzverwaltung auf wichtige Fragestellungen eingeht und mehr Klarheit schafft. Es wird nochmal deutlich, dass Unternehmer bei der Einführung der E-Rechnung, neben den steuerrechtlichen Themen, auch die technischen Aspekte nicht unterschätzen sollten.
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