Verschärfte Anforderungen seit 2026
Mit der Zweiten Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung, die am 1. Februar 2026 in Kraft getreten ist, hat der Gesetzgeber die Anforderungen an elektronische Kassensysteme nochmals deutlich verschärft. Ergänzend hat das Bundesministerium der Finanzen am 17. März 2026 den Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 146a umfassend angepasst. Das bedeutet: Die Übergangsfrist ist endgültig vorbei. Was TSE bedeutet und welche Regelungen bereits gelten lesen Sie in unserem Beitrag TSE-Meldung – Frist endet am 31. Juli 2025.
Was hat sich konkret geändert?
Die Regelungen bringen weitreichende Änderungen bei den Beleganforderungen mit sich. Sämtliche Pflichtangaben auf Kassenbelegen müssen künftig entweder ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein, aus einem QR-Code ausgelesen werden können oder im strukturierten Teil einer E-Rechnung enthalten sein. Neu ist dabei, dass E-Rechnungen jetzt ausdrücklich als zulässige Belegform aufgenommen wurden. Das bedeutet, dass Pflichtangaben auch über den XML-Teil einer E-Rechnung (etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD) abgebildet werden können. Auch die Protokollierungspflichten wurden verschärft. So müssen Transaktionsdaten unter anderem Prüfwerte der Vorgangsbeendigung, Signaturzähler sowie die Seriennummern der TSE enthalten.
Was muss im strukturierten Teil einer E-Rechnung enthalten sein?
Da E-Rechnungen nun als Belegform anerkannt sind, lohnt ein Blick auf die Pflichtangaben im strukturierten Teil. E-Rechnungen basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und verwenden sogenannte BT-Felder (Business Terms), die eine maschinenlesbare Verarbeitung ermöglichen. Im Kern müssen folgende Angaben strukturiert enthalten sein: Eine eindeutige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Rechnungsart, die Währung, der vollständige Name und die Adresse des Verkäufers einschließlich Länderkennzeichen, dessen USt-ID oder Steuernummer, der Name und die Adresse des Käufers, das Lieferdatum, der Gesamtbetrag netto, der Steuerbetrag, der Bruttobetrag, der fällige Zahlungsbetrag sowie auf Positionsebene die Menge, die Maßeinheit, der Nettopreis je Einheit, die Artikelbezeichnung und der Steuersatz je Position. Zusätzlich müssen die Angaben den sogenannten BR-Regeln (Business Rules) entsprechen, also logisch konsistent und rechnerisch korrekt sein. Fehlerhafte E-Rechnungen werden bei maschineller Validierung automatisch zurückgewiesen.
Was passiert, wenn Sie nicht handeln?
Seit Januar 2025 müssen zudem alle elektronischen Kassensysteme beim Finanzamt über ELSTER gemeldet sein. Für jeden Geschäftsvorfall muss ein Beleg erstellt und dem Kunden zur Verfügung gestellt werden. Transaktionsdaten müssen vollständig und manipulationssicher aufgezeichnet werden, einschließlich Prüfwerten, Signaturzähler und TSE-Seriennummer. Jede Änderung am Kassensystem oder dessen Außerbetriebnahme ist dem Finanzamt mitzuteilen.
Die Konsequenzen bei Verstößen gegen die TSE-Pflicht sind erheblich. Wer ein elektronisches Kassensystem ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung betreibt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro. Hinzu kommt, dass das Finanzamt bei einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung berechtigt ist, zusätzliche steuerpflichtige Einnahmen zu schätzen. Darüber hinaus kann ein Verstoß auch als Steuergefährdung nach § 379 Abs. 1 Nr. 4 AO gewertet werden.
Besonders wichtig: Es gibt keine Ausnahmen für gemeinnützige Einrichtungen, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder bei umsatzsteuerfreien Umsätzen. Die TSE-Pflicht gilt ausnahmslos für alle elektronischen Kassensysteme. Gerade Einrichtungen der Gesundheits- und Sozialwirtschaft, die häufig Cafeterien, Kioske oder Veranstaltungskassen betreiben, sollten daher dringend prüfen, ob ihre Systeme den aktuellen Anforderungen entsprechen.
Welche Relevanz hat die Kassennachschau?
Zudem ist zu beachten, dass die Finanzverwaltung mit der Kassennachschau nach § 146b AO über ein Prüfinstrument verfügt, das in der Praxis zunehmend an Bedeutung gewinnt. Anders als bei einer regulären Betriebsprüfung kann ein Amtsträger des Finanzamts dabei ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten Ihre Räumlichkeiten betreten und die Kassenführung vor Ort prüfen. Im Fokus steht die Frage, ob Kasseneinnahmen und -ausgaben ordnungsgemäß aufgezeichnet und verbucht werden. Als Betreiber sind Sie verpflichtet, sämtliche Aufzeichnungen, Bücher und Organisationsunterlagen vorzulegen und Auskünfte zu erteilen. Bei elektronisch geführten Daten kann der Prüfer zudem Einsicht verlangen oder die Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle anfordern. Besonders relevant: Stellt der Prüfer bei der Kassennachschau Unregelmäßigkeiten fest, kann er ohne weitere Prüfungsanordnung unmittelbar zu einer vollständigen Betriebsprüfung übergehen. Dies verdeutlicht, dass die Finanzverwaltung dem Thema Kassenführung derzeit besondere Aufmerksamkeit widmet.
Wie unterstützen wir Sie?
Wir kennen die Herausforderungen, die die stetig wachsenden gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme mit sich bringen. Deshalb begleiten wir Sie von der Bestandsaufnahme Ihrer vorhandenen Kassensysteme über die Prüfung der Konformität mit den aktuellen gesetzlichen Vorgaben bis hin zur Meldung Ihrer Kassensysteme beim Finanzamt über ELSTER. Auch bei späteren Änderungen oder Außerbetriebnahmen stehen wir Ihnen bei Bedarf zur Seite.
Jetzt handeln! Sprechen Sie uns an – unsere Expert:innen beraten Sie gern zu allen Fragen rund um die TSE-Pflicht und die neuen Regelungen. Jetzt Kontakt aufnehmen!