Im Grundsatz werden Beschlüsse des obersten Organs (Gesellschafterversammlung, Mitgliederversammlung) in Versammlungen gefasst. Ein Umlaufbeschluss stellt eine Ausnahme hiervon dar. Es handelt sich um Beschlüsse, bei denen die stimmberechtigten Personen ihr Votum (heutzutage) in Textform abgeben.
In der guten alten Zeit kam es häufiger vor, dass ein ausdauerndes Persönchen der Reihe nach bei allen Stimmberechtigten vorstellig wurde und ihre Zustimmungen einsammelte. Der Begriff „Umlauf“ stammt von dem umlaufenden Dokument.
Heute ist die Abgabe der Voten per E-Mail besonders beliebt. Ohnehin erfreut sich das Konzept der flexiblen Beschlussfassung ohne Versammlung, mit dem sich viele in der Coronapandemie anfreunden konnten, in Zeiten voller Kalender zunehmender Beliebtheit.
Seine Möglichkeit wird daher oft für eine praktische, jederzeit verfügbare Selbstverständlichkeit gehalten.
Es lohnt sich, sich durch einen Blick in Satzung oder Gesellschaftsvertrag noch einmal zu vergewissern, ob man dieses Ass tatsächlich im Ärmel hat. Denn finden sich hier keine ausdrücklichen und eindeutigen Erleichterungen, dann gilt, was das Gesetz vorsieht. Und das ist seit dem Wegfall der pandemiebedingten Erleichterungen, zu seiner restriktiven Haltung zurückgekehrt.
Von Gesetzes wegen gilt: Während für Mitgliederversammlungen (Verein) und Gesellschafterversammlungen (GmbH) keine Beschlussfähigkeitsquoren geregelt sind, so dass ordnungsgemäß einberufene Versammlungen unabhängig von der Zahl der Erschienen beschlussfähig sind und ein einfacher Beschluss gefasst ist, wenn er die Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen (nicht der Anwesenden, nicht aller Stimmberechtigten) erhält, sind die Anforderungen Umlaufbeschlüsse weit strenger.
Für GmbH sieht § 48 Abs. 2 GmbHG vor, dass sämtliche Gesellschafter entweder dem Beschluss in Textform zustimmen müssen oder sich in Textform mit der Stimmabgabe in Textform einverstanden erklären. In diesem Fall genügt eine einfache Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen. In beiden Fällen ist tatsächlich das Einverständnis sämtlicher Gesellschafter verlangt, nicht etwa nur das jener, die sich an dem Verfahren beteiligen. Unterlässt es auch nur ein Gesellschafter sich zu erklären oder wendet sich gegen das Vorhaben, kommt ein Beschluss nicht zustande.
Bei Vereinen ist die Situation noch strenger. Gemäß § 32 Abs. 3 BGB kommt ein Beschluss im Umlaufverfahren nur zustande, wenn alle Mitglieder dem Beschluss zustimmen. Gemeint sind wirklich alle Mitglieder des Vereins. Macht eines nicht mit oder stimmt mit Nein, so ist der Beschluss nicht zustande gekommen.
Für die Praxis bedeutet dies, dass viele Umlaufbeschlüsse scheitern, die sinnvoll und mehrheitsfähig wären oder dass sie – nach Erkennen der Anforderungen – gar nicht erst versucht werden.
Satzungen und Gesellschaftsverträge sollten daher vernünftige und durchaus ausführliche Regelungen zur Zulässigkeit von Umlaufbeschlüssen und dem Verfahren beinhalten, damit später keine Zweifel an der Wirksamkeit entstehen. Klauseln, welche Umlaufbeschlüsse lapidar für zulässig erklären, genügen nicht. Wie hoch muss die Beteiligung sein, wie die Zustimmung, welche Frist ist bis zur Stimmabgabe zu setzen und wer darf das Verfahren überhaupt anstoßen, etc.?
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