Vereins-Mitgliederversammlungen in Zeiten von Corona

Wann eine Mitgliederversammlung in Zeiten der Corona-Krise abgesagt bzw. verschoben werden kann und was der Vereinsvorstand prüfen muss, haben wir für Sie zusammengefasst:

• Prüfen Sie zunächst die Vereinssatzung, ob diese einen bestimmten Zeitraum für die Abhaltung der Mitgliederversammlung vorschreibt. Wenn das nicht der Fall ist, kann die derzeit anstehende Mitgliederversammlung ohne Bedenken abgesagt oder auf einen späteren Termin verschoben werden.
• Wenn nach der Satzung die Mitgliederversammlung gerade in einem Zeitraum stattfinden muss, in dem die Kontaktbeschränkung (noch) gilt, so prüfen Sie, ob Ihr Verein in der Lage ist, eine „virtuelle“ Mitgliederversammlung mithilfe der modernen Internet- oder Telekommunikationstechnik etwa im Wege einer Video- oder Telefonkonferenz abzuhalten. In Betracht kommt auch eine Beschlussfassung im Umlaufverfahren. Sowohl für die Abhaltung einer „virtuellen“ Mitgliederversammlung als auch für die Beschlussfassung im Umlaufverfahren sieht das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht (nachfolgend kurz „COVID-19-Gesetz“) Erleichterungen vor.
• Bei einer „virtuellen“ Mitgliederversammlung ist ein physisches Zusammenkommen von Vereinsmitgliedern an einem Ort nicht notwendig. Gemäß Art. 2 § 5 Abs. 2 Nr. 1 des COVID-19-Gesetzes ist die Abhaltung einer virtuellen Mitgliederversammlung in Abweichung von der bisherigen Rechtslage auch dann möglich, wenn die Vereinssatzung keine entsprechende Ermächtigung enthält. Diese Sonderregelung gilt nur für im Jahr 2020 stattfindende Mitgliederversammlungen, wobei der Geltungszeitraum durch Rechtsverordnung höchstens bis zum 31. Dezember 2021 verlängert werden kann.
• Alternativ kann eine Mitgliederversammlung auch im Wege eines Umlaufverfahrens stattfinden. Nach der bisherigen Regelung in § 32 Abs. 2 BGB ist ein im Rahmen eines Umlaufverfahrens gefasster Beschluss nur dann wirksam, wenn alle Vereinsmitglieder schriftlich ihre Zustimmung zu dem Beschluss erklären. Durch das COVID-19-Gesetz wurde das Umlaufverfahren insofern erleichtert, als ein im Rahmen eines Umlaufverfahrens gefasster Beschluss bereits dann wirksam ist, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, d.h. wenn die Durchführung eines Umlaufverfahrens unter Mitteilung des konkreten Inhalts der zu fassenden Beschlüsse gegenüber allen Vereinsmitgliedern bekannt gegeben wurde, und zumindest die Hälfte der Mitglieder bis zu einem vom Verein bestimmten Termin ihre Stimmen in Textform abgegeben haben (Art. 2 § 5 Abs. 3 des COVID-19-Gesetzes). Art. 2 § 5 Abs. 3 des COVID-19-Gesetzes gilt ebenfalls nur für im Jahr 2020 stattfindende Mitgliederversammlungen; eine Verlängerung des Geltungszeitraums höchstens bis zum 31. Dezember 2021 ist aber möglich.
• Wenn weder eine „virtuelle“ Mitgliederversammlung noch ein Umlaufverfahren in Betracht kommen, kann der Vorstand beschließen, eine bereits einberufene Mitgliederversammlung abzusagen bzw. eine noch nicht einberufene Mitgliederversammlung zu verschieben, auch wenn dies in Widerspruch zur geltenden Satzung steht. Für die Absage oder Verschiebung der Mitgliederversammlung ist das Organ zuständig, dem die Einberufung der Mitgliederversammlung obliegt, also in der Regel der Vorstand. Dabei soll die Absage oder die Verschiebung der Mitgliederversammlung in derselben Form erfolgen, die die Satzung für die Einberufung der Mitgliederversammlung vorsieht.
• Auch wenn die behördliche Kontaktbeschränkung wieder aufgehoben wird und grundsätzlich die Möglichkeit besteht, eine Mitgliederversammlung in Form einer Präsenzsitzung abzuhalten, muss der Vorstand trotzdem eine Risikoabwägung vornehmen, ob z.B. eine Mehrzahl der Vereinsmitglieder aufgrund ihres Alters oder ihrer Vorerkrankung weiterhin zur Corona-Virus-Risikogruppe gehört. In diesem Fall kann es geboten sein, die Mitgliederversammlung aufgrund des höherrangigen Rechtsguts der Gesundheit der Vereinsmitglieder abzusagen oder zu verschieben. Denkbar ist auch – neben einer „virtuellen“ Versammlung oder einem Umlaufverfahren – die Abhaltung einer Mitgliederversammlung in Form einer Präsenzveranstaltung unter zeitgleicher Zuschaltung von denjenigen Mitgliedern, die als COVID-19-Risikogruppe gelten. Möglich ist zudem eine schriftliche Stimmabgabe vor Beginn der Mitgliederversammlung; eine persönliche Teilnahme an der Mitgliederversammlung ist dann nicht mehr erforderlich (Art. 2 § 5 Abs. 2 Nr. 2 des COVID-19-Gesetzes).
• Der Vorstandsbeschluss über die Absage/Verschiebung der Mitgliederversammlung sollte protokolliert werden.

Wir beraten Sie auch in diesen beunruhigenden Zeiten gewohnt fundiert und kompetent. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf!