Ein schwach aufgestelltes Verwaltungsmanagement ist kein „internes Problem“ – es kann sich zu einem handfesten Risiko für Wirtschaftlichkeit, Rechtssicherheit und sogar die Leistungsfähigkeit einer Organisation entwickeln. In der Eingliederungshilfe sind die Auswirkungen besonders spürbar.
Verwaltung: Rückgrat oder Risikofaktor?
In der Eingliederungshilfe steigen die Anforderungen stetig: Das Bundesteilhabegesetz (BTHG) fordert individuelle Leistungen, Kostenträger verlangen Transparenz und die Refinanzierung bleibt angespannt – zugleich fehlen Fach- und Verwaltungskräfte. In diesem Umfeld entscheidet funktionierendes Verwaltungsmanagement über Handlungsfähigkeit und Stabilität. Dennoch wird Verwaltung oft unterschätzt. In vielen Organisationen sind Prozesse historisch gewachsen, aber nicht weiterentwickelt worden. Was früher genügte, birgt heute Risiken – für Wirtschaftlichkeit, Rechtssicherheit und die Steuerungsfähigkeit der gesamten Einrichtung. Verwaltung muss als strategisches Element verstanden und gezielt gestärkt werden – insbesondere in einem Umfeld, das stärker denn je auf Effizienz, Transparenz und digitale Nachvollziehbarkeit angewiesen ist.
Wo Verwaltung heute oft an Grenzen stößt
Aus unserer Prüfungspraxis und Beratung wissen wir, welche typischen Schwachstellen sich in Verwaltungsstrukturen häufig finden:
- Unklare Prozesse und Schnittstellen zwischen Fachbereich, Verwaltung und Geschäftsführung
- Fehlende oder ineffiziente Digitalisierung (z. B. Papierakten, Medienbrüche, fehlende Systeme zur digitalen Leistungsdokumentation)
- Kaum belastbare Steuerungsdaten aus Verwaltungsprozessen
- Überlastete oder nicht weiterqualifizierte Verwaltungsteams
- Keine verlässlichen Kontrollmechanismen zur Vermeidung von Fehlern
Die Folgen: konkrete Risiken für Träger
Ein mangelhaftes Verwaltungsmanagement wirkt sich nicht nur „intern“ aus – es kann eine Organisation substanziell gefährden.
Die wichtigsten Risikofelder sind dabei:
Wirtschaftliche Risiken
Fehlerhafte Abrechnungen, nicht nachvollziehbare Kostenzuordnungen oder unvollständige Leistungsnachweise können direkt zu Refinanzierungsverlusten führen. Hinzu kommen ineffiziente Abläufe, die personelle und zeitliche Ressourcen binden. Nicht gedeckte Kosten und hohe, aber vermeidbare administrative Kosten sind die Folge.
Rechtliche Risiken
Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. Datenschutz, BTHG-Fristen, Vergaberecht) liegt häufig in der Verantwortung der Verwaltung. Mängel in Dokumentation, Fristwahrung oder interner Kontrolle führen schnell zu Rechtsverstößen mit entsprechenden Folgen.
Steuerungsrisiken
Ohne klare Prozesse und verlässliche Daten fehlt der Geschäftsführung oft die Grundlage für Entscheidungen – Entscheidungen, die die Zukunft betreffen, sowohl im operativen Bereich als auch bezüglich langfristiger strategischer Weichenstellungen. Controlling, Strategieentwicklung und Risikobewertung werden dadurch erschwert bzw. verzerrt.
Reputationsrisiken
Unstimmigkeiten gegenüber Kostenträgern, Verzögerungen bei Anträgen oder unklare Strukturen werden auch außerhalb der Organisation wahrgenommen – und gefährden Vertrauen und Kooperationsfähigkeit.
Verwaltungsmanagement neu denken – aber wie?
Ein zukunftsfähiges Verwaltungsmanagement in der Eingliederungshilfe muss mehr sein als funktionierender Alltag – es braucht klare Strukturen, digitale Unterstützung und eine strategische Ausrichtung. Fünf Elemente sind dabei zentral:
Erstens erfordert Prozessorientierung, dass Abläufe definiert, Zuständigkeiten eindeutig geregelt und Schnittstellen effizient gestaltet sind.
Zweitens muss durch gezielte digitale Unterstützung – etwa bei Dokumentation, Abrechnung oder im Dokumentenmanagement – der Verwaltungsaufwand reduziert und die Fehleranfälligkeit gesenkt werden.
Drittens stärkt ein funktionierendes Internes Kontrollsystem (IKS) die Organisation, indem Risiken frühzeitig erkannt und gesteuert werden.
Viertens braucht es ausreichend qualifiziertes Personal; durch kluge Ressourcenplanung und gezielte Qualifizierung kann Überlastung vermieden und Fachwissen gesichert werden.
Schließlich ist Steuerungsfähigkeit entscheidend: Die Verwaltung muss in der Lage sein, aussagekräftige Daten für die Führungsebene bereitzustellen. Doch wie lässt sich das alles umsetzen? Indem Organisationen ihr Verwaltungsmanagement ganzheitlich betrachten, regelmäßig überprüfen und 0konsequent weiterentwickeln – als aktiven Bestandteil ihrer strategischen Ausrichtung.
FAZIT
In der Eingliederungshilfe ist die Verwaltung längst mehr als nur ein „interner Dienstleister“ – sie ist Mitgestalter der Organisation. Um Risiken zu vermeiden und nachhaltig erfolgreich arbeiten zu können, müssen Organisationen ihre Verwaltung aktiv steuern und strategisch entwickeln. Ein starkes Verwaltungsmanagement ist heute kein Luxus, es ist eine Notwendigkeit.
Dieser Artikel stammt aus unserem Mandantenmagazin Curacontact, das 4 x im Jahr aktuelle Themen für die Gesundheits- und Sozialwirtschaft, für Öffentlichen Sektor und Kirche aufbereitet. Interesse? Jetzt kostenlos abonnieren!