Effiziente Organisationsstrukturen sind entscheidend für den Erfolg von Einrichtungen im Sozial- und Gesundheitswesen. Angesichts der Vielzahl von Herausforderungen gilt es, die Effizienz und Zukunftssicherheit sicherzustellen, fortwährend zu hinterfragen und weiterzuentwickeln. Doch wie macht man sich auf den Weg, eigene Strukturen weiterzuentwickeln? Curacon empfiehlt ein strukturiertes Vorgehen in ausgewählten Bereichen. Welche das sind und was dabei zu beachten ist, stellen wir im Folgenden vor.
Grundlage: Unternehmensstrategie
Grundsätzlich gilt, dass die Organisationsstruktur der Unternehmensstrategie folgt. Anpassungen und Festlegungen in den Leistungsbereichen – beispielsweise Ausbau oder Konsolidierung – beeinflussen die adäquate (Gesamt-)Organisationsstruktur. Eine Unternehmensstrategie, die auf einer fundierten Analyse fußt, schafft also die Ausgangsbasis für die Weiterentwicklung der Organisation. Dabei sind auch mögliche künftige Expansionen oder Kooperationen mitzudenken. Auch wenn diese nicht unmittelbar geplant sein sollten, kann die Organisationsstruktur schon dahingehend entwickelt werden, um ggf. vorbereitet zu sein (Skalierbarkeit).
Berücksichtigung von äußeren Einflüssen
Neben der Berücksichtigung von strategischen Überlegungen sollten auch aktuelle und zukünftige Außeneinflüsse auf die Organisation Berücksichtigung finden. Beispielsweise wirken sich Veränderungen in rechtlichen Rahmenbedingungen und die daraus resultierende Komplexität auf Leistungsanforderungen an die Organisation oder Organisationseinheiten aus. Beispielhaft seien hier das Bundesteilhabegesetz (BTHG) oder Anforderungen im Rahmen der Nachhaltigkeitsberichterstattung (CSRD) genannt. Dabei ist zu hinterfragen, inwiefern die Organisation Anforderungen nachhaltig und auch in Zukunft erfüllen kann.
Funktionale Aspekte bzw. Binnenstruktur
Bei der Weiterentwicklung der Aufbauorganisation bzw. der Binnenstruktur ist eine höchstmögliche Übereinstimmung mit der Unternehmensstrategie anzustreben. Klar definierte Zuständigkeiten unter Berücksichtigung einer sachlogischen Verortung von Funktionen bzw. Aufgaben ermöglichen effizientes Arbeiten und schaffen die Grundlage für Zukunftssicherheit, konkret, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit. Hierzu zählt auch, eine Ausfall- und Vertretungssicherheit zu gewährleisten, insbesondere vor dem Hintergrund sich vollziehender Generationenwechsel. In den Overhead- bzw. administrativen Bereichen ist auf die Zukunftsfähigkeit des Leistungsspektrums zu achten. Zu fragen ist dabei, ob die an Relevanz zunehmenden Themenfelder wie Beschaffung, IT, QM, Digitalisierung oder Nachhaltigkeit abgebildet sind.
Steuerungsfähigkeit und Kultur
Mit welcher Struktur lässt sich die Organisation effizient und effektiv steuern? Welche Anforderungen bestehen an die Steuerungs- und Berichtsebenen und an einzelne Formate, und wie wird mit Informationen gearbeitet? Die Kommunikationsstrukturen sollten so ausgestaltet sein, dass bereichsübergreifende Zusammenarbeit gefördert und Doppelstrukturen vermieden werden. Neben rein strukturellen Überlegungen ist die Frage nach der Steuerungs- und Führungskultur maßgeblich. Im Sinne des Empowerment sollten Entscheidungsstrukturen, -prozesse und -kompetenzen so gestaltet sein, dass sie proaktives verantwortliches Handeln ermöglichen und fördern. Der Mitarbeiterentwicklung, insbesondere auch im Bereich der Führungskräfte, kommt dabei hohe Bedeutung zu.
Wirtschaftlichkeit
Redundanzen und Doppelbesetzungen sind im Sinne der Wirtschaftlichkeit zu vermeiden. Zudem ist auf eine angemessene Dimensionierung der Führungsstrukturen zu achten (Führungsspanne u. Führungsebenen). Dabei stellt die Refinanzierbarkeit der Struktur ggf. einen limitierenden Faktor dar und sollte konsequent mitbedacht werden.
Bei der Anpassung von Strukturen ist auf die eventuelle Notwendigkeit zur Anpassung formaler Regelungen, wie beispielweise von Satzungen, zu achten.
Prozessgestaltung
Das Leistungsspektrum einzelner (Funktions-)Bereiche leitet sich aus der Unternehmensstrategie ab. Bei der Ausgestaltung der Leistungserbringungsprozesse ist auf einen hohen Standardisierungsgrad (Ausfallsicherheit und Effizienz) sowie auf klar definierte Zuständigkeiten und Schnittstellen zu achten. Dabei sollten Digitalisierungs- und Automatisierungspotenziale berücksichtigt werden.
FAZIT
Angesichts der Vielzahl an Herausforderungen und der Veränderungsdynamik gilt es, die eigene Organisation im Hinblick auf ihre Zukunftsfähigkeit zu überprüfen und ggf. weiterzuentwickeln. Die vorgestellten Bereiche und die jeweils zu berücksichtigenden Aspekte geben hierzu eine Orientierung. Grundlage einer solchen Weiterentwicklung kann eine Analyse des Status quo entlang der skizzierten Bereiche und ihrer jeweiligen Kernfragen sein.
Dieser Artikel stammt aus unserem Mandantenmagazin Curacontact, das 4 x im Jahr aktuelle Themen für die Gesundheits- und Sozialwirtschaft, für Öffentlichen Sektor und Kirche aufbereitet. Interesse? Jetzt kostenlos abonnieren!