Homeoffice – und was Sie wissen sollten!

Bereits vor der Corona-Pandemie zeichnete sich der Trend zu atypischen Arbeitsformen wie dem Homeoffice aufgrund der voranschreitenden Digitalisierung ab. Wir haben Ihnen zusammengefasst, worauf Sie arbeitsschutzrechtlich, datenschutzrechtlich und umsatzsteuerrechtlich achten müssen.

Ein Überblick

Verstärkt durch die Corona-Pandemie und nicht zuletzt aufgrund der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung, die unter dem § 2 Abs. 4 eine Verpflichtung des Arbeitgebers vorsieht, dem Arbeitnehmer die Erbringung von Bürotätigkeiten von dessen Wohnung aus erbringen zu lassen, sofern dem keine zwingenden betriebsbedingten Gründe entgegenstehen, haben zu einer breiten Akzeptanz von Homeoffice-Arbeitsmöglichkeiten geführt. Es zeigt sich, dass insbesondere Büro- und Verwaltungstätigkeiten dem Homeoffice zugänglich sind.

Rechtlich werden sich Unternehmen neben den Themen der Personalgewinnung und der Außendarstellung des Unternehmens insbesondere mit den:

  • arbeitsrechtlichen,
  • datenschutzrechtlichen und
  • steuerrechtlichen

Besonderheiten einer etwaigen Homeoffice-Tätigkeit in ihrem Unternehmen auseinandersetzen müssen. Wir haben Ihnen zusammengestellt, was Sie wissen müssen.

Arbeitsrecht im Homeoffice

Die Besonderheiten des Arbeitsrechts finden sich bei einer Homeoffice-Tätigkeit sowohl im individualrechtlichen als auch im kollektivrechtlichen Bereich wieder.

I. Individualrechtliche Besonderheiten

Im deutschen Recht ist derzeit keine Rechtsgrundlage verankert, die dem Arbeitnehmer einen Individualanspruch auf eine Homeoffice-Tätigkeit einräumt. Die Homeoffice-Tätigkeit basiert daher auf einer arbeitsvertraglichen Grundlage, die die wesentlichen Regelungen klar und verständlich im Sinne des Transparenzgebotes umfassen sollte, und um für beide Vertragsparteien die Rechte und Pflichten zu fixieren.

Eine Anspruchsgrundlage, auf die sich der Arbeitnehmer stützen könnte, um eine Homeoffice-Tätigkeit zu begründen und ggf. einzuklagen ist derzeit nicht existent.

SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung

Ein solcher Anspruch des Arbeitnehmers ergibt sich zunächst nicht aus dem bis derzeit zum 30.04.2021 befristeten § 2 Abs. 4 der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung, der wie folgt ausführt:

„Der Arbeitgeber hat den Beschäftigten im Fall von Büroarbeit oder vergleichbaren Tätigkeiten anzubieten, diese Tätigkeiten in deren Wohnung auszuführen, wenn keine zwingenden betriebsbedingten Gründe entgegenstehen.“

Zwar besteht eine Verpflichtung des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer, sofern dieser Bürotätigkeit oder eine vergleichbare Tätigkeit erbringt, eine Homeoffice-Tätigkeit anzubieten, sofern nicht zwingende betriebsbedingte Gründe entgegenstehen. Einen einklagbaren Rechtsanspruch des Arbeitnehmers auf Abschluss einer Homeoffice-Vereinbarung lässt sich dieser Norm jedoch nicht entnehmen. Da ein Rechtsanspruch auf eine Homeoffice-Tätigkeit in die grundrechtlich geschützte Organisationsfreiheit des Arbeitgebers aus Art. 12, 14, 2 Abs. 1 GG eingreifen würde, ließe sich dieses nur über ein formelles Gesetz und nicht über eine Verordnung umsetzen. Verweigert sich der Arbeitgeber den Vorgaben der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung, bleibt dem Arbeitnehmer lediglich die Möglichkeit, sich an die Aufsichtsbehörden zu wenden, denen der Arbeitgeber zur Rechenschaft verpflichtet ist.

Mobile Arbeit-Gesetz (MAG)

Das Mobile Arbeit-Gesetz (MAG), das einen einklagbaren Anspruch des Arbeitnehmers auf eine Homeoffice-Tätigkeit vorsieht, liegt derzeit als 2. Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BAMS) vom 14.01.2021 vor. Das BAMS beabsichtigt, den Arbeitnehmeranspruch auf Homeoffice in die §§ 111, 112 der Gewerbeordnung aufzunehmen. Flankiert wird dies durch die Schließung der Regelungslücke zur Unfallversicherungsschutz von Personen, die ihre Tätigkeit im Homeoffice ausüben, indem § 8 SGB VII entsprechend angepasst werden soll.

Ob und mit welchem Inhalt das MAG das Stadium eines 2. Referentenentwurfs verlässt, wird sich mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit nach den neuen Mehrheitsverhältnissen nach dem Ende der Legislaturperiode der derzeitigen Bundesregierung entscheiden.

Kollektivrechtliche Anspruchsgrundlagen

Kollektivrechtliche Normen wie Tarifverträge oder Betriebs-/Dienstvereinbarungen können grundsätzlich als individuelle Anspruchsgrundlagen in Betracht kommen, sofern diese einen Homeoffice-Anspruch des Arbeitnehmers begründen würden.

Individueller Homeoffice-Ergänzungsvertrag zum Arbeitsvertrag

Wir empfehlen die Homeoffice-Vereinbarung in einem Ergänzungsvertrag zum Arbeitsvertrag schriftlich zu fixieren. Damit kommt der Arbeitgeber nicht nur seinen Verpflichtungen aus dem Nachweisgesetz nach, sondern entkoppelt die vom Arbeitnehmer geschuldete Homeoffice-Tätigkeit vom Arbeitsvertrag.

Aus arbeitsrechtlicher Sicht ist die Vorüberlegung, ob die Homeoffice-Vereinbarung zeitlich befristet oder unbefristet vereinbart werden soll. Die zeitliche Befristung hat den Vorteil, dass nach Befristungsende die arbeitsvertraglich geschuldete Tätigkeit nicht mehr aus dem Homeoffice, sondern aus dem im Arbeitsvertrag - mithin gewöhnlich aus der Betriebsstätte des Arbeitgebers – zu erbringen ist. Der Arbeitnehmer wird in einer befristeten Konstellation eher bemüht sein, seine Performance zu steigern, um eine Verlängerung bzw. Entfristung der Homeoffice-Tätigkeit zu erreichen.

Es empfiehlt sich, die Ansprüche und Pflichten des Arbeitnehmers, wie er seine vertraglichen Verpflichtungen im Homeoffice zu erbringen hat, möglichst genau zu regeln. Auf diese Weise lassen sich Vertragspflichtverletzungen durch arbeitsrechtliche Maßnahmen, wie z.B. Abmahnungen und Kündigungen, sanktionieren und ermöglichen es, ein Widerrufsrecht der Homeoffice-Vereinbarung für den Arbeitgeber wirksam zu vereinbaren.

Wir empfehlen, in die Homeoffice-Vereinbarung insbesondere folgende Regelungen möglichst detailliert aufzunehmen:

  • die Anschrift, unter der die häusliche Arbeitsstelle eingerichtet wird;
  • die Vermietererlaubnis zur gewerblichen Nutzung der Wohnung;
  • die Homeoffice-Wochentage, den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit sowie die Pausen;
  • eine verbindliche Regelung zu der Erreichbarkeit, d.h. in welchen Zeitfenstern der Arbeitnehmer telefonisch und per E-Mail erreichbar zu sein hat. Hierzu gehört auch die Verpflichtung, an Präsenzterminen im Unternehmen (z.B. Kundengesprächen, Teamgesprächen, Personalgesprächen etc.) persönlich teilzunehmen.
  • die zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel;
  • eine Kostenpauschale für die Mietkosten und Nutzung des Internets, Telefons, Stroms, Wassers;
  • erforderlich ist auch die Sicherstellung der technischen und örtlichen Voraussetzungen, wie zum Beispiel ein geeigneter, abschließbarer Raum und eine Mindestbandbreite der Internetverbindung im Down- und Uploadbereich;
  • eine Regelung für den Fall des Umzuges oder baulichen Veränderungen der häuslichen Arbeitsstätte, da sich dies ggf. auf die Arbeitssicherheit und den Datenschutz auswirken kann;
  • der Arbeitgeber benötigt wegen der aus Art. 13 GG grundrechtlich garantierten Unverletzbarkeit der Wohnung eine Vereinbarung über eine Zutrittsberechtigung des Arbeitgebers, des Betriebsrates bzw. der Mitarbeitervertretung, des Datenschutzbeauftragten sowie des Arbeitsschutzbeauftragten;
  • regelungsbedürftig ist der Unfallversicherungsschutz. Nach derzeitiger Rechtslage dürfte ein gesetzlicher Unfallversicherungsschutz für die Tätigkeiten im Homeoffice, die nicht betrieblich veranlasst sind, nicht bestehen. Dies bedeutet, dass z.B. das Aufsuchen der Küche und der Toilette bzw. die Öffnung der Haustür, um ein Paket oder die Post entgegen zu nehmen, nicht vom gesetzlichen Unfallversicherungsschutz umfasst sind.
  • ein besonderes Augenmerk ist auch dem Arbeitsschutz zu widmen. Hier sind insbesondere die Vorgaben der §§ 3 bis 5, 12, 18 Arbeitsschutzgesetz und der ArbStättV zu beachten. Wir raten zu einer Begehung und Beurteilung des Homeoffice durch den betrieblichen Arbeitsschutzbeauftragten sowie zu einer Unterweisung des Arbeitnehmers. In diesem Zusammenhang ist die arbeitsschutzrechtliche Geeignetheit der Homeoffice-Arbeitsstätte zu prüfen und zu dokumentieren.
  • Nicht zu unterschätzen ist der Datenschutz, mit dem wir uns unter B. gesondert widmen werden.
  • Sodann sollte eine auf das Homeoffice zugeschnittene Regelung für den Fall der Dienstverhinderung aufgenommen werden, um diese frühzeitig zu identifizieren und im Arbeitsprozess berücksichtigen zu können.
  • Sollte der Arbeitnehmer sich nicht an die vertraglichen Regelungen des Homeoffice-Vertrages halten, empfehlen wir, ein Widerrufsrecht zu Gunsten des Arbeitgebers vertraglich zu sichern. Mit der Widerrufsmöglichkeit der Homeoffice-Vereinbarung erhält der Arbeitgeber ein effizientes Mittel, auf den Arbeitnehmer durch die Beendigung des Homeoffice-Vereinbarung an sich, nicht jedoch dem Arbeitsverhältnis einzuwirken.

Allerdings ist dabei zu beachten, dass das Bundesarbeitsgericht an die Transparenz eines Widerrufsrechts hohe Anforderungen knüpft. So sind z.B. die Widerrufgründe im Homeoffice-Vertrag derart deutlich zu beschreiben, dass der Arbeitnehmer unschwer erkennen kann, bei welcher Handlung ein Widerruf des Homeoffice-Vertrages droht. Wir empfehlen daher eine umfangreiche Positivliste von geeigneten Widerrufgründen

II. Kollektivrechtliche Besonderheiten

Für den Fall, dass im Unternehmen ein Betriebsrat installiert ist, ergeben sich bei der Einführung von Homeoffice die Beteiligungsrechte des Betriebsrates aus insbesondere aus den §§ 87, 90 BetrVG.

Zunächst ist der Betriebsrat vor der Einführung der Homeoffice-Tätigkeit gem. § 90 Abs. 2 BetrVG rechtzeitig zu informieren. Der Arbeitgeber ist dabei gehalten, die voraussichtlichen Auswirkungen auf die Arbeitnehmer und die Art ihrer Arbeit offenzulegen. Die Unterrichtung des Betriebsrates hat sich auch auf die Personalplanung nach § 92 BetrVG zu beziehen. Gegenüber dem Betriebsrat ist insofern anzugeben, wie viele Arbeitnehmer teilnehmen sollen. Ferner ist dem Betriebsrat die Anzahl der Homeoffice-Tage mitzuteilen.

Aus dem § 87 BetrVG ergeben sich bei der Einführung von Homeoffice in Ihrem Unternehmen zwingende Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates. Die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates werden nicht durch die Corona-Pandemie suspendiert. Dies führt im Ergebnis dazu, dass Unternehmen, die auf der Grundlage des § 2 Abs. 4 der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung Homeoffice ihren Mitarbeitern anbieten, sich mit dem Betriebsrat über die Nachfolgenden Mitbestimmungsrechte einig werden sollten, um die Einberufung und Entscheidung durch eine Einigungsstelle zu vermeiden, § 87 Abs. BetrVG.

Zunächst ist die Ordnung des Betriebes und des Verhaltens des Arbeitnehmers zu beachten, § 87 Abs. 1 Nr. 1. Der Arbeitgeber wird z.B. die private Nutzung der Arbeitsmittel regeln und sich ein Zugangsrecht zu dem im privaten häuslichem Umfeld gelegenen Homeoffice vertraglich sichern.

Die Homeoffice-Regelung wird den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit, die Pausen und die Erreichbarkeit definieren, weshalb die Homeoffice-Regelung den Anwendungsbereich des § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG berührt.

Zwingend erforderlich wird die Einbindung des Homeoffice und damit der häusliche Arbeitsplatz in die IT-Struktur/-Landschaft des Unternehmen sein. Wir empfehlen in diesem Kontext, die Implementierung geeigneter Maßnahmen zur Zeiterfassung, Überwachung und Kontrolle der aus dem Homeoffice geleisteten Arbeitszeit, § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Last but not least bedarf es Regelungen über die Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten sowie über den Gesundheitsschutz im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften oder der Unfallverhütungsvorschriften, § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG.

Im kirchlichen Arbeitsrecht finden sich vergleichbare Regelungen insbesondere in den §§ 43, 40 lit. a), d), g), j), k) MVG-EKD und in den §§ 27, 27a, 29, 32, 36, 37, 38 MAVO.

Experte für Arbeitsrecht

Im Blickpunkt steht stets das Mandanteninteresse. Dieses durch fachliche Expertise zuverlässig mit dem nötigen Pragmatismus im persönlichen Kontakt mit dem Mandanten gemeinsam umzusetzen, ist mein Ziel.

Sebastian Schroeder – Rechtsanwalt, Fachanwalt für Arbeitsrecht / Senior Manager

Datenschutz im Homeoffice

Dem Arbeitgeber obliegt auch bei einer Tätigkeit des Arbeitnehmers aus dessen Homeoffice hinaus weiterhin die Verantwortung, dass datenschutzrechtliche Vorschriften beachtet werden.

I. Vorbereitung

In besonderen Fällen, wie denen der Corona-Pandemie, mag es vorkommen, dass Beschäftigte kurzfristig im Homeoffice arbeiten müssen, ohne dass interne Regelungen bestehen, in denen die datenschutzrechtlichen Anforderungen beachtet sind. Ebenso mag in solchen Fällen kurzfristig keine dienstliche technische Infrastruktur zur Verfügung stehen.

Nachteil einer solchen Extremsituation ist, dass die Beschäftigten hierbei oft nicht wissen, wie personenbezogene Daten vor unbefugten Zugriffen in der Häuslichkeit, beim Transport oder bei der Datenübertragung geschützt werden müssen. Dies betrifft das Arbeiten am Computer aber auch die Arbeit mit Papierdokumenten oder das Telefonieren.

Zunächst muss allen Beteiligten bewusst sein, dass auch bei der Nutzung von Homeoffice die datenschutzrechtlichen Bestimmungen stets zu beachten sind und die datenschutzrechtliche Verantwortung nach wie vor bei dem Verantwortlichen liegt und nicht beim einzelnen Beschäftigten. Aus diesem Grund hat der Arbeitgeber auch zu regeln, welche Tätigkeiten im Homeoffice durchgeführt werden dürfen und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen hierbei zu beachten sind.

Die Festlegung, welche Verarbeitungstätigkeiten im Homeoffice durchgeführt werden dürfen, obliegt dem Verantwortlichen. Dieser hat Art, Umfang, Umstände und Zwecke der jeweiligen Verarbeitung festzulegen und muss unter Berücksichtigung dieser Voraussetzungen eine Risikoanalyse durchführen. Diese Risikoanalyse verfolgt das Ziel die Gefährdungen für die Rechte der betroffenen Personen, die jeweilige Schadenshöhe sowie die Eintrittswahrscheinlichkeiten abzuwägen. Auf Grundlage des ermittelten Risikowertes muss der Verantwortliche unter Abwägung der Implementierungskosten und unter Berücksichtigung des Standes der Technik geeignete technische und organisatorische Maßnahmen festlegen und einführen, die den Schutz der Verarbeitung gewährleisten, indem Sie die Risiken auf ein vertretbares Niveau reduzieren.

Besonderer Beachtung bedürfen Verarbeitungen von Beschäftigtendaten, Sozialdaten sowie besonderer Kategorien personenbezogener Daten, da diese einen besonders hohen Schutzbedarf haben.

Hinzu kommt, dass in bestimmten Konstellationen einer Auftragsverarbeitung ein Verbot für die Verarbeitung personenbezogener Daten in Privatwohnungen besteht und Ausnahmen hiervon durch den Auftraggeber genehmigt werden müssen.

Zusammengefasst müssen also vor dem Beginn der Tätigkeit im Homeoffice die dem Risiko, der konkreten Arbeitssituation sowie dem Verarbeitungskontext entsprechenden Prüfschritte absolviert werden.

II. Durchführung

Nachdem auf Grundlage der Prüfungsschritte Verarbeitungstätigkeiten definiert wurden, die um Homeoffice durchgeführt werden dürfen, sind die Beschäftigten sowohl technisch auszustatten als auch organisatorisch anzuweisen bzw. zu sensibilisieren.

Zunächst ist insbesondere aufgrund der erhöhten Risiken bei einem kurzfristig eingerichteten Homeoffice-Arbeitsplatz zwingend darauf zu achten, dass interne Regelungen beim Umgang mit Datenpannen getroffen werden müssen. Alle Beschäftigten müssen vor allem wissen, wem Datenpannen zu melden sind.

Im Zusammenhang mit der Durchführung von Homeoffice empfehlen wir folgende acht „Bausteine“ zu beachten:

Arbeitsumgebung

Grundsätzlich sollte auch der heimische Arbeitsplatz so eingerichtet sein, dass die Grundsätze Vertraulichkeit und Verfügbarkeit von Daten ähnlich wie im Büro sichergestellt werden. So sollte der Arbeitsplatz nach Möglichkeit so eingerichtet sein, dass Familienangehörige keinen Einblick in dienstliche Daten erhalten, Daten in Dokumentenmappen bzw. verschließbaren Schränken aufbewahrt werden und Telefonate nicht von unbefugten Dritten mitgehört werden können.

Genutzte Hardware

Die Bereitstellung dienstlicher Hardware ist zu favorisieren und Privatgeräte sollten nur in zeitlich bedingten Ausnahmen gestattet sein. Der Zugriff auf die dienstlichen Netzwerke sollte über gesicherte Verbindung (z. B. VPN) und passwortgeschützte WLAN erfolgen. Sofern temporär private Geräte genutzt werden müssen, ist sicherzustellen, dass etwaige dienstliche Daten schnellstmöglich gelöscht werden.

Umgang mit Papierdokumenten

Beim Umgang mit Papierdokumenten im Homeoffice entstehen Risiken, die in Büros regelmäßig nicht auftreten. Diese Risiken beginnen bereits beim Transport und enden bei der Vernichtung nicht mehr benötigter Daten. Insbesondere sollte geregelt sein, wie Daten der ordnungsgemäßen Aktenvernichtung zugeführt werden aber auch, dass Originaldokumente nicht als Bastelutensilien verwendet werden.

Nutzung von Online-Meeting-Tools

Bei der Nutzung von Online-Meeting-Tools sind die besonderen Anforderungen, die aus der Verarbeitungstätigkeit entstehen zu berücksichtigen. Grundsätzlich sollten Online-Meeting-Tools genutzt werden, die eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung anbieten und der Zutritt zu den Konferenzräumen sollte über Passwörter abgesichert werden. Ebenso ist darauf zu achten, dass mit den Anbietern Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung zu schließen sind.

Technische Sicherheit

Durch das virtuelle Büro im Homeoffice erhöhen sich die Sicherheitsrisiken, da dieses virtuelle Büro über das Internet angebunden wird. Es ist darauf zu achten, dass der Zugriff aus dem Homeoffice nur auf erforderliche Server, Dateiablagen und Anwendungen beschränkt ist. Zudem sollte sichergestellt werden, dass erforderliche Updates und Patches auch um Homeoffice eingespielt werden und mobile Endgeräte eine Festplattenvollverschlüsselung nutzen.

Nutzung von Cloud-Diensten

Die digitale Zusammenarbeit aus dem Homeoffice erfordert die Nutzung sogenannter Collaboration Tools. Hierbei ist darauf zu achten, dass ebenfalls eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zu schließen ist und die Daten nach Möglichkeit verschlüsselt abgelegt werden sollten. Die Beschäftigten sind zudem zu sensibilisieren, dass Cloud-Konten ein erhöhtes Risiko von Phishing-Attacken darstellen.

Nutzung von Messengern

Sofern Messengerdienste zum Einsatz kommen, sind diese ebenfalls besonders zu sichern. Es ist u.a. darauf zu achten, dass eine wirksame Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erfolgt und ein Mobile-Device-Management den Upload von Kontakten steuern kann.

Allgemeine organisatorische Regelungen

Die Arbeit im Homeoffice kann das Risiko tiefgreifender Cyberangriffe erhöhen. Daher ist es erforderlich die Beschäftigten intensiv zu schulen und für diese Risiken zu sensibilisieren.

Experte für Datenschutz

Datenschutz muss effizient und mit Vernunft umgesetzt werden. Dann schafft er einen echten Mehrwert für Mitarbeiter sowie Kunden.

Johannes Mönter – Bachelor of Arts / Manager

Steuerrecht im Homeoffice

Auch die steuerrechtliche Beurteilung des Homeoffice unterliegt in den Zeiten der Corona-Krise der stetigen Veränderung. Erbringt der Arbeitnehmer seine betrieblichen Arbeiten ausschließlich oder überwiegend in seinem häuslichen Bereich, so spricht man im steuerrechtlichen Sinne von Homeoffice. Insbesondere die lohnsteuerliche Beurteilung von Sachverhalten in einem Unternehmen sind neben ertrags- und umsatzsteuerlichen Konsequenzen genauer zu betrachten und unter den Gesichtspunkten des Homeoffice neu zu bewerten.

I. Lohnsteuerrechtliche Behandlung

Grundsätzlich ist der Sitz des Arbeitgebers die erste Tätigkeitstätte des Arbeitnehmers, welche auch nicht durch vermehrtes Arbeiten im Homeoffice, an Bedeutung verliert.

Unter der ersten Tätigkeitsstätte ist nach § 9 Abs. 4 Einkommensteuergesetz (EStG) jede von der Wohnung getrennte ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers zu verstehen. Darunter fallen auch die Einrichtungen von Tochterunternehmen oder Kunden, zu denen der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet wird bzw. an denen er dauerhaft tätig ist. Der Arbeitnehmer kann pro Dienstverhältnis steuerrechtlich nur eine erste Tätigkeitsstätte anerkannt bekommen.

Entfernungspauschale

Im Rahmen der Einkommensteuererklärung hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit seinen Arbeitsweg als Werbungskosten geltend zu machen. Die sogenannte Entfernungspauschale entfaltet nach § 9 Abs. 1 Nr. 4 Einkommensteuergesetz (EStG) eine Abgeltungswirkung gegenüber sämtlichen Aufwendungen, die auf den Arbeitsweg entfallen. Die Aufwendungen für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel kann gemäß § 9 Abs. 2 EStG in Höhe ihrer tatsächlichen Kosten, sofern sie die Entfernungspauschale übersteigen, angesetzt werden. Der Arbeitsweg entfällt jedoch sobald Homeoffice in Anspruch genommen wird, sodass auch die Entfernungspauschale keine Anwendung finden kann.

Die steuerfreien Zuschüsse des Arbeitgebers nach § 3 Nr. 15 EStG, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn für die Aufwendungen von Arbeitnehmern für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gewährt werden, bleiben auch bei einer zeitweisen Tätigkeit im Homeoffice steuerfrei und mindern weiterhin die Entfernungspauschale des jeweiligen Arbeitnehmers, sofern tatsächlich geleistete Aufwendungen für eine Zeitfahrkarte vorliegen.

Homeoffice Pauschale

Mit der Verabschiedung des Jahressteuergesetzes 2020 reagierte der Bundestag am 16.12.2020 auf die fortlaufende Veränderung durch die Corona-Pandemie. Unter anderem beinhaltet das Gesetz die „Homeoffice Pauschale“, die im Gegenzug für den Wegfall des Arbeitswegs eine Entlastung für die Arbeitnehmer für den Veranlagungszeitraum 2020 und 2021 darstellen soll. Für jeden Kalendertag, an dem einer betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit in der häuslichen Wohnung nachgegangen wird, steht dem Steuerpflichtigen eine Pauschale in Höhe von 5 EUR zu. Sie kann höchstens an maximal 120 Tagen im Kalenderjahr, gedeckelt durch einen Höchstbetrag von 600 EUR, in Anspruch genommen werden. Diese Pauschale entfaltet eine Abgeltungswirkung für sämtliche Aufwendungen, unter anderem auch erhöhte Strom- und Wasserkosten, die für die Nutzung der häuslichen ‎Wohnung anfallen. Ein höherer Ansatz von Aufwendungen kann erfolgen, wenn die tatsächlichen Kosten eines separaten, abgeschlossenen Arbeitszimmers die Pauschale übersteigen. Die betragsmäßige Begrenzung für das Arbeitszimmer liegt nach § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 6b EStG bei maximal 1.250 EUR jährlich, sofern dem Arbeitnehmer kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Stellt das Arbeitszimmer im qualitativen Sinne grundsätzlich den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit dar, können die Kosten unbeschränkt in Abzug gebracht werden. Dazu sind insbesondere Aufwendungen für die Ausstattung und Einrichtung des häuslichen Arbeitszimmers abzugsfähig. Übersteigen die Anschaffungskosten von abnutzbaren, beweglichen und selbständigen Wirtschaftsgütern nach § 6 Abs. 2 EStG einen Nettobetrag von jeweils 800 EUR, so ist die Ausstattung anteilig über seine Nutzungsdauer abzuschreiben. Zusätzlich kann ab dem Wirtschaftsjahr 2021 für bestimmte Computerhardware – und software von einer Nutzungsdauer von einem Jahr ausgegangen werden. Eine steuerfreie Erstattung der Homeoffice Pauschale durch den Arbeitgeber kommt nicht in Betracht.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, das Arbeitszimmer oder gar einer nur zum Homeoffice genutzten Wohnung, an den Arbeitgeber zu vermieten. Für diesen Anwendungsfall können zwei unterschiedliche Beurteilungen in Betracht gezogen werden. Wird das Arbeitszimmer im betrieblichen Interesse des Arbeitgebers genutzt und liegen deutliche Indizien für dieses überwiegend betriebliche Interesse vor, kann ein Mietverhältnis zwischen dem Arbeitnehmer und Arbeitgeber begründet werden. Der Arbeitnehmer erzielt somit Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung und kann in diesem Rahmen alle mit dem Zimmer im Zusammenhang stehende Kosten in Abzug bringen. Geht die Finanzverwaltung jedoch von einer Anmietung im Interesse des Arbeitnehmers aus, sind die Einnahmen als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen.

Arbeitsmittel

Dazu können beruflich veranlasste Arbeitsmittel auch unabhängig davon, ob ein Arbeitszimmer anerkannt wird, als Werbungskosten abgesetzt werden. Darunter fallen auch berufliche Telefon- und Internetkosten, die in Höhe von 20 Prozent des Rechnungsbetrags, höchstens aber 20 Euro monatlich, steuermindernd geltend gemacht werden können. Eine steuerfreie Erstattung der Telefon- und Internetkosten durch den Arbeitgeber in Höhe von 20 Prozent bzw. maximal 20 Euro kann auch in Betracht kommen (R 3.50 EStR). Höhere Kosten müssen ordnungsgemäß nachgewiesen werden.

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für die Ausgaben, die im Zusammenhang mit dem Homeoffice stehen, ist zwischen dem steuerfreien Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG und dem steuer-und sozialversicherungspflichtigen Werbungskostenersatz zu unterscheiden. Ein Auslagenersatz liegt vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Auslagen ersetzt, die im unmittelbaren Interesse des Arbeitgebers angeschafft wurden und nicht dem eigenen Interesse des Arbeitnehmers zugeordnet werden können. Unerheblich ist, wer die Kosten für die Arbeitsmittel übernimmt. Aus steuerrechtlicher Sicht macht es keinen Unterschied, ob der Arbeitgeber die Arbeitsmittel beschafft und dem Arbeitnehmer zur betrieblichen Nutzung im Homeoffice zur Verfügung stellt oder ob der Argebergeber lediglich die Kosten für ein angeschafftes Arbeitsmittel durch den Arbeitnehmer erstattet. Für die Zuordnung zum steuerfreien Auslagenersatz ist es nur wichtig, dass die Arbeitsmittel regelmäßig im Eigentum des Arbeitgebers stehen sollten und eine private Mitnutzung vertraglich ausgeschlossen ist.

Werden im Rahmen des Arbeitsverhältnisses Arbeitsmittel dagegen im eigenen Interesse des Arbeitnehmers angeschafft und durch den Arbeitgeber erstattet, wird von einem Werbungskostenersatz gesprochen. Dies ist gegeben, sobald die Möglichkeit einer private Mitnutzung vorliegt. Allerdings kann bei der privaten Mitnutzung von betrieblichen Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten eine Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG vorliegen. Anders wird hier der Barzuschuss für Internetkosten behandelt. Diese Erstattungen durch den Arbeitgeber sind als steuerpflichtiger Werbungskostenersatz zu beurteilen. Im Gegenzug kann der Arbeitnehmer die Kosten als Werbungkosten geltend machen. Für bestimmte Fälle des Werbungskostenersatzes kann eine Pauschalbesteuerung in Betracht kommen, sofern die Voraussetzungen hierfür vorliegen.

Fahrzeuggestellung

Aber auch bei der Fahrzeuggestellung an den Arbeitnehmer kommt es zu einer anderen steuerlichen Beurteilung der pauschalen Nutzungswerte als geldwerter Vorteil. Grundsätzlich ermittelt sich der pauschale Nutzungswert für private Fahrten an Hand der 1%- Regelung nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nach § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG durch 0,03% pro Monat vom Bruttolistenpreis für den jeweiligen Entfernungskilometer. Anstelle dieser pauschalen Besteuerung können einheitlich die tatsächlichen Kosten angesetzt werden, soweit ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorliegt. Für die Versteuerung kommt es lediglich auf die Nutzungsmöglichkeit an. Auch für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte wird der geldwerte Vorteil unabhängig von der Anzahl der monatlichen Fahrten angesetzt, da ein Urlaubs- oder krankheitsbedingter Nutzungsausfall schon pauschal in der Berechnung Berücksichtigung findet. Die Pauschalierung umfasst auch die momentane Situation des Lockdowns.

Der Nutzungsausfall wird erst bei einem kompletten Monatsausfall berücksichtigt. Sucht der Arbeitnehmer einen vollen Kalendermonat die erste Tätigkeitsstätte nicht auf, entfällt auch für diesen Monat der geldwerte Vorteil von 0,03 % für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Bisher ermöglichte die Finanzverwaltung diese abweichende Berechnung nur bei einem monatelangen Ausfall auf Grund von Krankheit oder Urlaub. In analoger Anwendung könnte die selbe Ausnahme entstehen, wenn die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte tatsächlich durch die Tätigkeit im Homeoffice komplett für volle Monate wegfallen. Dies ist jedoch durch das Finanzministerium noch nicht entschieden worden. Deshalb empfiehlt sich eine Auskunft beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt einzuholen.

Es gibt jedoch auch die Möglichkeit die tatsächlichen Fahrten mit 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte zu bewerten. Diese Bewertungsmethode kommt insbesondere bei einer selten aufgesuchten (maximal 180 Fahrten im Kalenderjahr) ersten Tätigkeitsstätte in Betracht. Diese Option kann jedoch nur in Anspruch genommen werden, sofern dies gegenüber dem Arbeitgeber erklärt wird. Dazu ist die Optionsausübung an das Kalenderjahr gebunden. Im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung haben jedoch die Arbeitnehmer, die im laufenden Kalenderjahr bisher die 0,03-Prozent-Regelung angewandt haben, die Möglichkeit, für das gesamte Kalenderjahr zur Einzelbewertung zu wechseln.

Ist ein Arbeitsplatz am Sitz der Gesellschaft vertraglich ausgeschlossen worden, ist keine erste Tätigkeitsstätte vorhanden und dementsprechend entfällt die Versteuerung des geldwerten Vorteils zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Wird keine vertragliche Vereinbarung geschlossen, entscheiden quantitative Kriterien über eine dauerhafte Zuordnung zur ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitgebers.

II. Umsatzsteuerliche Behandlung

Auch die umsatzsteuerliche Behandlung darf gerade bei der Übernahme von Kosten für Arbeitsmittel bzw. Erstattungen an den Arbeitnehmer nicht außer Acht gelassen werden. Ein Vorsteuerabzug nach § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) ist nur gegeben, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung, die von einem Unternehmer an einen Unternehmer ausgestellt wurde, vorliegt und dieser auch zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Werden die Arbeitsmittel von dem Arbeitgeber beschafft, liegen keine Problematiken hinsichtlich des Vorsteuerabzuges vor. Liegt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) vor, ist ein Vorsteuerabzug auch ohne Angaben zum Leistungsempfänger möglich.

Ist der Arbeitnehmer als Leistungsempfänger betitelt worden und hat eine Kostenerstattung erhalten, ist ein Vorsteuerabzug für den Arbeitgeber grundsätzlich ausgeschlossen.

Expertin für Steuerrecht

Begeisterung ist der nie erlahmende Impuls, der uns Ziele erreichen lässt.

Elisabeth Zysk LL.M. – Diplom-Finanzwirtin, Master of Laws / Beraterin

Ausblick

Das Homeoffice wird ein Bestandteil gelebten Arbeitswelt bleiben. In welchem Umfeld dies erfolgt, wird maßgeblich davon abhängen, ob und unter welchen Voraussetzungen der Gesetzgeber die gesetzlichen Rahmenbedingungen des Homeoffice schafft.

Arbeitsrechtlicher Ausblick

Das Homeoffice bietet bereits jetzt für den Arbeitgeber und für den Arbeitnehmer Chancen und Risiken. Der Arbeitgeber wird dabei insbesondere an eine Kostenersparnis durch die Verringerung betrieblicher Arbeitsplätze, an die Personalbindung durch zufriedene Mitarbeiter und an ein positives Unternehmensimage denken. Dem gegenüber steht ein gewisser Kontrollverlust, Investitionen in die Erfüllung und Dokumentation der Schutzvorschriften sowie in die Schulung der Führungskräfte, um diesen das Werkzeug für ein erfolgreiches „Onlineführen“ mitzugeben.

Betriebsverfassungsrechtlich sieht das sich mit dem verabschiedeten Regierungsentwurf im Gesetzgebungsverfahren befindliche Betriebsrätemodernisierungsgesetz unter anderem die Einführung des § 87 Nr. 14 BetrVG vor, wonach die Ausgestaltung von mobiler Arbeit, die mittels Informations- und Kommunikationstechnik erbracht wird, mitbestimmungspflichtig sein wird. Der Gesetzbegründung nach handelt es sich lediglich um die Ausgestaltung des Homeoffice. Die Einführung des Homeoffice, d.h. das „ob“, verbleibt damit in der Entscheidungsbefugnis des Arbeitgebers.

Datenschutzrechtlicher Ausblick

Verantwortlich für die Sicherheit der Verarbeitung ist und bleibt der Arbeitgeber als verantwortliche Stelle. Der Beschäftigte hat keinen Einfluss auf die Auswahl geeigneter technischer Maßnahmen, welche die Sicherheit der Verarbeitung gewährleisten können bzw. die Risiken einer unzulässigen Verarbeitung reduzieren. Der Arbeitgeber, als verantwortliche Stelle, hat daher geeignete Maßnahmen zu treffen, die den Beschäftigten erst in die Lage versetzen seine Tätigkeiten aus dem Homeoffice heraus zu erledigen.

Im Zuge einer sich ändernden Arbeitswelt ist wohl davon auszugehen, dass Homeoffice, zumindest in bestimmten Branchen bzw. für bestimmte Tätigkeiten, fester und regelmäßiger Bestandteil von Arbeit wird.

Arbeitgeber sollten daher die aktuellen Erfahrungen mit sowie die Chancen und Risiken des Homeoffice für ihre Unternehmen bewerten und die für ihre Verarbeitungen erforderlichen organisatorischen und technischen Maßnahmen treffen, die zukünftig dafür sorgen können, dass die Arbeit aus dem Homeoffice datenschutzkonform gestaltet werden kann.

Steuerrechtlicher Ausblick

Mit fortschreitender Homeoffice-Tätigkeit wird auch immer mehr die Thematik der Überlassung von Arbeitsmitteln sowie Kostenerstattungen durch den Arbeitgeber in den Vordergrund rücken. Wichtig ist hierbei, dass im Vorhinein klare Vereinbarungen und vertragliche Regelung über die Nutzung der Arbeitsmittel und Fahrzeuge im Arbeitsvertrag vereinbart und gegebenenfalls Nachweise für die pauschale Kostenübernahme im Lohnsteuerkonto richtig verzeichnet werden. Dazu muss sich in diesem Zusammenhang die Frage über das Vorliegen von steuer- und sozialversicherungspflichtigem Arbeitslohn und steuerfreiem Arbeitslohn gestellt werden.