Verwaltung gemeinsam denken

Shared Service Center – warum Handlungsbedarf besteht!

Steigender Kostendruck, wachsende Anforderungen, der anhaltende Fachkräftemangel und die Notwendigkeit nach höherer Effizienz und Qualität in der Leistungserbringung stellen Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen. Außerdem gestaltet sich die Gewinnung qualifizierter und refinanzierbarer Verwaltungsfachkräfte zunehmend schwierig. 

Die Bündelung von gleichartigen, standardisierbaren Dienstleistungen in einer zentralen Einheit („Shared Service Center“), etwa aus den Bereichen Rechnungswesen, Personalabrechnung, IT oder Beschaffung, bietet einen wirkungsvollen Lösungsansatz und ermöglicht es, durch Spezialisierung, Standardisierung und klare Zuständigkeiten die Prozesseffizienz zu steigern, Qualität zu sichern und Synergien zu heben.

Was versteht man unter einem Shared Service Center?

Ein Shared Service Center ist ein internes Dienstleistungszentrum, das gleichartige Unterstützungsprozesse, beispielsweise aus dem Rechnungswesen, der Personalabrechnung, IT oder Beschaffung – in einer zentralen Organisationseinheit bündelt. Im Gegensatz zum klassischen Outsourcing bleibt das SSC Teil der eigenen Organisation. Es arbeitet mit eigenen Mitarbeitenden und erbringt Leistungen in einer klar definierten Kunden-Dienstleister-Beziehung gegenüber den internen Einheiten. 

Die Merkmale möglicher Leistungen eines Shared Service Centers liegen dabei insbesondere in der Standardisierbarkeit, Isolierbarkeit und Konsolidierbarkeit.

Der Vorteil: Wissen und Steuerungshoheit verbleiben vollständig im Unternehmen. Gleichzeitig werden Prozesse durch die Bündelung effizienter und transparenter gestaltet.

Kernaspekte eines Shared Service Center

Im SSC kommen mehrere Faktoren zusammen, die Organisationen zukunftssicher aufstellen:

Neben den organisatorischen Vorteilen ist der kulturelle Wandel oft die größte Herausforderung. Der Schritt von dezentral organisierten Verwaltungsstrukturen hin zu einer zentralisierten Einheit löst bei Mitarbeitenden und Führungskräften nicht selten Vorbehalte aus. Diese gilt es ernst zu nehmen und durch offene Kommunikation sowie gezieltes Veränderungsmanagement zu begleiten.

Steuerrechtlicher Kontext

Insbesondere für gemeinnützige Organisationen spielen steuerliche Rahmenbedingungen eine zentrale Rolle bei der Zentralisierung von Unterstützungsprozessen und somit der Gestaltung eines SSC. Leistungen, die nicht unmittelbar der Zweckverwirklichung dienen, können schnell als steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb eingestuft werden. Wir unterstützen Sie dabei, die Strukturen des Shared Service Centers zur Vermeidung gemeinnützigkeitsrechtlicher Risiken auszugestalten. 

Für die Betrachtung der Wirtschaftlichkeit eines Shared Service Centers kann insbesondere eine Umsatzsteuerbelastung erhebliche Auswirkungen haben. Für unseren ganzheitlichen Beratungsansatz ist daher selbstverständlich, dass wir bereits im Rahmen der Konzeptionsphase umsatzsteuerrechtliche Aspekte bedenken, um steueroptimale Gestaltungsvarianten zu identifizieren und umzusetzen.

Für eine rechtssichere Ausgestaltung begleiten wir Sie auch im Dialog mit der Finanzverwaltung – beispielsweise hinsichtlich Satzungsgestaltungen oder im Rahmen von verbindlichen Auskünften.

Unsere Leistungen im Überblick

Unsere Leistungen bei der Konzeption von Shared Service Strukturen:

• Grundlegende Erarbeitung der Funktionalstrategie für Verwaltungsbereiche
• Identifikation von Potenzialen und Auswahl der geeigneten Prozesse/Leistungen
• Berücksichtigung der steuerlichen Perspektive
• Berücksichtigung der gesellschafts- und arbeitsrechtlichen Perspektive
• Konzeption
• Umsetzungsbegleitung in der Praxis

Sie möchten ein Shared Service Center aufbauen oder bestehende Strukturen optimieren? 

Mit unseren Produkten und unserer Expertise begleiten wir Sie von der Konzeption bis zur Umsetzung. Sprechen Sie uns gerne an – wir unterstützen Sie dabei, die Vorteile eines SSC für Ihre Organisation voll auszuschöpfen. Jetzt Kontakt aufnehmen!

Besuchen Sie auch gerne unsere beiden kostenlosen Webinare Zukunftsfähiges Beschaffungswesen und Verwaltung gemeinsam denken - Synergien durch Kooperationen.