Teilnahme an virtuellen Besprechungen

Auf dieser Seite möchten wir Ihnen vorab die wichtigsten FAQs zur Teilnahme an unseren virtuellen Besprechungen via Microsoft Teams bereitstellen. Scheuen Sie sich nicht, uns bei weiteren Fragen oder Unklarheiten direkt zu kontaktieren. 


Mit welchem Anbieter finden unsere Meetings statt?

Für unsere Meetings nutzen wir Microsoft Teams. Aus Gründen der Sicherheit, Handhabung und Stabilität ist dies zurzeit das Maß der Dinge. Zudem müssen Sie (bei Unterstützung der entsprechenden Browser --> siehe unten) keine Anwendung installieren, sondern können direkt im Webbrowser teilnehmen.

 

Wie kann ich mich in ein Meeting mit Microsoft Teams einwählen?

1.) Link: Wenn Sie eine Einladung inklusive Teilnahmelink zu einer Microsoft Teams Besprechung per E-Mail oder einer Outlook-Einladung erhalten haben, finden Sie dort den Link zur Teilnahme.

2.) Dem Meeting beitreten: Bitte wählen Sie sich ungefähr 10 Minuten vor dem Start bereits ein, falls es noch zu technischen Komplikationen kommen sollte. Klicken Sie hierzu in Ihrer Besprechungseinladung auf den Link "An Microsoft Teams-Besprechung teilnehmen". Sie gelangen auf eine Seite, auf der Sie auswählen können, ob Sie im Webbrowser teilnehmen oder die Desktop-App herunterladen möchten.

  • Wenn Sie via Webbrowser teilnehmen, geben Sie bitte Ihren Namen ein und wählen Sie die gewünschten Audio- und Video-Einstellungen aus. 
  • Wenn Sie via Teams-App teilnehmen möchten, diese aber noch nicht installiert haben, können Sie die Desktop-App auch - meistens in Absprache mit Ihrem Admin/Ihrer IT - alternativ herunterladen. 
  • Wenn Sie bereits über die Teams-App verfügen, wird die Besprechung dort automatisch geöffnet.

Klicken Sie anschließend auf "Jetzt teilnehmen" und warten, bis das Meeting startet bzw. Sie bei einer sehr frühen Einwahl durch den Organisator aus dem Wartebereich "geholt" werden. Zumeist ist die Stummfunktion anfangs aktiviert, die Sie aber bei Fragen und Diskussionen jederzeit in der Menüleiste deaktivieren können. Hinweis: Die Menüleiste blendet sich immer dann ein, wenn Sie den Mouse Cursor auf die Folien/Webcams bewegen oder einmal kurz innerhalb des Meeting-Fensters klicken.

3.) Audio- & Videoverbindung: Für Besprechungen ist die Nutzung der Webcam sehr hilfreich, für Webinare zumeist nicht erforderlich. Eine Videoübertragung benötigt am meisten Bandbreite, sodass bei Problemen daher darauf verzichtet werden sollte. Es empfiehlt sich für eine dauerhaft stabile Verbindung die Verbindung per Lan-Kabel (nicht per Wlan).
Wichtig ist eine stabile und gute Audioverbindung, um sich am Meeting aktiv beteiligen zu können. Hierbei empfehlen wir ein Headset / Kopfhörer zu benutzen, um eine bessere Audioqualität sicherzustellen.

 

Welche technischen Voraussetzungen werden für die Teilnahme benötigt?

Folgende Browser werden unterstützt:

  • Microsoft Edge (neueste Version [79.0.309.71] sowie die zwei vorhergehenden Versionen)
  • Chrome (neueste Version [83.0.4103.61] sowie die zwei vorhergehenden Versionen)

 

Folgende Browser werden leider nicht unterstützt:

  • Safari
  • Internet Explorer 11
  • Firefox

Sollten Sie keinen Browser haben, der die Webanwendung unterstützt, bitten wir Sie, sich die Team-App vorher zu installieren. Dann ist eine Teilnahme problemlos möglich.

Was mache ich bei technischen Problemen?

Vor der ersten Teilnahme an einer Besprechung ist es sehr hilfreich, sich vorab mit dem Programm vertraut zu machen und ggf. Ihre IT-Abteilung oder Administratoren zu informieren.

Falls Sie technische Probleme während einer Besprechung haben, die Sie nicht über die Einstellungsoptionen in der eingeblendeten Tool-Leiste beheben können, empfehlen wir, sich einmal aus- und wieder einzuloggen. Damit können technische Probleme oftmals behoben werden. 

 

Was kann ich tun, wenn ich im Meeting nicht hörbar bin?

Falls Sie dennoch (siehe Hinweise zur Einwahl) nicht in der Besprechung hörbar sind, überprüfen Sie bitte, ob ggf. die Stummschaltung an Ihrem Headset aktiviert ist. Falls dies nicht hilft, loggen Sie sich bitte aus Teams aus, indem Sie auflegen und das Fenster schließen. Verbinden Sie das Headset BEVOR Sie dem Zugangslink folgen. Loggen Sie sich erneut ein. Gegebenenfalls sollten Sie die Funktionalität Ihres Headsets überprüfen.
Falls diese Hinweise Ihr Problem nicht gelöst haben: Für weitere Hilfe durch den Moderator nutzen Sie bitte den Chat und beschreiben kurz Ihr technisches Problem.