Die Saison der Bilanzsitzungen von Aufsichtsgremien (Aufsichtsrat oder anderes bezeichnete Gremien mit identischen Kompetenzen: Beirat, Verwaltungsrat, Caritasrat etc.) hat wieder begonnen. In den nächsten Wochen und Monaten werden, wie in jedem Jahr, entsprechende Beschlüsse durch Aufsichtsgremien und Gesellschafterversammlungen zu fassen sein. Nachfolgend soll aufgezeigt werden, welches Gremium dabei für den jeweiligen Beschluss zuständig ist.
Bei den Standardbeschlüssen in der Bilanzsitzung handelt es sich um Beschlüsse in Zusammenhang mit dem Jahresabschluss (Feststellung, Ergebnisverwendung, ggf. Billigung des Konzernabschlusses) sowie um die Entlastung der Geschäftsführung bzw. des Vorstands und die Wahl des Abschlussprüfers.
In diesem Beitrag stellen wir die wichtigsten rechtlichen Vorgaben dieser Beschlüsse kurz vor. Die inhaltliche Bedeutung der einzelnen Beschlüsse wollen wir in den nachfolgenden Newslettern genauer erläutern.
Feststellung des Jahresabschlusses
Für Aktiengesellschaften gilt nach § 172 AktG, dass Vorstand und Aufsichtsrat den Jahresabschluss feststellen. § 173 AktG ermöglicht, die Feststellung auch der Hauptversammlung zu überlassen.
Bei GmbHs ist gemäß § 46 Nr. 1 GmbHG grundsätzlich die Gesellschafterversammlung als oberstes Organ für die Feststellung des Jahresabschlusses zuständig. Gleiches gilt nach Nr. 1b auch für die Billigung des Konzernabschlusses. Die Feststellung muss bis zum Ablauf der ersten acht Monate oder, wenn es sich um eine kleine Gesellschaft handelt, bis zum Ablauf der ersten elf Monate des neuen Geschäftsjahrs erfolgen. Sofern der Gesellschaftsvertrag keine abweichende Regelung vorsieht, genügt eine einfache Mehrheit für den Beschluss. Die Geschäftsführer haben dazu unverzüglich nach der Aufstellung den Jahresabschluss und den Lagebericht sowie bei erforderlicher Abschlussprüfung auch den Prüfungsbericht des Abschlussprüfers den Gesellschaftern vorzulegen.
Die Vorgaben des § 46 Nr. 1 und 1b GmbHG sind dispositiv, d.h. die Zuständigkeiten können im Gesellschaftsvertrag auch einem Aufsichtsgremium übertragen werden. Ein fakultatives Aufsichtsgremium hat sich regelmäßig mit dem Jahresabschluss zu beschäftigen. In der Praxis ist das Aufsichtsgremium entweder selber für den Beschluss oder mindestens für die Unterbreitung eines Beschlussvorschlages für die Gesellschafterversammlung zuständig. Die Gesellschafter haben auf jeden Fall ein Einsichtsrecht.
Ergebnisverwendung
Der Beschluss über die Verwendung des Jahresergebnisses bestimmt, wie das festgesetzte Ergebnis des abgelaufenen Geschäftsjahres verwendet wird. Nach § 174 AktG beschließt die Hauptversammlung der AG über die Verwendung des Bilanzgewinns. Sie ist hierbei an den festgestellten Jahresabschluss gebunden.
Wie zur Jahresabschlussfeststellung gilt für GmbHs auch für die Ergebnisverwendung die Vorgabe des § 46 Nr. 1 GmbHG. Demnach ist grundsätzlich die Gesellschafterversammlung zuständig. Vorbehaltlich satzungsmäßiger Vorgaben ist die einfache Mehrheit ausreichend. Der Gesellschaftsvertrag kann den Beschluss auch einem Aufsichtsgremium zuweisen. Es gelten die identischen Fristen wie für die Feststellung. Daher werden in der Praxis die Beschlüsse zur Feststellung des Jahresabschlusses und zur Ergebnisverwendung häufig gemeinsam durch das gleiche Gremium gefasst.
Entlastung
Mit einer Entlastung wird die Tätigkeit von Organmitgliedern gebilligt. Sie kann haftungsbegrenzend wirken. Nach § 120 AktG ist für die Entlastung von Vorständen von Aktiengesellschaften ausschließlich die Hauptversammlung zuständig. Ebenfalls beschließt die Hauptversammlung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates. Die Beschlüsse müssen in den ersten acht Monaten des neuen Geschäftsjahres gefasst werden.
Die Entlastung der Geschäftsführer einer GmbH liegt grundsätzlich im Zuständigkeitsbereich der Gesellschafterversammlung (§ 46 Nr. 5 GmbHG). Der Beschluss wird mit einfacher Mehrheit gefasst wobei der Gesellschaftsvertrag ein abweichendes Quorum vorgeben kann. Eine Frist für den Beschluss zur Entlastung ist im Gesetz nicht vorgesehen. Es ist umstritten, ob ein Anspruch auf einen Entlastungsbeschluss in der GmbH besteht.
Die Zuständigkeit der Gesellschafterversammlung zur Entlastung der Geschäftsführer kann mit Satzungsvorgabe auf das Aufsichtsgremium der GmbH übertragen werden. Die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsgremiums der GmbH selber ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, einen Verweis auf § 120 AktG gibt es im GmbHG nicht. Nach überwiegender Auffassung soll ein Anspruch auf (jährliche) Entlastung bestehen. Zudem enthalten GmbH-Gesellschaftsverträge i.d.R. Vorschriften zur Entlastung der Aufsichtsgremien. Ein entsprechender Beschluss wird durch die Gesellschafterversammlung gefasst.
Wahl des Abschlussprüfers
Schließlich erfolgt in der Bilanz- oder spätestens in einer nachfolgenden Sitzung die Wahl des Abschlussprüfers. Die Wahl ist Voraussetzung für die Beauftragung des Abschlussprüfers. § 318 Abs. 1 Satz 1 HGB sieht vor, dass der Abschlussprüfer des Jahresabschlusses von den Gesellschaftern gewählt wird. Demnach wählen die Hauptversammlung einer AG (§ 119 Abs. 1 Nr. 4 AktG) und die Gesellschafterversammlung der GmbH jeweils den Abschlussprüfer. § 318 Abs. 1 Satz 2 HGB ermöglich abweichende Regelungen im Gesellschaftsvertrag der GmbH, so dass die Wahl auf das Aufsichtsgremium übertragen werden kann.
Zuständigkeiten im Gesellschaftsvertrag beachten
Die wiederkehrenden Standardbeschlüsse in einer Bilanzsitzung werden vom GmbHG grundsätzlich der Gesellschafterversammlung zugeordnet. Aufgrund der dispositiven Vorgaben können diese Beschlüsse aber auch einem fakultativen Aufsichtsgremium übertragen werden. Maßgeblich sind die Vorgaben des Gesellschaftsvertrages. Von dieser Möglichkeit wird in der Praxis regelmäßig Gebrauch gemacht. Sofern dem Aufsichtsgremium die Überwachung der Geschäftsführung übertragen wurde, ist die Übertragung von Kompetenzen auch sinnvoll. Ob dieses sämtliche oder nur ausgewählte Beschlüsse in diesem Zusammenhang betrifft, bleibt dem Innenverhältnis der GmbH überlassen. Keinesfalls sollte die Stellung der Gesellschafterversammlung als oberstes Organ ausgehöhlt werden. Für andere Rechtsformen als AG oder GmbH sind mangels gesetzlicher Regelungen die jeweiligen Vorgaben der Satzung einschlägig.
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