Die letzten Wochen haben gezeigt, dass Covid-19 noch nicht vorbei ist und uns offenbar noch länger begleiten wird. Viele Gremien von Stiftungen und Vereinen waren schon wieder vorsichtig in das Tagesgeschäft zurückgekehrt und müssen nun, angesichts steigender Infektionszahlen, ihre Planungen für das vierte Quartal und den Anfang des nächsten Jahres überdenken. Gerade für Mitgliederversammlungen und Sitzungen von Vorständen und Aufsichtsorganen müssen teilweise langfristige Raum- und Terminabsprachen getroffen werden.
Covid-19 bietet aber gerade hier ungeahnte und langfristige Chancen. Denn auch wenn Pandemien nicht jährlich stattfinden, kann es immer passieren, dass Mitglieder der Gremien physisch nicht zusammentreffen können. Die Lösung: Videokonferenzen.
Gerade für Vereine und Stiftungen mit überregionalen Strukturen können Videokonferenzen und Online-Abstimmungen ein dauerhafter Ersatz für Präsenzsitzungen sein bzw. einen großen Teil der Präsenzsitzungen ersetzen. Der Reiseaufwand wird verringert und die Flexibilität der Gremien erhöht.
Satzung und Gesetz beachten
Dabei gilt es aber einige Dinge zu beachten. Nach § 32 BGB sind Mitgliederversammlungen grundsätzlich durch Anwesenheit an einem Ort abzuhalten. Aktuell enthält Art. 2 § 5 Abs. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht (Covid-19-Gesetz) zwar die Möglichkeit, Sitzungen auf elektronischem Wege unabhängig von der Satzung und von § 32 Abs. 1 BGB abzuhalten. Dies soll sinngemäß auch für Stiftungsräte, Vorstände und Aufsichtsorgane Anwendung finden. Das Gesetz gilt jedoch nur noch bis Ende 2021. Danach müssen wieder physische Sitzungen stattfinden.
Von § 32 Abs. 1 BGB kann aber grundsätzlich in der Satzung abgewichen werden. Daher gilt es jetzt die Chance zu nutzen, die Satzungsbestimmungen im Rahmen von Online-Sitzungen zu ändern, damit die neu geschaffene Flexibilität nicht Ende 2021 wieder im Korsett der Satzung abgeschnürt wird.
Aufstellen für die Zukunft
In der Beratungspraxis kommt dabei jedoch häufig die Frage nach den Abstimmungen auf. Zwar können sich viele Gremienmitglieder eine Videokonferenz durchaus vorstellen, sobald es jedoch um geheime Abstimmungen – zum Beispiel bei Vorstandswahlen – geht, stößt das Modell an seine Grenzen. Aber auch für dieses Problem gibt es Lösungen. Durch virtuelle Abstimmungsräume lassen sich auch geheime Abstimmungen durchführen.
Bei der Auswahl des Anbieters sind rechtliche und technische Aspekte zu prüfen. Für Videokonferenzen müssen die Gremienmitglieder geeignete Möglichkeiten der Teilnahme bzw. die passende technische Ausstattung haben. Das bedeutet, dass ein Anbieter verwendet werden sollte, dessen Software einfach zu bedienen und schnell verfügbar ist. Gleichzeitig muss auch der Datenschutz beachtet werden, das gilt insbesondere, wenn sensible Daten kommuniziert werden. Bei virtuellen Abstimmungen ist zudem darauf zu achten, dass nur Teilnehmer abstimmen können, die auch stimmberechtigt sind und eine Rückverfolgbarkeit nicht möglich ist. Ist dies geschehen, gilt es die Satzung und die Geschäftsordnung entsprechend anzupassen und für die Zukunft aufzustellen.
Wir bieten Unterstützung
Die Anwälte der CURACON Rechtsanwaltsgesellschaft können Ihnen bei der rechtlichen und technischen Umsetzung helfen. Dazu erstellen wir Ihnen z.B. einen Leitfaden für die Mitglieder und begleiten Sie von der Einladung bis zur Versammlung. Wir können Ihnen Videokonferenzen einrichten und virtuelle Abstimmungsräume bereitstellen. Gemeinsam mit unseren Kollegen aus den Bereichen Steuer- und Unternehmensberatung machen wir Ihre Satzung fit für die Zukunft.
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