Die rechtliche Situation
Die EU sieht mit ihrer Hinweisgeber-Richtlinie (EU) 2019/1937 (HinSch-RL) vor, dass Organisationen eigene Stellen einrichten müssen für Personen, die bestimmte Rechtsverstöße melden (wollen). Die HinSch-RL gilt seit dem 18.12.2021 in Teilen direkt, da die BRD die Umsetzungsfrist verpasst hat.
Nach zähem Ringen hat der Bundesrat nunmehr dem vom Bundestag beschlossenen Entwurf am 12.05.2023 zugestimmt. Das HinSchG tritt damit nun einen Monat nach seiner Verkündung im Bundesgesetzblatt in Kraft – aller Voraussicht nach Mitte Juni 2023.
Ab dann haben Hinweisgeber im Sinne des HinSchG erweiterte Melde-Rechte und genießen umfassenderen Schutz und auf Organisationen mit mehr als 50 Beschäftigen kommen zahlreiche Pflichten zu.
Die (zukünftige) Rechtslage
Das HinSchG verpflichtet Organisationen mit mindestens 50 Beschäftigten dazu, mindestens eine interne Meldestelle einzurichten, die u. a. eine vertrauliche Meldung und Kommunikation mit Hinweisgebern erlaubt. Das gilt für privat- und öffentlich-rechtliche juristische Personen. Im öffentlichen Sektor sind alle
- Gebiets- oder Personal-Körperschaften,
- Anstalten,
- Stiftungen sowie deren rechtsfähige Betriebe,
- Verwaltungen und Behörden betroffen – einschließlich der evangelischen und katholischen Kirche mit ihren Einrichtungen und Gemeinden.
Ist der Bund oder ein Bundesland Beschäftigungsgeber, bestimmen die obersten Bundes- oder Landesbehörden einzelne oder mehrere Behörden, Verwaltungsstellen, Betriebe etc. die die (gemeinsame) interne Meldestelle einzurichten haben. Für Gemeinden bzw. Gemeindeverbände und dazugehörige Organisationen soll (zukünftiges) Landesrecht gelten. Für die evangelische und katholische Kirche sieht das HinSchG keine erleichternden Regelungen vor, sodass es bei der Grundregel für Organisationen größer 50 Beschäftigen bleibt.
Jedenfalls dürfen Hinweisgeber zukünftig direkt extern an die zuständige Behörde melden.
Dabei greift ein weiter persönlicher Geltungsbereich für jeden, der im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit Informationen über die erfassten Verstöße erlangt – neben Arbeitnehmern auch: Beamte, Auszubildende, arbeitnehmerähnlich Beschäftigte, Selbstständige, Lieferanten etc. Diese Personen dürfen sich dann aussuchen, ob sie Informationen über Verstöße an die interne oder direkt an die externe, behördliche Melde-Stelle weitergeben. Auf Bundes-Ebene soll diese beim Bundesamt für Justiz eingerichtet werden, den Ländern soll außerdem freistehen, jeweils eigene Whistleblowing-Behörden einzurichten.
Auf dieses Wahlrecht müssen Sie als verpflichtete Organisation laut HinSchG explizit hinweisen. Nur der Gang an die Öffentlichkeit ist erst nachrangig zulässig.
Richten verpflichtete Organisationen ein solches „Whistleblowing-System“ nicht ein, sieht das HinSchG ein Bußgeld in Höhe von 20.000 € vor.
Die entsprechende Vorschrift kommt sechs Monate nach Inkrafttreten des HinSchG zur Anwendung. Die Einrichtungs- und Betriebs-Pflicht besteht für Organisationen mit mehr als 250 Beschäftigen aber schon mit Inkrafttreten des HinSchG, für Organisationen mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten erst ab dem 17.12.2023. Da die Einrichtung einer internen Meldestelle erfahrungsgemäß einige Monate dauert und die neuen Melde- und Schutz-Rechte von Hinweisgebern mit Inkrafttreten des HinSchG bereits gelten, sollten sich betroffene Organisationen jetzt zügig um die rechtskonforme Umsetzung kümmern.
Best Practice
Nutzen Sie die Einrichtungspflicht als Chance, ein Hinweisgeber-System nicht nur minimal rechtskonform, sondern optimal praxisnah entlang der Bedürfnisse von Insidern mit Kenntnissen über relevante Verstöße einzurichten. Bieten Sie potenziellen Hinweisgebern eine positive Whistleblowing-Umgebung und aufwandsarm nutzbare Meldekanäle.
So profitieren Sie bestmöglich von den Haupt-Vorteilen: Sie vermeiden jedenfalls Bußgelder für die Nichteinrichtung und als Entscheidungsträger/Mitglied von Aufsichtsgremien zusätzlich daraus resultierende persönliche straf-/haftungsrechtliche Folgen. Außerdem erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass bisher unbekannte oder unbearbeitete Missstände interne aufgedeckt werden.
Sie schaffen so ein Frühwarnsystem, das die Risikokommunikation verbessert und bestenfalls präventiv wirkt, aber jedenfalls eine zeitnahe Reaktion ermöglicht. Dann haben Hinweisgeber auch keinen Grund, von ihrem Wahlrecht Gebrauch zu machen und so überraschende behördliche Maßnahmen auszulösen, die neben dem Verlust der Bearbeitungshoheit auch Haftungskosten, Geld-/Freiheitsstrafen, berufsrechtliche Sanktionen und Reputations-Schäden nach sich ziehen (können).
Sie haben Fragen oder wissen nicht, wie Sie ein wirksames „Whistleblowing-System“ einzurichten haben? Kein Problem! Die HinSch-RL gestattet es ausdrücklich, externe Dienstleister damit zu beauftragen. Wir von der Curacon beraten Sie gerne rund um dieses aktuelle und brisante Thema. Auf Wunsch übernehmen wir auch die Einrichtung und den Betrieb komplett für Sie, inklusive Schulungen, Bereitstellung rechtskonformer Dokumente, Empfang und Bearbeitung der eingehenden Meldungen etc. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf!
Und in unserem neuen Video gibt Ihnen unser Experte Guido Kraus einen Überblick was Sie beachten müssen und wie Sie vorgehen sollten, wenn Sie ein Hinweisgeber-System in Ihrem Unternehmen etablieren möchten. Gerne beraten wir Sie zur Einrichtung eines wirksamen Systems. Kommen Sie gerne auf uns zu!