Der Prozess der Dienstplanung bietet aufgrund seiner vielen Schnittstellen nicht nur erhöhtes Konfliktpotenzial, sondern wird durch die Vielzahl an externen Rahmenbedingungen durch gesetzliche oder tarifliche Vorgaben auch sehr schnell unübersichtlich. Die Hoffnung für Besserung ruht daher oftmals auf einer Software, die den Prozess unterstützen und bestenfalls optimieren soll.
Welche Schwierigkeiten gibt es in der Praxis?
Der bisher entweder vollständig oder stellenweise analog gelebte Prozess lässt sich jedoch regelhaft nicht Schritt für Schritt in eine Software überführen. Zumeist fallen im Rahmen der Übersetzung in die neue Umgebung strukturelle Probleme auf, die sich nicht einfach durch Digitalisierung lösen lassen. An diesem Punkt ist häufig das gesamte Projekt gefährdet. Allerdings gibt es für diese prozessualen Probleme bereits vorab eindeutige Warnsignale. Diese gilt es in regelmäßigen Prüfungen der eigenen Abläufe zu erkennen und möglichst routinemäßig zu beheben.
Warnsignale richtig deuten und Prozesse entsprechend anpassen
Insbesondere im Bereich der Dienstplanung lassen sich strukturelle Fehler im Prozess sehr gut über regelmäßige Prüfungen der Dienstpläne erkennen. Das Hauptaugenmerk liegt dabei auf der gleichmäßigen Verteilung von Diensten und der geordneten Rollierung beispielsweise jedoch auch auf Häufungen von ausgelösten Arbeitszeitverstößen. Solche eindeutigen Warnsignale können Hinweise auf einen nicht optimal gelösten Prozess liefern.
Erkennt man im Rahmen der routinemäßigen Prüfungen Schwierigkeiten im Bereich des Prozesses, sollte zuerst das Gespräch mit den Dienstplanverantwortlichen gesucht werden. Unter Umständen gibt es äußere Einflussfaktoren, welche die vorliegenden Probleme auslösen. Dies können beispielsweise eine hohe Personalfluktuation oder ungeplante gehäufte Ausfälle sein, welche kurzzeitig eine ungleiche Dienstverteilung aufgrund weniger verfügbarenMitarbeitenden auslösen.
Mitunter werden im gemeinsamen Gespräch jedoch auch prozessuale Schwachpunkte erkannt, welche die Dienstverteilung negativ beeinflussen. So fällt bei gemeinsamer Betrachtung häufig die Vielzahl an verschiedenen und nicht gut aufeinander abgestimmten Dienstarten auf. Zu viele Dienstarten, die nicht gut miteinander harmonieren, können dauerhaft eine sinnvolle Dienstauslastung verhindern. Findet man derartige Ablaufprobleme, lassen sich diese nicht einfach durch die Überführung in eine Software beheben, da sie sozusagen mit dem restlichen Prozess in die neue Umgebung migriert werden.
Bei der Aufarbeitung von Schwachstellen im Prozess sowie der Anpassung eines Ablaufs an sich verändernde Rahmenbedingungen unterstützen wir Sie sehr gerne. Jetzt Kontakt aufnehmen!