Die Anforderungen an Aufsichtsgremien und ihre Mitglieder:innen steigen stetig. Aufgrund von Ereignissen wie z.B. rund um Wirecard wurden neue gesetzliche Anforderungen für die Überwachung geschaffen, die auf freiwillige Gremien ausstrahlen. Zudem haben Skandale, die auch vor dem frei-gemeinnützigen Bereich nicht Halt machen, die Corporate Governance und damit auch den Aufsichtsrat als wesentlichen Bestandteil der Corporate Governance in der Öffentlichkeit vermehrt in den Fokus gerückt.
Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass ein Aufsichtsgremium sich selbst und seine Arbeit immer wieder hinterfragt und beurteilt. Der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) empfiehlt dazu seit seiner Errichtung 2002 das Instrument der Beurteilung:
„Der Aufsichtsrat soll regelmäßig beurteilen, wie wirksam der Aufsichtsrat insgesamt und seine Ausschüsse ihre Aufgaben erfüllen“.
Ziele der Effizienzprüfung
Diese auch Effizienzprüfung genannte Evaluation hat das Ziel,
- die Arbeit des und die Zusammenarbeit im Aufsichtsgremium zu verbessern,
- Arbeitsweisen weiterzuentwickeln,
- Verbesserungspotentiale aufzuzeigen und somit
- die Wirksamkeit der Gremienarbeit zu steigern.
Dabei ist nicht nur zu prüfen, ob die rechtlichen Vorgaben beachtet werden. Es muss insbesondere untersucht werden, ob das Gremium effektiv und ergebnisorientiert arbeitet. Problemfelder bei der tatsächlichen Ausübung von Rechten und Pflichten sowie von Rollen und Verantwortlichkeiten sollen identifiziert werden. Im Vordergrund steht dabei die Frage, ob das Gremium in der Lage war, sich mit den für das Unternehmen wesentlichen Themen auseinanderzusetzen und ob es das auch wirtschaftlich und ergebnisorientiert getan hat. So können Erschwernisse der Gremienarbeit, wie z.B. nicht engagierte Mitglieder, fehlende Fachkompetenzen oder eine schwache Teamführungskompetenz des Vorsitzenden aufgedeckt und angegangen werden.
Die Effizienzprüfung erfolgt im frei-gemeinnützigen Gesundheits- und Sozialwesen bisher zurückhaltend. Nur in wenigen Satzungen oder Geschäftsordnungen finden sich explizite Vorgaben dazu. Dabei dokumentiert das Gremium mit einer solchen Prüfung gegenüber den Gesellschaftern bzw. Vereinsmitgliedern ein hohes Maß an Verantwortung und die Bereitschaft, sich zu hinterfragen und zu verbessern. Ein weiterer Vorteil kann sich durch ein gestiegenes Verantwortungsgefühl, ein stärkeres Engagement und damit eine höhere Kollegialität und Teamarbeit der Mitglieder ergeben.
Voraussetzung für eine überzeugende Evaluierung ist die Einbeziehung aller Mitglieder des Gremiums und die Bereitschaft dieser zu einer ehrlichen, offenen und sachlichen Mitwirkung daran.
Methoden und Verfahrensweisen liegen im Ermessen des Gremiums
Der DCGK gibt keine Methode oder Verfahrensweise vor, wie eine Beurteilung erfolgen soll. Das Vorgehen liegt daher im Ermessen des Gremiums. Die Beurteilung kann als Selbst- oder als Fremdevaluierung erfolgen. Bei einer bislang bereits vertrauensvollen Zusammenarbeit im Gremium kann durchaus eine Selbstbeurteilung erfolgen. Sind dagegen bereits Unstimmigkeiten bekannt oder verfügt das Gremium nicht über die notwendigen Fähigkeiten für die Evaluierung so sollte ein externer Berater hinzugezogen werden. Damit kann eine größere Akzeptanz, Transparenz und Objektivität erreicht werden. Auch kann der externe Berater über Vergleiche mit anderen Gremien Verbesserungspotentiale und „best-practice“ aufzeigen.
Die Durchführung der Evaluation kann in verschiedenen Formaten erfolgen. Neben der offenen Diskussion im Gremium werden grundsätzlich (unternehmensspezifische) Fragebögen zur Bestandsaufnahme verwendet. Ergänzungen können durch die Analyse von Vorstandsberichten und Aufsichtsratsprotokollen, durch Beobachtungen von Dritten und durch Einzelgespräche erfolgen. Die sich aus der Durchführungen ergebenden Ergebnisse müssen gewissenhaft dokumentiert und zeitnah und ausführlich im Gremium beurteilt werden. Nur so können daraus notwendige Handlungsempfehlungen abgeleitet werden. Die Umsetzung der Empfehlungen muss regelmäßig nachgehalten werden.
Themen der Evaluation
Inhalt der Evaluation ist dabei die gesamte Tätigkeit des Gremiums. Die Themen können unterschiedlich betrachtet werden: Es kann zwischen formal-organisatorischen oder materiell-inhaltlichen Aspekten, zwischen der Interaktion mit Dritten oder der Kommunikation im Gremium selbst sowie zwischen der Betrachtung des gesamten Gremiums oder des einzelnen Mitglieds unterschieden werden. Konkret können diese Themen behandelt werden, wobei die Auswahl wieder im Ermessen des Gremiums liegt:
- Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern
- Informationsversorgung durch den Vorstand
- Qualität der Diskussion im Aufsichtsrat
- Zusammenwirken von Vorstand und Aufsichtsrat bei der Strategiefestlegung
- Offenheit bei gemeinsamen Sitzungen von Vorstand und Aufsichtsrat
- Organisation des Aufsichtsrates und des Sitzungsablaufs
- Selbstverständnis des Aufsichtsratsvorsitzenden
- Fachliche Diversität im Aufsichtsrat
- Häufigkeit der Aufsichtsratssitzungen
- Nachfolgeprozesse für den Vorstand
- Qualität der Unterlagen für den Aufsichtsrat
- Festlegung der Tagesordnung
- Selbstverständnis der Aufsichtsratsmitglieder
- Klarheit der Nachfolgeprozesse für Aufsichtsräte
- Demographische Diversität des Aufsichtsrates
- Prozess zur Leistungsbeurteilung des Vorstandes
- Höhe und Zusammensetzung der Aufsichtsratsvergütung
- Argumentationskultur innerhalb des Aufsichtsrates
- Umgang mit Interessenkonflikten und
- Informationsversorgung zwischen Aufsichtsratsvorsitzendem und Plenum.
Bedeutung der Effizienzprüfung wird zunehmen
Die Effizienzprüfung des Aufsichtsgremiums ist ein wichtiges Verfahren, um die Arbeit eines Gremiums beurteilen und verbessern zu können. Eine weitere Bedeutung wird das Thema sicherlich auch durch die neuen Anforderungen zur Nachhaltigkeitsberichterstattung erhalten. Diese betreffen nicht nur Umwelt- und Sozialfaktoren, sondern auch Governancefaktoren. Die Effizienzprüfung des Aufsichtsgremiums als ein wesentlicher Bestandteil der Corporate Governance ist daher auch ein wichtiges Kriterium zur Darstellung der Nachhaltigkeit in diesem Bereich. Sprechen Sie uns gerne dazu an.
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