Aktueller Auslöser des Themas
Ausgelöst durch die Neuauflage des Deutschen Corporate Governance Kodex 2019 sowie durch das Gesetz zur Stärkung der Finanzmarktintegrität (FISG) wird in einigen Unternehmen das Thema „Einarbeitung von Aufsichtsratsmitgliedern“ bzw. Kenntnisse im Aufsichtsrat auf die Agenda der zu diskutierenden Themen genommen. Der Kodex spricht in der aktuellen Fassung erstmalig die Empfehlung aus, neue Aufsichtsratsmitglieder bei Antritt ihrer Tätigkeit angemessen zu unterstützen. Dies erfolgt bislang nur in den seltensten Fällen in einem strukturierten Prozess, wie er für neue Mitarbeiter unter dem Stichwort „Onboarding“ in nahezu allen Unternehmen hingegen fest etabliert ist.
Inhalte der Einarbeitung
Ziel der Einarbeitung der neuen Aufsichtsratsmitglieder sollte sein, diese in möglichst kurzer Zeit auf einen aktuellen Kenntnisstand über die Grundlagen des Unternehmens, die Besonderheiten der Brache und akut zu behandelnde Themenstellungen zu bringen. Sie sollten in den zu führenden Diskussionen das annähernd gleiche Wissen, das auch die anderen Gremienmitglieder haben, aufweisen können. Neben individuellen Gesprächen mit dem Vorstand und dem/der Aufsichtsratsvorsitzenden, der Vor-Ort-Besichtigung von Einrichtungen, kann ein Einarbeitungs-Ordner hilfreich und effizient sein.
Mögliche Instrumente der Einarbeitung
In diesem (möglicherweise digitalen) Ordner sollten die Satzung/der Gesellschaftsvertrag, evtl. vorhandene Geschäftsordnungen, der letzte Prüfungs- und/oder Geschäftsbericht und Protokolle inkl. Anlagen der letzten Sitzungen enthalten sein.
Sollten gleich mehrere Mitglieder des Aufsichtsrates neu sein, kann das aufzubauende Wissen auch in einer Schulung oder Informationsveranstaltung für neue Gremienmitglieder gebündelt vermittelt werden. Hier kann auch das Thema Rechte und Pflichten von Aufsichtsgremienmitgliedern direkt mit behandelt werden, denn jede/r Aufsichtsrat/-rätin übernimmt mit der Ausübung dieser Tätigkeit eine gewisse Verantwortung. Um dieser Verantwortung gerecht zu werden, ist eine umfassende Beschäftigung mit dem Unternehmen, dem Unternehmensgegenstand und den konkreten Ausgestaltungen in der Praxis eine unabdingbare Voraussetzung. Aufsichtsratsmitglieder sollten sich von Anfang an willkommen, gut informiert und "ausgestattet" fühlen, und den Einsatz, den sie für diese ehrenamtliche Tätigkeit erbringen, möglichst wertgeschätzt zu wissen.
Sollten Sie Unterstützung bei der Einarbeitung von neuen Mitgliedern Ihres Aufsichtsrates haben, stehen Ihnen unsere Expert:innen dabei gerne zur Seite. Jetzt Kontakt aufnehmen!