Im öffentlichen Sektor Standard, im kirchlichen Bereich immer häufiger anzutreffen: Die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung wird häufig als Erweiterung der Jahresabschlussprüfung beauftragt.
Verpflichtende Anwendung
Halten Gebietskörperschaften einzeln oder gemeinsam die Mehrheit der Anteile an einer privatrechtlichen Gesellschaft, können Sie gemäß § 53 Abs. 1 Nr. 1 HGrG die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung verlangen. Das Institut der Wirtschaftsprüfer hat darauf mit dem Prüfungsstandard IDW PS 720 „Berichterstattung über die Erweiterung der Abschlussprüfung nach § 53 HGrG“ reagiert und dem Abschlussprüfer eine Arbeitshilfe an die Hand gegeben.
Der Verband der Diözesen Deutschlands KöR (VDD) hat für sich selbst und einen bestimmten Kreis von kirchlichen Körperschaften und Unternehmen die „Richtlinie für die Prüfung der Rechnungslegung sowie die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung und die Darstellung der wirtschaftlichen Verhältnisse“ erlassen.
Bestimmte Spitzenverbände der freien Wohlfahrtspflege verlangen von ihren Mitgliedern die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung in einem Drei-Jahre-Rhythmus. Die zu verwendenden Fragenkataloge orientieren sich dabei regelmäßig an IDW PS 720 und werden um sachgerechte Spezifika ergänzt.
Ergänzend sei darauf hingewiesen, dass sich in einigen Bundesländern die Prüfung der Jahresabschlüsse von Gebietskörperschaften auch darauf erstreckt, ob die gesetzlichen Vorschriften und die sie ergänzenden Satzungen und sonstigen ortsrechtlichen Bestimmungen beachtet – und damit eben auch die haushaltsrechtlichen Vorschriften – beachtet worden sind. Für diese Erweiterung hat das Institut der Rechnungsprüfer die IDR Prüfungsrichtlinie 720 „Ordnungsmäßigkeit der Haushaltswirtschaft“ herausgegeben.
Inhaltliche Stoßrichtung
Die vorgenannten Regelungswerke und ihre zugehörigen Fragenkataloge eint, dass die durchzuführenden Prüfungshandlungen einen erweiterten Einblick des Auftraggebers in das geprüfte Unternehmen bzw. die geprüfte Körperschaft ermöglichen und die Überwachungsfunktion unterstützen sollen.
Der erweiterte Einblick bezieht sich dabei insbesondere auf folgende Themenkreise:
- Tätigkeiten der Überwachungs- und Leitungsorgane
- Aufbau- und ablauforganisatorische Grundlagen
- Planungswesen und Informationssysteme
- Risikofrüherkennung
- Compliance Management
- Interne Revision
- Übereinstimmung der Rechtsgeschäfte mit Gesetz, Satzung, Geschäftsordnung, Geschäftsanweisungen oder Beschlüssen
- Vergabe
- Berichterstattung an das Aufsichtsorgan
- …
Die jeweiligen Fragenkataloge gehen somit erkennbar über die klassischen Prüfungshandlungen im Rahmen einer Jahresabschlussprüfung hinaus.
Durchführung und Berichterstattung
In der Praxis startet die ODG-Prüfung in der Regel mit einem Interview auf Basis des Fragenkatalogs, der als Leitfaden genutzt wird. Das Interview fördert diverse im Unternehmen bestehenden Prozesse und Routinen zu Tage, zu denen durch den Prüfer entsprechende Unterlagen, Dokumentationen und Nachweise eingesammelt werden. Auf dieser Basis bildet sich der Abschlussprüfer ein Urteil und baut die erlangten Erkenntnisse in die vorgegebene Berichterstattung ein.
Dabei kann es zu Feststellungen und/oder Empfehlungen kommen. Feststellungen werden als solche benannt und haben Einfluss auf das Prüfungsurteil. Empfehlungen werden lediglich erläutert.
Mehrwert der ODG-Prüfung
Für das Aufsichtsorgan kann die ODG-Prüfung einen echten Mehrwert darstellen, wenn die Berichterstattung tatsächlich genutzt wird und über die getroffenen Feststellungen auch die Empfehlungen ernst genommen und genutzt werden. Insbesondere die Themen Risikofrüherkennung, Compliance Management, Berichtserstattung und Planungswesen sind in den letzten Jahren zunehmend in den Vordergrund gerückt. Hier empfiehlt es sich für das Aufsichtsgremium, mit dem Abschlussprüfer ins Gespräch zu kommen und sich ein Bild über das eigene, aber auch über vergleichbare Unternehmen zu machen.
Gelebte Praxis
In der Praxis zeigt sich, dass diese Erweiterung immer häufiger freiwillig beauftragt wird, um sich eben diese Vorteile zu Nutze zu machen. Um den zusätzlichen Aufwand in Grenzen zu halten, können bestimmte Teilbereiche auch einzeln und/oder in einer wiederkehrenden Rotation beauftragt werden. Und natürlich können auch Themen ausgelassen werden, die für das Aufsichtsorgan unkritisch und nicht relevant sind.
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