Die rechtliche Situation
Die EU sieht mit ihrer Hinweisgeber-Richtlinie (EU) 2019/1937 (HinSch-RL) vor, dass Organisationen eigene Stellen einrichten müssen für Personen, die bestimmte Rechtsverstöße melden (wollen). Nach zähem Ringen hat der deutsche Gesetzgeber nunmehr die nationale Umsetzung der HinSch-RL vollzogen. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) tritt am 02.07.2023 in Kraft.
Ab dann haben Hinweisgeber im Sinne des HinSchG erweiterte Melde-Rechte und genießen umfassenderen Schutz. Auf Organisationen mit mehr als 50 Beschäftigen kommen zahlreiche Pflichten zu.
Die (zukünftige) Rechtslage
Das HinSchG verpflichtet Organisationen ab 50 Beschäftigten dazu, mindestens eine interne Meldestelle einzurichten, die u. a. eine vertrauliche Meldung und Kommunikation mit Hinweisgebern erlaubt. Das gilt für privat- und öffentlich-rechtliche juristische Personen. Im öffentlichen Sektor sind alle Gebiets- oder Personal-Körperschaften, Anstalten, Stiftungen sowie deren rechtsfähige Betriebe, Verwaltungen und Behörden betroffen – einschließlich der evangelischen und katholischen Kirche mit ihren Einrichtungen und Gemeinden.
Ist der Bund oder ein Bundesland Beschäftigungsgeber, bestimmen die obersten Bundes- oder Landesbehörden einzelne oder mehrere Behörden, Verwaltungsstellen, Betriebe etc., die die (gemeinsame) interne Meldestelle einzurichten haben. Für Gemeinden bzw. Gemeindeverbände und dazugehörige Organisationen soll (zukünftiges) Landesrecht gelten. Für die evangelische und katholische Kirche sieht das HinSchG keine erleichternden Regelungen vor, sodass es bei der Grundregel für Organisationen größer 50 Beschäftigen bleibt.
Die Einrichtungs- und Betriebs-Pflicht besteht für Organisationen mit mehr als 250 Beschäftigen bereits schon mit Inkrafttreten des HinSchG, für Organisationen mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten erst ab dem 17.12.2023. Richten verpflichtete Organisationen ein solches „Whistleblowing-System“ nicht ein, sieht das HinSchG ein Bußgeld in Höhe von 20.000 € vor. Die entsprechende Bußgeld-Vorschrift kommt sechs Monate nach Inkrafttreten des HinSchG zur Anwendung – also ab 02.12.2023.
Da die Einrichtung einer internen Meldestelle erfahrungsgemäß einige Wochen bis Monate dauert und die neuen Melde- und Schutz-Rechte von Hinweisgebern mit Inkrafttreten des HinSchG bereits gelten, sollten sich betroffene Organisationen jetzt zügig um die rechtskonforme Umsetzung kümmern.
Jedenfalls dürfen Hinweisgeber ab dem 02.07.2023 direkt extern an die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz melden – und zwar elektronisch, schriftlich, telefonisch oder persönlich.
Dabei greift ein weiter persönlicher Geltungsbereich für jeden, der im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit Informationen über die vom HinSchG erfassten Verstöße erlangt – neben Arbeitnehmern auch: Beamte, Auszubildende, arbeitnehmerähnlich Beschäftigte, Selbstständige, Lieferanten etc. Diese Personen dürfen sich dann aussuchen, ob sie Informationen über Verstöße an die interne und/oder (direkt) an die externe Meldestelle des Bundes weitergeben. Neben dem Bundesamt für Justiz, steht den Ländern frei, jeweils eigene Whistleblowing-Behörden für die jeweilige Landes- und Kommunalverwaltungen einzurichten.
Auf dieses Wahlrecht müssen Sie als verpflichtete Organisation laut HinSchG explizit hinweisen. Nur der Gang an die Öffentlichkeit ist erst nachrangig zulässig.
Best Practice
Nutzen Sie die Einrichtungspflicht als Chance, ein Hinweisgeber-System nicht nur minimal rechtskonform, sondern optimal praxisnah entlang der Bedürfnisse von Insidern mit Kenntnissen über relevante Verstöße einzurichten. Bieten Sie potenziellen Hinweisgebern eine positive Whistleblowing-Umgebung und aufwandsarm nutzbare Meldekanäle. So profitieren Sie bestmöglich von den Haupt-Vorteilen:
Sie vermeiden jedenfalls Bußgelder für die Nichteinrichtung und als Entscheidungsträger/Mitglied von Aufsichtsgremien zusätzlich daraus resultierende persönliche straf-/haftungsrechtliche Folgen.
Außerdem erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass bisher unbekannte oder unbearbeitete Missstände interne aufgedeckt werden. Sie schaffen so ein Frühwarnsystem, das die Risikokommunikation verbessert und bestenfalls präventiv wirkt, aber jedenfalls eine zeitnahe Reaktion ermöglicht.
Dann haben Hinweisgeber auch keinen Grund, von ihrem Wahlrecht Gebrauch zu machen und so überraschende behördliche Maßnahmen auszulösen, die neben dem Verlust der Bearbeitungshoheit auch Haftungskosten, Geld-/Freiheitsstrafen, berufsrechtliche Sanktionen und Reputations-Schäden nach sich ziehen (können).
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