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Hinweisgeber-Systeme werden Pflicht!

Die Umsetzung der Richtlinie steht an! Was ist zu tun?

Die legislative Situation

Die EU sieht mit ihrer Hinweisgeber-Richtlinie (EU) 2019/1937 (HinSch-RL) vor, dass Organisationen eigene Stellen einrichten müssen für Personen, die bestimmte Rechtsverstöße melden (wollen). Die HinSch-RL gilt seit dem 18.12.2021 in Teilen direkt, da die BRD die Umsetzungsfrist verpasst hat. Unter diesem Zugzwang hat das Bundesministerium der Justiz (BMJ) am 13.04.2022 einen Referentenentwurf für ein Hinweisgeber-Schutzgesetz (HinSchG-E) vorgelegt, der gegenwärtig kontrovers diskutiert wird.

Die (zukünftige) Rechtslage

HinSch-RL und HinSchG-E sehen eine Einrichtungs-Pflicht von sog. „internen Meldestellen“ für jede Organisation ab 50 Beschäftigen vor. Diese Pflicht gilt also für privat- und öffentlich-rechtliche juristischen Personen und Organisationseinheiten, im öffentlichen Sektor für sämtliche Körperschaften, Anstalten, Stiftungen und deren rechtfähige Betriebe, Verwaltungen und Behörden, erfasst sind z. B. auch die evangelische und katholische Kirche mit ihren Kirchengemeinden. In der gegenwärtigen Übergangs-Phase ohne bundesdeutsche Umsetzung trifft sie sogar ohne Ausnahme alle öffentlichen Organisationen, die dem Staat zuzuordnen sind, also die etwa öffentliche Aufgaben mittels besonderer Rechte wahrnehmen (z. B. auch privatrechtliche Unternehmen).

Jedenfalls dürfen Hinweisgeber zukünftig (und in Teilen bereits jetzt) direkt an die zuständige Behörde melden. Denn HinSch-RL/HinSchG-E räumen den erfassten Personen die Wahl zwischen Whistleblowing gegenüber interner und/oder externer, behördlicher Stelle ein. Auf dieses Wahlrecht müssen Sie als Organisation laut HinSch-RL/HinSchG-E explizit hinweisen. Nur der Gang an die Öffentlichkeit ist erst nachrangig bzw. in besonderen Not-Fällen auch direkt zulässig. Dabei gilt ein weiter persönlicher Geltungsbereich für jeden, der im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit Informationen über die erfassten Verstöße erlangt, neben Arbeitnehmern auch: Beamte, Auszubildende, arbeitnehmerähnlich Beschäftigte, Selbstständige, Anteilseigner, Lieferanten etc. Richten Sie als Organisation keine interne Meldestelle als „Whistleblowing-System“ ein oder betreiben sie nicht rechtskonform, ist bisher laut HinSchG-E ein Bußgeld in Höhe von 20.000 € vorgesehen.

Best Practice

Nutzen Sie die Einrichtungspflicht als Chance, ein Hinweisgeber-System nicht nur minimal rechtskonform, sondern optimal praxisnah entlang der Bedürfnisse von Insidern mit Kenntnissen über relevante Verstöße einzurichten. Bieten Sie potenziellen Hinweisgebern, die Whistleblowing betreiben wollen, eine positive Meldeumgebung und aufwandsarm nutzbare Meldekanäle. So profitieren Sie bestmöglich von den Haupt-Vorteilen: Sie vermeiden jedenfalls Bußgelder für die Nichteinrichtung und als Entscheidungsträger/Mitglied von Aufsichtsgremien etc. zusätzlich daraus resultierende persönliche straf-/haftungsrechtliche Folgen.

Außerdem erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass bisher unbekannte oder unbearbeitete Missstände intern aufgedeckt werden. Sie schaffen so ein Frühwarnsystem, das die Risikokommunikation verbessert und bestenfalls präventiv wirkt, aber jedenfalls eine zeitnahe, diskrete Reaktion ermöglicht. Dann haben Hinweisgeber auch keinen Grund, von ihrem Wahlrecht Gebrauch zu machen und so überraschende behördliche Maßnahmen auszulösen, die empfindliche Konsequenzen nach sich ziehen (können) – neben dem Verlust der Bearbeitungshoheit etwa Haftungskosten, Geld-/Freiheitsstrafen, berufsrechtliche Sanktionen und Reputations-Schäden.

Sie haben Fragen oder wissen nicht, wie Sie ein wirksames „Whistleblowing-System“ einzurichten haben? Kein Problem! Die HinSch-RL gestattet es ausdrücklich, externe Dienstleister damit zu beauftragen. Wir von der CURACON beraten Sie gerne rund um dieses aktuelle und brisante Thema. Auf Wunsch übernehmen wir auch die Einrichtung und den Betrieb komplett für Sie, inklusive Schulungen, Bereitstellung rechtskonformer Dokumente, Empfang und Bearbeitung der eingehenden Meldungen etc. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf!

Und in unserem neuen Video gibt Ihnen unser Experte Guido Kraus einen Überblick was Sie beachten müssen und wie Sie vorgehen sollten, wenn Sie ein Hinweisgeber-System in Ihrem Unternehmen etablieren möchten. Gerne beraten wir Sie zur Einrichtung eines wirksamen Systems. Kommen Sie gerne auf uns zu!