Viele Mandanten wechseln ihre rechnungslegungsrelevante Software, insbesondere im Bereich Finanz- und Rechnungswesen. Ein wichtiger Projektbestandteil ist im Regelfall die Datenmigration.
Aktueller Trend: Zukunftsfähigkeit durch Softwarewechsel
Derzeit sind unter anderem viele Krankenhäuser mit dem Krankenhausinformationssystem (KIS) ORBIS dabei ihr Finanzbuchhaltungssystem zu wechseln. Im Februar des letzten Jahres wurde publik, dass die Dedalus-Gruppe eine Kooperation mit dem Software-Anbieter „Diamant Software“ aus Bielefeld eingegangen ist und zukünftig die Branchenlösung für das Gesundheitssystem „Diamant /4“ als Finanzbuchhaltungslösung zusammen mit ihrem KIS ORBIS anbietet.
Welche Hürden sind bei einem Softwarewechsel zu beachten?
Risiken im IT-Bereich resultieren häufig aus größeren Änderungsprojekten, wie die Einführung neuer Softwaresysteme. Hierzu zählt insbesondere auch der Wechsel auf ein neues Finanzbuchhaltungssystem. Ein zentraler Projektbestandteil ist dabei die Datenmigration, da der Datenbestand aus dem Altsystem im Neusystem fortgeführt werden muss. Die Migration der Daten kann je nach Migrationsszenario mehr oder weniger umfangreich sein.
Je komplexer sich das gewählte Migrationsszenario darstellt, desto größer ist das Risiko, dass nicht alle Daten korrekt vom Altsystem ins Neusystem migriert werden oder im Laufe der Migration Fehler auftreten, die manuell bereinigt werden müssen.
Wie können wir Sie dabei sinnvoll unterstützen?
An dieser Stelle kann eine projektbegleitende Prüfung gegensteuern. Zum einem wird im Rahmen eine solchen Prüfung darauf geachtet, dass aller relevanten gesetzlichen und betrieblichen Vorschriften eingehalten werden, zum anderen, ob die Migration der Altdaten auf Basis eines Migrationskonzeptes vollständig und richtig erfolgt ist. Dies bezieht sich sowohl auf Steuerungs- und Systemparameter wie auch Stamm- und Bewegungsdaten. Soweit eine Anpassung der Datenstrukturen oder Formate notwendig ist, muss das hierfür vorgesehene Verfahren zur vollständigen und richtigen Anpassung dargestellt werden.
Dies geschieht insbesondere vor dem Hintergrund, dass die Aufbewahrungspflichten sowohl bezüglich der Altdaten als auch die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen nach der Migration gewährleistet werden müssen. Auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sehen regelhaft vor, dass die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten (zum Beispiel Metadaten, Stammdaten, Bewegungsdaten und der erforderlichen Verknüpfungen) unter Beachtung der Ordnungsvorschriften (insbesondere. §§ 145 bis 147 AO) quantitativ und qualitativ gleichwertig in ein neues System, überführt werden.
Des Weiteren muss das Neusystem die gleichen Auswertungen der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten ermöglichen, wie das Altsystem. Es obliegt der Verantwortung des Managements, bei der Umsetzung die Einhaltung der zu beachtenden Rechtsvorschriften sowie der Ordnungsmäßigkeits- und Sicherheitsanforderungen an die Buchführung zu gewährleisten.
Bei einem Systemwechsel empfehlen wir dringend, Rücksprache mit Ihrem Wirtschaftsprüfer zu halten, denn ein Wechsel des Finanzbuchhaltungssystems ein rechnungslegungsrelevanter Vorgang und in vielen Fällen ein komplexes Unterfangen. Unter anderem ist es essenziell sicherzustellen, dass alle Daten korrekt vom alten ins neue System migriert werden. Dementsprechend sollten Sie über eine projektbegleitende Prüfung nachdenken.
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