Steigende Preise, tariflich gebundene und infolgedessen jährlich steigende Löhne und Gehälter sowie notwendige Ausgaben u.a. im Bereich der Digitalisierung treiben viele Unternehmen in die Insolvenz – zunehmend auch in der Sozialwirtschaft.
Insbesondere dann, wenn Träger bzw. Einrichtungen keinen zeitnahen Überblick über ihre wirtschaftliche Situation sowie über ihre Leistungsfähigkeit besitzen.
Diese kritischen Entwicklungen zeigen, dass ein aussagekräftiges und adressatenbezogenes Berichtswesen notwendig ist, um ein Unternehmen erfolgreich auf Basis valider Datenquellen zu steuern. Ein aussagekräftiges Berichtswesen dient unter anderem als Frühwarnindikator – auf Basis der Ergebnisse bzw. Auswertungen kann das Unternehmen frühzeitig sowohl operativ als auch strategisch gegensteuern.
Was gilt es bei der Entwicklung und anschließenden Implementierung eines aussagekräftigen Berichtswesen zu beachten?
- Schaffung einer validen Datenbasis (Datenqualität & Datenlieferung)
Gibt es ein definiertes Datenset, welches zu einem fixen Zeitpunkt dem Berichtsersteller zur Berichtserstellung zugeht?
Voraussetzung für valide Berichtsergebnisse ist eine valide Datenbasis. Hierzu muss im Vorfeld bspw. definiert werden, wann welche Daten zu erfassen sind und wie mit rückwirkenden Änderungen umgegangen wird. Bei fehlender Validität bzw. Aussagekraft der Daten misslingt die Unternehmenssteuerung. - Gewährleistung des Adressatenbezugs
Wer wird den Bericht im Unternehmen erhalten?
Berichte sollen zielgerichtet für ihre Adressaten ausgestaltet sein. Dies umfasst u. a. die visuelle Aufbereitung, die Klärung von zielführenden Inhalten und zu steuernden Ebenen sowie die Definition von Verantwortlichkeiten. - Berichtsinhalt: Definition von Zielkennzahlen
Mit welchen Zielkennzahlen soll und kann operativ bzw. strategisch gesteuert werden?
Weniger ist mehr! Ein zuvor unternehmensspezifisch definiertes Kennzahlenset ist ausschlaggebend für eine zielgerichtete Unternehmenssteuerung. - Berichtsturnus
In welcher zeitlichen Dimension sollen Berichte zur Verfügung gestellt werden?
Es gilt: umso aktueller – desto besser! Der Berichtsturnus ist sowohl abhängig von den definierten Kennzahlen als auch von der technischen Möglichkeit der Datenlieferung. Hier gilt es ein unternehmensspezifisches Konzept zu entwickeln. - Interpretation und Kommunikation
Was passiert nun mit den Berichtsergebnissen?
Ein regelhafter Austausch zwischen Berichtsempfänger und Berichtsersteller ist unerlässlich, um einerseits die Ergebnisse gemeinsam zu interpretieren und um andererseits frühzeitig Handlungsbedarfe zu erkennen. Dadurch können Maßnahmen zur Gegensteuerung zeitnah eingeleitet und mittels eines regelhaften Berichtsturnus auf Wirksamkeit überprüft werden.
Obgleich das Berichtswesen die wirtschaftliche Situation kurzfristig nicht verbessert, hat es mittelfristig durchaus darauf Auswirkungen. Durch regelhafte Auswertungen bzw. Ergebnisvergleiche werden zielgerichtete Maßnahmen zur Gegensteuerung abgeleitet. Der Erfolg dieser Maßnahmen wird mittels regelmäßiger Berichtsergebnisse messbar.
Das Berichtswesen ist somit ein wesentlicher Baustein, um Ihr Unternehmen – trotz stürmischer Zeiten – erfolgreich zu steuern.
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