Die E-Rechnung – Das steckt dahinter
E-Rechnungen sind Rechnungen, die maschinell ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden können. Sie sollen künftig Papierrechnungen, PDF-Dateien und Rechnungen im E-Mailformat ersetzen.
Kernelement der E-Rechnung ist das Dateiformat. Während das bereits verbreitete XML-Format für den Menschen nicht lesbar ist, stellt das „ZUGFeRD-Format“ (für „Zentraler User-Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) ein hybrides Modell dar. Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format sieht zunächst wie eine PDF-Rechnung aus. Das Besondere: in das PDF wird die Rechnungsdatei im XML-Format zusätzlich eingebettet und erlaubt so, dass die Rechnungsdaten maschinell ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden können.
Zum Empfang elektronischer Rechnungen sind inländische Unternehmer ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet. Eine Ausnahme für steuerbegünstigte Körperschaften gibt es nicht. Selbst sog. „E-Rechnungen“ ausstellen können müssen deutsche Unternehmen bis spätestens 1. Januar 2028.
Bei der Umstellung des Systems auf rechtskonforme E-Rechnungen helfen spezielle Rechnungsprogramme zahlreicher Anbieter. Zudem steht die aktuelle ZUGFeRD-Version zum kostenfreien Download auf der Seite des Forums elektronischer Rechnungen Deutschland bereit.
Inhaltlich unterscheidet sich die E-Rechnung von der herkömmlichen Rechnung nicht. Auch die elektronische Version muss weiterhin im Original und unveränderbar sein, nun allerdings in elektronischer Form aufbewahrt werden. Es empfiehlt sich eine Verfahrensdokumentation zu etablieren, in der sowohl die Speicherung des Originals als auch die Unveränderbarkeit des Dokuments sichergestellt werden. Von der Finanzverwaltung wird diesbezüglich ein revisionssicheres Archivsystem gefordert. Schließlich müssen Lesbarkeit, Unversehrtheit des Inhalts und die Nachvollziehbarkeit der Echtheit der Herkunft in der gesamten 10-jährigen Frist gewährleistet sein.
E-Rechnung als Chance
Neben dem mit der Einführung der E-Rechnung verbundenen prozessualen Aufwand, bietet das elektronische Rechnungsformat eine Vielzahl an Vorteilen. Bei umsichtiger Implementierung kann die E-Rechnung dazu beitragen steuerliche Risiken zu minimieren bzw. zu einer erheblichen Zeitersparnis bei der Verarbeitung steuerrelevanter Vorgänge führen.
Dies betrifft beispielsweise die Zuordnung zu den steuerlichen Sphären, die Maximierung des Vorsteuerabzuges oder die Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldungen sowie die Überprüfung von Eingangsrechnungen hinsichtlich der Anwendung des § 13b UStG oder in Bezug auf Auslandssachverhalte. Zudem können in diesem Zuge auch steuerlich Themen mitgedacht werden, die das ordnungsgemäße Vertrags- oder Dokumentenmanagement betreffen.
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