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Die Digitalisierung der Abschlussprüfung

Ein erheblicher Veränderungsprozess

Die Digitalisierung betrifft nahezu alle Bereiche in Wirtschaft und Gesellschaft. Aus ihr resultiert ein erheblicher Veränderungsprozess, der auch die Prüfung von Jahresabschlüssen betrifft.

Die COVID-19-Pandemie beeinflusst seit über zwei Jahren unser Leben. Auch die Durchführung von Jahresabschlussprüfungen ist davon betroffen, da durch die eingeschränkten Reisemöglichkeiten und vermehrte Arbeit im Homeoffice die Prüfungen vielfach nur remote als Prüfung aus der Ferne erfolgen können. Curacon ist der Umstieg auf Remote-Prüfungen sehr gut gelungen. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor dabei waren die bereits in den Vorjahren getätigten (und auch mit hohem organisatorischen Aufwand verbundenen) Investitionen in die Digitalisierung der Abschlussprüfung.

Die Digitalisierung betrifft uns in allen Phasen einer Prüfung. Der Datenaustausch zu Beginn und im Laufe der Prüfung erfolgt seit Jahren über einen hochsichereren deutschen Cloud-Dienst, der in einem virtuellen Datenraum einen zeit- und ortsungebundenen digitalen Dokumentenaustausch gewährleistet. Unsere Prüfungssoftware ermöglicht eine vollständig papierlose Dokumentation der Prüfung und eine Verknüpfung mit dem Prüfungsbericht, sodass Medienbrüche und Übertragungsfehler vermieden werden. Schließlich werden unsere Prüfungsberichte seit Jahren qualifiziert elektronisch durch die Wirtschaftsprüfer signiert und in digitaler Form als Datei ausgeliefert.

Einsatz von Datenanalysen in der Prüfung

Ein wesentlicher Bestandteil der Digitalisierung bei Curacon ist neben den vorgenannten Punkten insbesondere auch der Einsatz von Datenanalysen in der Abschlussprüfung. Diese werden vornehmlich zur Analyse von Massendaten (Big Data) verwendet. Mittels einer Analysesoftware werden rechnungslegungsbezogene Daten wie Geschäftsvorfälle, Buchungen, Konten oder Journale IT-gestützt aufbereitet und ausgewertet. Ziel der Datenanalysen ist es, Anomalien und Auffälligkeiten in dem untersuchten Datensatz zu identifizieren und Hinweise auf mögliche Unregelmäßigkeiten zu erhalten. Die für die Analyse benötigten Daten werden über eine Schnittstelle aus dem FiBu-System abgezogen und vor der Analyse auf Vollständigkeit überprüft. 

Das Journal-Entry-Testing

Der Einstig in Datenanalysen erfolgt regelmäßig über die Analyse des Hauptbuches (sog. Journal-Entry-Testing, JET), bei der die Prüfung der Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Vordergrund steht. Prüfschritte sind dabei u. a. die Analyse

  • des Buchungstextes (Journaleinträge ohne ausreichende Erläuterung oder mit auffälligen Buchungstexten),
  • von Buchungs-, Beleg- und Erfassungsdatum (zeitnahe Buchung der Belege, periodenfremde Buchungen),
  • von Buchungen zu ungewöhnlichen Zeiten und Tagen oder von ungewöhnlichen Personen,
  • der Erfasser und des Buchungsvolumens (Verwendung Sammeluser oder User mit Administratorenrechten, Anzahl Buchungen pro Erfasser, User mit ungewöhnlich niedrigen Buchungsvolumen),
  • des Sachkontenplans (Erfüllung formaler Kriterien und Pflichtangaben),
  • von Zeitreihen (z. B. Vergleich von Umsatzerlösen zu Personalaufwand).

Die Analysesoftware identifiziert entsprechende ungewöhnliche Buchungen, der Prüfer* dann beurteilen muss. 

*Prüfer gilt hier und im Folgenden als Gattungsbegriff, der alle Berufsträger:innen (w, m, d) umfasst.

Datenanalysen bei weiteren Routinetransaktionen

Datenanalysen können aber auch in weiteren Prüfgebieten eingesetzt werden. Im Bereich Umsatzerlöse/ Forderungen kann im Rahmen einer Gegenkontoanalyse analysiert werden, ob die beiden in einem Buchungssatz zur Erfassung eines Umsatzerlöses bzw. einer Forderung aus Lieferungen und Leistungen angesprochenen Konten in dieser Kombination plausibel sind. Gleiches gilt auch für den Ausgleich der betreffenden Forderungen. Anhand der Ergebnisse kann der Prüfer feststellen, welche unüblichen oder nicht zulässigen Konto-Gegenkonto-Kombinationen gebucht wurden und wo ein erhöhtes Risiko für Fehler oder ggf. Manipulationen besteht. Dabei stehen sowohl unzulässige Buchungen, insbesondere solche, die gegen das Saldierungsverbot verstoßen, als auch Buchungen, die mit den Arbeitsabläufen im Buchhaltungsprozess nicht im Einklang stehen, im Fokus des Prüfers. Regelmäßig werden auch die manuellen Buchungen gesondert untersucht.

Bei der Prüfung des Anlagevermögens werden klassisch nur die Veränderungen des zu prüfenden Jahres untersucht. Die Datenanalyse greift dagegen auf sämtliche erfolgte Buchungen im Nebenbuch zu und bietet so umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten: Neben formellen (fehlende bzw. mehrfache Anlagennummern, Zuordnungsinformationen bzw. Bezeichnungen) und rechnerischen Prüfungen können die Altersstruktur der Anlagen, die hinterlegten Nutzungsdauern, die Anschaffungskosten und Restbuchwerte analysiert werden. So werden nicht plausible Daten (z. B. unangemessene Nutzungsdauern, nicht abgeschriebene abnutzungsfähige Anlagen, zu hohe oder negative Restbuchwerte, ggf. nicht mehr vorhandene aber weiter im Inventar aufgeführte Anlagen) extrahiert. Auch hier hat der Prüfer die Ergebnisse zu würdigen.

Vorteile der Digitalisierung und Ausblick

Die Digitalisierung der Abschlussprüfung und insbesondere die Datenanalysen können zu einer qualitativ hochwertigeren Abschlussprüfung, zu einem besseren Verständnis der Daten und über die Auswertungen zu einem Zusatznutzen für das zu prüfende Unternehmen beitragen. Sie führen nicht zwangsläufig zu einer Beschleunigung der Prüfung, der Prüfer kann sich aber verstärkt mit Fragestellungen und Risiken auseinandersetzen, die nicht automatisiert prüfbar sind. Die Entwicklung geht dahin, Analyseprogramme mit Künstlicher Intelligenz auszustatten, um die Analyseergebnisse direkt beurteilen und Auffälligkeiten direkt anzeigen zu können. In jedem Fall bleibt die Interpretation und Beurteilung der aus der Analyse erhaltenen Ergebnisse durch den Prüfer unerlässlich.

FAZIT

Wir sind im Zeitalter von Wirtschaftsprüfung 2.0 angekommen. Die Digitalisierung bietet erhebliche Chancen in der Prüfung, muss aber mit regelmäßigen Investitionen in Software und Mitarbeiter:innen sehr gut geplant und vorbereitet sein. Curacon wird den eingeschlagenen Weg aufgrund der guten Rückmeldungen und Erfahrungen konsequent fortsetzen.

Dieser Artikel stammt aus unserem Mandantenmagazin Curacontact, das 4 x im Jahr aktuelle Themen für die Gesundheits- und Sozialwirtschaft, für Öffentlichen Sektor und Kirche aufbereitet. Interesse? Jetzt kostenlos abonnieren!