Seit dem 1. August 2022 sind Arbeitgeber zur umfassenden schriftlichen Niederlegung der geltenden Arbeitsbedingungen verpflichtet. Betroffen sind nicht nur Neu-, sondern auch Altverträge. Verstöße werden mit bis zu 2.000 Euro Bußgeld bewehrt. Das Nachweisgesetz wandelt sich damit von einer nahezu unbekannten Empfehlung zur bürokratischen Mammutaufgabe.
Das Nachweisgesetz hat es schon lange gegeben, ist aber aufgrund seiner Unverbindlichkeit immer etwas ins Hintertreffen geraten und vernachlässigt worden. Damit ist nun Schluss. In einer Hauruck-Gesetzgebung hat der deutsche Gesetzgeber Ende Juni 2022 eine EU Richtlinie aus 2019 umgesetzt, die dann bereits zum 1. August 2022 in Kraft getreten ist und seither ohne Übergangsfrist umgesetzt werden muss. Während bisher lediglich eine Reihe von Vertragsinhalten genannt wurden, die in einem Arbeitsvertrag enthalten sein „sollen“, besteht nun die Verpflichtung der schriftlichen Regelung eines ganzen Katalogs an Vertragsinhalten. Bei Nichtbeachtung droht immerhin ein empfindliches Bußgeld.
Bei einigen Punkten dürfte es sich um Selbstverständlichkeiten handeln, bei anderen wiederum ist man etwas erstaunt.
Die verpflichtende schriftliche Niederlegung dieser Aspekte gilt für alle neuen Arbeitsverhältnisse ab dem 1. August 2022, dabei gibt es unterschiedliche Fristen für die Vorlage – mit Beginn, 1 Woche, 1 Monat. Aber auch bei Altverträgen besteht unter Umständen Handlungsbedarf. Der Arbeitgeber ist aufgrund des „neuen“ Nachweisgesetzes nämlich verpflichtet, auf Wunsch der Mitarbeiter:innen innerhalb von sieben Tagen (!) die oben genannten Vertragsinhalte schriftlich aufzuzeichnen und den Mitarbeiter:innen zu übergeben. Auch hier gibt es noch eine Staffelung. Aufgrund pragmatischer Erwägungen wird sich allerdings empfehlen, alle Informationen möglichst zeitgleich zu übergeben. Unaufgefordert muss der Arbeitgeber bei Altverträgen allerdings nicht tätig werden.
Für alle Mitarbeitenden gleich gilt die Regelung für Vertragsänderungen. Diese müssen bereits an dem Tag, an dem sie wirksam werden, schriftlich mitgeteilt werden.
§ 2 Abs. 1 NachwG sieht die schriftliche Niederlegung und Unterzeichnung der Vertragsbedingungen vor. Das bedeutet, dass sie nicht nur in Textform vorliegen müssen, sondern auch unterzeichnet werden müssen. Die elektronische Form wird vom Gesetz ausdrücklich ausgeschlossen. Das heißt, dass auch digitale Signaturen nicht ausreichend sind und digital (oder auch mündlich) geschlossene Arbeitsverträge – der Arbeitsvertrag selbst sieht kein Schriftformerfordernis vor – durch die schriftliche Niederlegung der genannten Arbeitsbedingungen ergänzt werden müssen. Es kann auch auf die Regelungen der Punkte in Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen verwiesen werden. Man wird aber wohl davon ausgehen können, dass ein allgemeiner Verweis nicht ausreichen wird, sondern ein konkreter Bezug zum Regelungstatbestand hergestellt werden muss.
Diese neue Gesetzeslage bedeutet für vermutlich alle Arbeitgeber Handlungsbedarf. Entweder durch eine Neugestaltung der Arbeitsverträge, in denen eben diese Arbeitsbedingungen insgesamt aufgenommen werden. Oder durch Gestaltung eines internen Prozesses, der neben dem Vertragsabschluss die Übergabe eines unterzeichneten Informationsformulars vorsieht. Letzteres hätte auch den Vorteil, dass der Inhalt lediglich informatorisch und nicht konstitutiv niedergelegt werden kann und eine Nachinformation ohne Vertragsänderung erfolgen kann. Nicht über jeden Punkt des Gesetzeskatalogs gibt es schließlich für gewöhnlich eine vertragliche (beiderseitige) Vereinbarung.
Es ist weiterhin zu empfehlen, den fristgemäßen Zugang der Niederlegung der Arbeitsbedingungen zwecks Nachweisbarkeit zu dokumentieren. Entweder durch eine Quittierung der Mitarbeiter:innen selbst oder durch Erstellung eines Übergabeprotokolls.
Die drohenden Bußgelder bei fehlendem Nachweis sind empfindlich. Aber an der Wirksamkeit der Arbeitsverträge oder den vereinbarten Inhalten wird glücklicherweise nicht gerüttelt.
Fazit
Es besteht akuter Handlungsbedarf bei allen Arbeitgebern, da mitunter sehr kurze Fristen gelten. Bei der Erstellung eines Informationsschreibens oder auch der Anpassung Ihrer Arbeitsverträge sind wir Ihnen sehr gerne behilflich und stehen Ihnen mit unserer fachkundigen Expertise jederzeit zur Seite.
Dieser Artikel stammt aus unserem Mandantenmagazin Curacontact, das 4 x im Jahr aktuelle Themen für die Gesundheits- und Sozialwirtschaft, für Öffentlichen Sektor und Kirche aufbereitet. Interesse? Jetzt kostenlos abonnieren!