Als Rückgrat ihrer Organisation ist die Verwaltung mit allen weiteren Bereichen der Organisation eng verbunden. Damit wirken sich Veränderungen von außerhalb auch stets auf die Verwaltung aus.
Zu diesen Veränderungen gehörten unlängst beispielsweise die stufenweise Umsetzung des Bundesteilhabegesetzes und die daraus resultierenden Anforderungen an Leistungserfassung und -abrechnung über Schnittstellen hinweg oder die durch die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erforderliche (Neu-)Bewertung und Gestaltung von Prozessen und Dokumentationen, welche ebenfalls direkte Auswirkungen auf Verwaltungsprozesse haben.
Entwicklungen auf der Makro-Ebene wie zunehmender Fachkräftemangel, allgemeine Kostensteigerungen und daraus resultierende Konsolidierungsbestrebungen sowie der zunehmende Digitalisierungsdruck wirken sich direkt auch auf die Verwaltung aus. So steigen beispielsweise vor dem Hintergrund der zunehmenden Bedeutung von Personalgewinnung und -bindung die Anforderungen an das Personalmanagement. Dabei sind Verwaltungsabläufe mit Blick auf die Notwendigkeit wirtschaftlichen Handelns effizient zu gestalten und Potenziale, beispielsweise durch Digitalisierung, möglichst zielführend zu nutzen.
Zusätzlich kommt es mittelfristig in vielen Verwaltungen zu einem Generationenwechsel, sodass Organisationen verstärkt mit drohendem Wissensverlust als Folge einer personalgebundenen Wissenskonzentration konfrontiert werden.
Aufgrund dieser Abhängigkeiten und Veränderungen ist es unabdingbar, regelmäßig Verwaltungsstrukturen und -prozesse auf zeitgemäße und zukunftssichere Strukturen hin zu überprüfen und auszurichten – hierbei unterstützt Sie unser Team Verwaltungsmanagement mit unseren Beratungsleistungen gerne.
Zur Ersteinschätzung von Verwaltungen hat sich eine Analyse entlang von fünf zentralen Fragestellungen (Dimensionen) bewährt:
- Entspricht das Leistungsspektrum der einzelnen Verwaltungsbereiche den Anforderungen an eine zeitgemäße Verwaltung oder bestehen Weiterentwicklungsbedarfe? Sind interne und externe Kunden klar definiert?
- Sind die Prozesse in der Verwaltung, auch über Schnittstellen hinweg, effizient gestaltet und ist eine ausreichende Prozesssicherheit gewährleistet oder kommt zu Störungen?
- Ist die (Aufbau-)Organisation der Verwaltung auf Geschäftsumfang und Unternehmens- und Prozessstruktur abgestimmt und sind Zuständigkeiten und Aufgaben klar voneinander abgegrenzt?
- Ist die personelle Ausstattung der einzelnen Funktionsbereiche hinsichtlich Quantität und Qualität sowie Verantwortlichkeiten angemessen und ist Ausfallsicherheit gewährleistet?
- Passt die IT-Systemlandschaft zu den Anforderungen der Verwaltung? Bestehen Optimierungsmöglichkeiten – insbesondere hinsichtlich Digitalisierungsgrad und Systemnutzungstiefe?
Mit den Antworten auf diese Fragen können Probleme identifiziert und grundsätzliche Handlungsfelder innerhalb der Verwaltung bzw. den Funktionsbereichen abgeleitet werden. Auf Basis dieser Erkenntnis kann anschließend gemeinsam eine Funktionalstrategie für die Verwaltung erarbeitet werden.
Um die erarbeiteten Handlungsoptionen in Umsetzung zu bringen, erfolgt nach einer gemeinsamen Reflexion und Priorisierung eine Überführung in eine Umsetzungsplanung. Hierbei können gegenseitige Abhängigkeiten und Ressourcenbedarfe berücksichtigt werden.
Bei Bedarf unterstützen wir Sie auch gerne weitergehend in der Umsetzungsbegleitung, entweder im Rahmen eines Projektmanagements und Umsetzungscontrollings oder in Form von Coaching bzw. als fachlicher Sparringspartner.
Nutzen Sie gerne die Möglichkeit und vereinbaren Sie ein unverbindliches und selbstverständlich kostenloses Erstgespräch zur Erörterung ihrer Herausforderungen und Unterstützungsmöglichkeiten mit uns. Jetzt Kontakt aufnehmen!