Benchmarking Krankenhaus

Was ist Benchmarking?

Benchmarking ist ein Managementtool, mit dessen Hilfe Unternehmen ihre Leistungen, Prozesse und Ergebnisse mit Mitbewerbern, bewährten Branchenstandards oder eigenen Fachabteilungen vergleichen. Der Vergleich von Leistungskennzahlen oder anderen Leistungsbenchmarks ermöglicht es, Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu erkennen und diese anhand von bewährten Best Practices zu verbessern.

Benchmarking im Krankenhaus

Wie in anderen Branchen stellt auch im Gesundheitswesen eine gewisse Marktdynamik Krankenhäuser vor eine große Herausforderung. Kostendruck und Fachkräftemangel sowie die Corona-Pandemie zwingen Kliniken und Krankenhäuser dazu, möglichst ressourcensparend zu planen und effizienter zu agieren. Um gleichzeitig Patient:innen zu jeder Zeit eine qualitativ hochwertige Versorgung und Betreuung gewährleisten zu können, muss fortlaufend an der Verbesserung der eigenen Leistungen gearbeitet werden. Benchmarking ermöglicht es im Krankenhauscontrolling, die Produktivität einzelner Leistungseinheiten zu ermitteln, dabei Optimierungspotenziale aufzudecken und Best Practices zur Integration in die Geschäftsstrategie zu identifizieren.

Dabei kann es um die Qualitätsverbesserung und die Steigerung der Patientensicherheit oder aber auch um die Produktivitätserhöhung, Effizienzsteigerung und Erfolgsmessung von Projekten wie beispielsweise Digitalisierungsprojekten gehen. Grundsätzlich können alle Geschäftsbereiche eines Krankenhauses vom Gebäudemanagement über die Versorgungsstruktur bis hin zu Krankenhausinformationssystemen von Benchmarking profitieren.

Die 5 Schritte des Benchmarkingprozesses

Der Benchmarking-Prozess lässt sich in fünf Phasen einteilen:

1. Beginnend mit der Vorbereitungsphase, wird im Benchmarking im Krankenhaus zunächst festgelegt, welche Qualitätsindikatoren auf welche Art und Weise miteinander verglichen werden sollen. Mitbewerber werden identifiziert und somit der Rahmen für das Benchmarking im Krankenhaus gesteckt.
2. Im Anschluss an die Planung geht es in die Analysephase, in der die Daten für die zuvor festgelegten Benchmarks bzw. Einflussfaktoren im eigenen Unternehmen erhoben werden.
3. Diese Daten bilden die Grundlagen für die bevorstehende Vergleichsphase. Hier werden die eigenen Leistungen mit jenen des Vergleichspartners verglichen und es werden Differenzen analysiert. Mit einer detaillierten Begutachtung der Konkurrenz lassen sich Verbesserungsbereiche identifizieren und Möglichkeiten zur Optimierung erarbeiten.
4. In der darauffolgenden Phase der Maßnahmenentwicklung werden die Ergebnisse der Geschäftsführung und allen Betroffenen vorgestellt.
5. Konkrete Maßnahmen werden entwickelt, die in der letzten Phase, der Umsetzungsphase, in einer Strategie mit Aktionsplänen festgehalten und in die Tat umgesetzt werden.

Vergleichsgruppen: Internes und Externes Benchmarking im Krankenhaus

Internes Benchmarking: Vergleiche im eigenen Unternehmen

Als Vergleichswert für die Einordnung der eigenen Kennzahlen können auf der einen Seite die Leistungen anderer Abteilungen oder Standorte des eigenen Unternehmens herangezogen werden. Mit sogenanntem internem Benchmarking wird innerhalb des eigenen Unternehmens verglichen, um funktionierende Prozesse in der einen Abteilung auch auf andere zu übertragen. Der Vorteil an internem Benchmarking im Krankenhaus ist es, dass Daten für die festgelegten Benchmarks leicht zugänglich sind. Dennoch muss auf die Vergleichbarkeit der Vergleichsobjekte geachtet werden. Nicht immer ähneln sich Strukturen oder Prozesse genug, um Ableitungen für die Optimierung herzustellen. So bestehen beispielsweise wesentliche Unterschiede zwischen therapeutischen Bereichen eines Krankenhauses wie z.B. der Pharmakotherapie oder Physiotherapie und stationären oder stationsersetzenden Behandlungen wie Operationen, die einen Vergleich unmöglich machen. Ein Vergleich der Ambulantisierung verschiedener Standorte ist wiederum durchaus möglich.

Kooperationen, Wettbewerb & Branchenfremde Unternehmen – externes Benchmarking

Alternativ kann für das Benchmarking im Krankenhaus auf externe Vergleichsgruppen zurückgegriffen werden. Kennzahlen von Kooperationspartnern oder Unternehmen mit ähnlichen Strukturen und Prozessen können gute Anhaltspunkte für Optimierungen bieten. Auf der anderen Seite können auch externe Daten, die in unabhängigen Analysen und Arbeiten erhoben wurden, wie unsere Studie „Benchmark Krankenhaus-IT 2022“, als Vergleichspunkte herangezogen werden. Aber auch branchenfremde Unternehmen, die ähnliche Prozesse vorweisen, können zum Vergleich herangezogen werden. So kann beispielsweise die Versorgung innerhalb eines Krankenhauses mit der in einem Hotel verglichen werden.

Voraussetzungen für Benchmarking im Krankenhaus

Bei der Auswahl des Vergleichspartners ist es wichtig darauf zu achten, dass die Unterschiede zwischen den Kennzahlen nicht zu marginal oder zu groß sind. Best Practices können nur dann im eigenen Unternehmen implementiert werden, wenn die Voraussetzungen denen der Vergleichspartner ähneln.

Vergleichsobjekte: Das kann gebenchmarked werden

Je nachdem welche Bereiche im Unternehmen verbessert werden sollen, kommen unterschiedliche Objekte für das Benchmarking im Krankenhaus infrage. Üblicherweise werden Kennzahlen im Rahmen von Prozessen, Produkten oder Methoden als Leistungs-Indikatoren miteinander verglichen. Hier werden oftmals folgende Aspekte als Benchmark verwendet:

• erbrachte Leistungen
• Kostendaten wie Personal- und Sachkosten
• Dokumentationsprozesse

Instrumente für das Benchmarking im Krankenhaus

Neben der Ansicht und dem Vergleich von Key Performance Indicators (KPIs) werden üblicherweise Best Practices des Vergleichsobjekts untersucht. Auch Befragungen von Mitarbeiter:innen und Patient:innen liefern Unternehmen wertvolle Daten, die eine tiefere Einsicht in den Status Quo des Krankenhauses geben.

Beispiel: Studie Benchmark Krankenhaus-IT 2022

In unserer Befragungsstudie „Benchmark Krankenhaus-IT“ haben wir uns 2019 und 2022 die Verwendung von Benchmarking in Krankenhäusern angesehen und uns dabei speziell der Verbreitung der Informationstechnik gewidmet. Krankenhäuser navigieren häufig ohne Informationstechnik- oder Digitalisierungsstrategie auf Sicht. Auch methodische Tools, wie z.B. das IT-Service-Management, werden – trotz eines großen Mehrwerts – eher selten genutzt. Das zeigte sich bereits in der ersten Studie und wurde erneut bestätigt.

Ziel der Studie 2022 war es, ein Benchmark bzgl. der Ausstattung in deutschen Krankenhäusern zu geben. Ob Ausstattung hinsichtlich der Mitarbeitenden in der Informationstechnik, der entsprechenden Finanzierung, der Digitalisierungsstrategie – mithilfe dieser Studie können Sie sich mit der Branche vergleichen. Zudem legen wir einen besonderen Fokus auf den Reifegrad der Leistung in der Informationstechnik und des Projektmanagements in Krankenhäusern. Hier fragen wir uns: „Steht die Krankenhaus-IT auf der Bremse?“

Benchmarking Krankenhaus-Informationstechnik: Die wichtigsten Fakten im Überblick

Informationstechnik- und Digitalisierungsstrategie

Um die Digitalisierung der Krankenhäuser zielgerichtet und konsequent umzusetzen, bedarf es auch einer Digitalisierungs- und Informationstechnik-Strategie. Schon bei der Meldung des Bedarfs der KHZG-Fördermittel zeigte sich deutlich: Krankenhäuser, die eine Informationstechnik- und Digitalisierungsstrategie entwickelt haben und sich hieran konsequent ausrichten, sind klar im Vorteil.

Beide Strategien sind in Krankenhäusern noch insgesamt zu selten vorhanden. Gerade einmal die Hälfte der befragten Krankenhäuser verfügen über eine schriftlich ausgearbeitete IT-Strategie. Weitere 35,4 % geben zwar an, eine solche entwickelt zu haben, jedoch ist diese nicht stringent formuliert, sondern auf verschiedene Dokumente verteilt. Hier besteht die Gefahr der fehlenden Verbindlichkeit. 17,2 % der befragten Krankenhäuser verfügen über keine entsprechende Vorgehensweise. Hinsichtlich der Digitalisierungsstrategie zeigt sich, dass lediglich 41 % über eine solche verfügen. Schätzungsweise sind die Ausarbeitung und die allgemeine Reife der vorhandenen Strategien jedoch ausbaufähig.

Informationstechnik-Service-Management

Die Anforderungen an die Krankenhaus-Informationstechnik sind sehr hoch. Das Krankenhauspersonal, das rund um die Uhr anwesend ist und nicht selten einem großen Druck standhalten muss, ist auf die ständige Funktionalität der technischen Leistungen angewiesen. Entsprechend muss die Informationstechnik diese bereitstellen und für eine adäquate Verfügbarkeit sorgen. Informationstechnik-Service-Management unterstützt mittels verschiedener Maßnahmen und Methoden die IT-Organisation bei der Erbringung entsprechender Leistungen.

Lediglich 20,5 % der befragten Krankenhäuser haben ein Informationstechnik-Service-Management eingesetzt, welches an etablierten Standards ausgerichtet ist. Eines der wichtigsten Instrumente sind dabei kundenorientierten Leistungspakete bzw. der Informationstechnik-Servicekatalog. Dieser beinhaltet alle Leistungen, die die Informationstechnik erbringt, und fördert somit eine bedarfsgerechte Planung und guten Einsatz dieser. Mit 22,5 % haben jedoch nur wenige Krankenhäuser einen entsprechenden Servicekatalog.

Studienmethodik & Stichprobe

Die Studie „Benchmark Krankenhaus-IT“ basiert auf einem Datensatz, der zwischen Juni und August 2022 mittels einer Online-Befragung und einer curaconinternen Datenerhebung entstanden ist und insgesamt Daten 172 deutscher Krankenhäuser beinhaltet. Befragt wurden Krankenhaus-IT-Leitungen sowie Leitungen und Vorstände der deutschen Krankenhauslandschaft. Neben den angesprochenen Themen setzt sich die Studie aus den Themen Mitarbeitende, Finanzierung, Outsourcing, Digitalisierung und Projektkoordination der Informationstechnik zusammen. Komplettiert wird die Studie mit Expertenmeinungen aus der Praxis.

Qualitätssicherung & krankenhausinterne Organisationsabwicklung – Deswegen ist Benchmarking im Krankenhaus wichtig

Effizienz & Kosteneinsparung

Benchmarking ist ein hilfreiches Tool zur Überprüfung der Leistungsfähigkeit von Krankenhäusern. Das Managementtool ermöglicht es, Schwachstellen aufzuzeigen und zeigt den Zuständigen Lösungsmöglichkeiten zur Behebung dieser. Insbesondere im Hinblick auf die Effizienz ist dies bei Kliniken und Krankenhäusern von besonderer Bedeutung. Denn Krankenhäusern stehen nur begrenzt finanzielle Mittel zur Verfügung, die möglichst effizient eingebracht werden müssen. Mit der Einführung der DRG-Systems werden alle Leistungen in Krankenhäusern mit den vom Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus (InEK) festgelegten Pauschalen bepreist. Anfallende Kosten lassen sich besonders gut mit denen von Mitbewerbern vergleichen und mit der Anwendung von Best Practices reduzieren.

Prozessunterstützung

Der Krankenhausalltag ist für angestellte Vollkräfte nicht selten sehr belastend. Lange Schichten vor dem Hintergrund der Kosteinsparung sorgen für stressige Arbeitstage. Mit Benchmarking im Krankenhaus lassen sich Möglichkeiten zur Verbesserung der Prozesse wie beispielsweise automatisierte Arztbriefschreibung identifizieren, die dem Krankenhauspersonal den Alltag etwas erleichtern können.

Qualität verbessern durch Benchmarking im Krankenhaus

Darüber hinaus ist gerade im medizinischen Bereich ein Austausch zwischen medizinischen Einrichtungen nicht zu unterschätzen. Kooperationen und geteiltes Wissen können nicht nur zu einer Verbesserung einzelner Häuser, sondern des gesamten Gesundheitssystems beitragen. Mit Benchmarking im Krankenhaus können Kliniken voneinander lernen, gemeinsam besser und effizienter werden und Synergieeffekte erzeugen.

Vertrauen schaffen

Nicht zuletzt werden Benchmarks immer häufiger im Berichtswesen verwendet, um die eigene Leistung im Vergleich zum Branchendurchschnitt in z.B. Jahresberichten aufzuzeigen. Gemäß der Krankenhausbuchführungsverordnung (KHBV) sind Krankenhäuser dazu verpflichtet, einen Jahresabschluss vorzuweisen. Die Zahlen lassen auf die Liquidität und Kreditwürdigkeit des Unternehmens schließen und haben einen wesentlichen Einfluss auf den Ruf.

Die wichtigsten Fakten im Überblick – als Video und zum Nachlesen