Vermutlich freuen sich die meisten Menschen auf eine Zeit nach Corona und klassische (analoge) Workshops und Besprechungen mit vollgeschriebenen Flipcharts, verklebten Post-its, lebendigen Diskussionen und natürlich direktem Augenkontakt.
Dennoch ist ein erstes Resümee nach einem Jahr fast ausschließlich digitaler Termine zu ziehen: Es klappt offensichtlich sehr gut, denn wir erleben den Kontakt mit unseren Mandanten tagtäglich überwiegend in digitaler Form.
So konnten wir uns vor der Pandemie nicht so richtig vorstellen, dass wir digitale Coachings und Workshops von mehreren Stunden durchführen können. Natürlich haben persönliche Treffen vor Ort in den Einrichtungen unserer Mandanten einen anderen Charakter sowie einen besonderen Charme und sind mit virtuellen Terminen auch immer noch nicht vergleichbar.
Und überraschenderweise gibt es sogar Themen, wie etwa die Beratung zur Wirtschaftlichkeit und Organisation oder auch zur Markt- und Wettbewerbsentwicklung, die nach der Pandemie sehr wahrscheinlich auch weiterhin in digitaler Form besprochen werden könnten.
Besonders positiv überrascht hat uns das große Interesse unserer Mandanten, virtuell gecoacht zu werden. So nutzen wir über Microsoft Teams die Videotelefonie zum Austausch und sofern gewünscht auch zum Coaching von Führungskräften, wie etwa Einrichtungs-, Wohnbereichs- oder Pflegedienstleitungen. Da im Tagesgeschäft oftmals nur wenig Zeit für Coaching und Supervisionen auf der Führungsebene bleibt, nutzen immer mehr unserer Mandanten die komfortable Situation des Online-Coachings. Der Griff zum Telefonhörer wird mit dem Klicken auf das jeweilige Besprechungsfenster ersetzt. Der Berater erscheint direkt auf dem Bildschirm und das Coaching-Gespräch kann beginnen. Weitere Vorteile dieser Gesprächssituation sind beispielsweise der kontaktlose Austausch, die vertrauliche Atmosphäre in seinem eigenen Büro oder auch die Nutzung von Power-Point-Präsentationen am geteilten Bildschirm als gemeinsame Arbeitsgrundlage.
Bei der heutigen und zukünftigen Umsetzung digitaler Termine sind aus unserer Sicht in jedem Fall folgende Punkte beachtenswert:
- Die technischen Voraussetzungen sollten vorab getestet werden. Sich nicht einwählen zu können, fehlender Ton und/oder Bild führt bei den Moderatoren und Teilnehmenden zu Stress und nimmt Einfluss auf die Arbeitsatmosphäre.
- Verschriftlichte Spielregeln des virtuellen Austausches sollten vor dem ersten digitalen Gespräch den Teilnehmenden zugegangen sein.
- Zu Beginn des Termins kann eine gemeinsame Einweisung digitaler Werkzeuge (Whiteboards, Abstimmungen mittels Smartphone, Breakout-Sessions etc.) angeboten werden.
- Pausenzeiten sind generell und speziell bei Videokonferenzen einzuplanen und einzuhalten.
- Für ein gutes Grundgefühl kann bei einzelnen Sitzungen auch Digitales mit Analogem gemischt werden: Wenn es passt, können einzelne Dokumente, Abstimmungskarten, Arbeitsmaterialien oder auch Nervennahrung vorab postalisch verschickt werden.
Unsere Mandanten berichten übrigens, dass Termine disziplinierter und konzentrierter, wenn auch anstrengender, wahrgenommen werden. Zudem ist die digitale Teilnahme durch alle Personen flexibel möglich – ohne Anreise oder sonstigen Aufwand aus dem Büro und/oder Homeoffice.
Wie sich die Besprechungstrends nach Corona entwickeln, ist bisher noch ungewiss. Allerdings steht fest: Besonders aufwandsneutrale oder spontane Abstimmungen können weiterhin einfach und optimal digital umgesetzt werden.
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